Ejemplos de sistema de control de gestión

El uso de un sistema de control de gestión es indispensable para cualquier empresa, incluso las del sector legal. En el caso de las firmas jurídicas, esta herramienta brinda un amplio espectro de recursos que facilitan el seguimiento y control de los procesos, tanto administrativos como legales, y también agiliza la toma de decisiones para mejorar el rendimiento de los abogados.

¿Qué es un sistema de control de gestión?

En cuanto a la definición de sistema de control de gestión, podemos decir que se trata de una serie de tecnologías, metodologías y estrategias que implican el trabajo colaborativo de toda la firma. El objetivo de este sistema es obtener toda la información necesaria de las funciones y procesos de la organización, tanto internos como externos, para poder mejorar así la toma decisiones, a fin de lograr optimizar la productividad y eficiencia del equipo. 

¿Por qué implementar un sistema de control de gestión?

Un sistema de control de gestión bien diseñado y bien implementado le permite a la empresa mejorar sus capacidades de precisión y agilidad, haciendo que la firma pueda ser más eficaz y flexible. En este sentido, la inversión en tecnología siempre tiene un gran rendimiento. No hay que olvidar que, en la industria legal, el tiempo es el recurso más valioso de sus profesionales.

Partiendo de esta idea, sobre la importancia crítica de las horas de trabajo de los abogados, podemos decir que implementar algún tipo de sistema de control de gestión es necesario porque nos permite alcanzar objetivos estratégicos como los siguientes:

Objetivos de gestión al implementar políticas y sistemas de control

• Establecimiento de tarifas y términos de facturación, así como límites de crédito de los clientes.
• Automatización de tareas administrativas que consumen valiosos recursos y tiempo.
• Solución de los problemas de facturación y cobranza antes de que afecten las finanzas de la empresa.
• Evaluación por parte de la administración de la firma de las cancelaciones de cuentas por cobrar o trabajos en curso.
• Establecimiento de procedimientos de mantenimiento para un sistema de control de expedientes.

Objetivos operacionales del sistema de control de gestión

• Mantenimiento de un registro que permita hacer un seguimiento del tiempo que los abogados dedican a los distintos asuntos y proyectos.
• Carga de todo el tiempo facturable registrado al archivo del cliente correcto.
• Registro de todo el tiempo no facturable en las cuentas apropiadas provistas para dichas actividades.

Objetivos administrativos del sistema de control de gestión

• Facturación de todo el tiempo registrado puntualmente y a las tarifas preaprobadas.
• Envío puntual de todas las facturas.
• Registro y correcto depósito de los fondos entrantes.
• Revisión periódica del tiempo y los gastos no facturados.
• Monitorización de las cuentas por cobrar vencidas.

Los procedimientos y políticas escritas para lograr estos objetivos deberían estar más detallados y aclarar cada aspecto individual de los sistemas de control. Esto ayudará a los usuarios del sistema de control de gestión a entender que el incumplimiento de estas políticas provoca un efecto directo sobre el potencial de ingresos de la firma.

Un componente crucial del control interno es el seguimiento y, por eso, conviene prestar más atención al tiempo que se dedica al trabajo facturable. Cuando se prioricen las tareas, hay que poner el trabajo facturable primero y delegar las tareas administrativas cuando sea posible, así como automatizar usando una solución especializada como los diferentes tipos de sistemas de control de gestión que existen en el mercado tecnológico.

Tipos de sistemas de control de gestión

Para hablar de los tipos de sistemas de control de gestión hay que entender que, al tratarse de un conjunto de metodologías dirigidas a la gestión y organización de una empresa, estos varían de acuerdo a la dinámica del negocio. 

Sin embargo, tomemos en cuenta que, según el Wolters Kluwer – Future Ready Lawyer, el 72% de los estudios de abogados considera tendencia hacer frente al aumento del volumen y la complejidad de la información, y el 67% está invirtiendo en nuevas tecnologías para respaldar las operaciones de la empresa y el trabajo del cliente.

En este contexto, parece pertinente abordar los tipos de sistemas de control de gestión que con apoyo de la tecnología informática pueden optimizar los procesos de gestión en una empresa jurídica.

Dicho esto, algunos de los principales tipos de sistemas de control de gestión son los siguientes:

• ERP o Enterprise Resource Planning: Se trata de un sistema que enlaza múltiples procesos e integra todo el flujo de información de la empresa, haciéndolos accesibles entre los distintos departamentos.
• CRM o Customer Relationship Management: Este sistema de control de gestión da soporte en los procesos comerciales y de atención a los clientes.
• DMS o Sistemas de Gestión Documental: Es un sistema con el cual es posible administrar, rastrear, organizar y almacenar grandes cantidades de archivos y documentos. 
• BPM o Gestión de los Procesos Empresariales: En este caso, el sistema de control de procesos de negocio permite a los socios y abogados acceder a la información y recoger datos necesarios para facilitar el desarrollo del trabajo entre los distintos usuarios y/o departamentos. 
• BI o Business Intelligence: El sistema de control de gestión integrado a una herramienta BI permite el análisis de la información registrada, para optimizar el proceso de toma de decisiones. 

Elementos de un sistema de control de gestión

Es importante aclarar que los elementos de un sistema de control de gestión van más allá de solo la tecnología, y varían en función de la empresa y de los objetivos que se hayan establecido. Entre los elementos más comunes tenemos: 

Plan estratégico 

Se trata de un conjunto de datos internos y externos que nos permiten hacernos una idea de la situación real de la empresa y de su entorno. Funciona como una base desde la cual se puede partir para analizar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que existen para la firma. 

Mapas de procesos

Como elementos de un sistema de control de gestión, los mapas de procesos permiten conocer el peso de cada una de las actividades y tareas que se llevan a cabo dentro de la empresa. De esta manera, es posible identificar aquellos que son imprescindibles, cuáles son innecesarios y cuáles se podrían llegar a externalizar, lo cual podría suponer un ahorro de costes o una mejora en la agilidad empresarial. Además, este mapeo es fundamental para lograr la estandarización de procesos.

Recursos humanos y recursos materiales 

En este caso, se recopila la cantidad de recursos (materiales y humanos) con los que cuenta la compañía para intentar alcanzar sus objetivos y apoyar a las técnicas y herramientas de planeación.

Mecanismos de evaluación 

Son instrumentos para medir el resultado de las diferentes tareas que se llevan a cabo en la empresa y comparar los datos obtenidos en diferentes periodos, a fin de saber qué tan cerca o lejos están de cumplirse los objetivos. 

¿Cómo crear un sistema de control de gestión?

El sistema de control de gestión brinda al estudio una forma segura para analizar su información interna, anticipar problemas y tomar decisiones al respecto. Para obtener dicha información que nutrirá el sistema se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. Establecer los objetivos y criterios a medir para mejorar la efectividad de la empresa.
2. Aplicar un sistema de análisis de escenarios, a fin de detectar los posibles riesgos y oportunidades.
3. Evaluar el desempeño por medio de los indicadores pertinentes haciendo uso de software especializados en procesos administrativos y jurídicos.
4. Analizar con ayuda de herramientas de BI los datos obtenidos bajo los criterios establecidos en un inicio.
5. Realizar una toma de decisiones basada en los datos obtenidos, a fin de generar cambios en el plan estratégico y mejorar la competitividad de la firma.
6. Continuar el registro y evaluación del rendimiento del equipo de abogados, de acuerdo a los resultados deseados.

Ejemplos de sistemas de control de gestión

Para tener una visión clara de cómo se aplica un sistema de control de gestión en un departamento jurídico, veamos algunos ejemplos en la gestión de procesos administrativos y jurídicos en el trabajo de los abogados. 

Ejemplo de sistema de control de gestión de procesos administrativos

Pese a que la industria legal es intensiva en papel, hace tiempo que ya son mayoría las firmas de abogados que han dejado de lado las notas manuscritas, e incluso los archivos Excel, para preferir herramientas automatizadas de gestión del tiempo y de procesos administrativos.

Este tipo de soluciones ahorran minutos valiosos en la jornada de los profesionales del estudio, evitando tener que pensar en si se debe rastrear alguna información o no, y eliminando la posibilidad de perder información. Gracias a este tipo de sistema de control de gestión se puede llevar a cabo un seguimiento de toda su jornada laboral y de la cantidad de tiempo dedicado a un cliente o un proyecto, lo que permite entender cuánto tiempo y recursos se dedica verdaderamente a cada uno de estos, analizar la rentabilidad del esfuerzo invertido, y definir si se puede organizar mejor el flujo de trabajo.

Se necesitan datos imparciales para tomar buenas decisiones de negocio, pero también para asegurar los ingresos. Así, un software de control de tiempo funciona como una herramienta para la toma de decisiones en la administración que facilita que las firmas de abogados ajusten más sus presupuestos e impulsen su rentabilidad y productividad.

En este caso, tomemos el objetivo de optimizar la productividad de los abogados por medio de las horas dedicadas a tareas de naturaleza jurídica. Para agilizar el proceso, como ejemplo de sistema de control de gestión la organización puede apoyarse en el software de TimeBillingX, que digitaliza el registro de horas por abogado y actividad, así como otras tareas no facturables. Asimismo, cuenta con un módulo de business intelligence, que ofrece reportes sobre la rentabilidad y productividad de cada miembro y cliente.

A partir de esta información, la firma realizará un análisis acerca de los patrones de rendimiento, para con ello identificar cuáles son los factores que están afectando la eficiencia de los abogados, así como realizar una previsión de los posibles escenarios para cada decisión a tomar. Una vez establecida la estrategia a seguir, se notifica al equipo, manteniéndose el registro y la evaluación periódica.

Ejemplo de sistema de control de gestión de procesos jurídicos

Ahora, un sistema de control de gestión para los procesos judiciales centraliza el trabajo en equipo, permitiendo la interacción entre socios, abogados e, incluso, clientes. Entonces, en este caso la firma puede buscar generar una dinámica desde la cual se puede planificar acciones, seguir el desarrollo de casos y supervisar el trabajo de cada miembro de forma remota. 

Para ello, puede recurrir a otro ejemplo de sistema de control de gestión como lo es CaseTracking, que además se sincroniza automáticamente con los portales de los poderes judiciales de distintos países. De modo que, cada miembro puede consultar expedientes y hacer seguimiento de casos desde un solo portal. A partir de este software, quien supervise puede saber cómo está funcionando la dinámica, cómo se están desempeñando los abogados y la rentabilidad de los procesos. 

Con esta información en mano, es posible identificar los proyectos más rentables, así como aquellos que requieren una mayor intervención para optimizar la productividad del despacho. Asimismo, este tipo de sistema de control de gestión abre la oportunidad de brindar a los clientes un rol más participativo, lo cual genera una relación de mayor confianza para establecer mejores acuerdos que beneficien la competitividad del negocio en el mercado.