Procesos administrativos: ejemplos de cómo mejorarlos en la firma legal

No es posible evitar los procesos administrativos: ejemplos tenemos a diario, pero al menos sabemos que mejorarlos es una opción.

Incluso en una firma de abogados pequeña, hay pasos que deben seguirse para completar el trabajo. Al hablar de procesos administrativos, ejemplos cómo enviar una factura o hacer un presupuesto nos vienen a la cabeza. Pero si un proceso es demasiado complicado, las tareas se pueden quedar sin hacer y ni siquiera terminarse.

Además, mal enfocados pueden llevar a la pérdida de clientes, ese es el riesgo de los procesos administrativos. Por ejemplo, si un documento vital se entrega en el juzgado equivocado, tanto la firma como su cliente están en problemas.

Importancia de los procesos administrativos de una empresa o firma

Los procesos administrativos, dependiendo de cómo se ejecuten, pueden ayudar a mejorar la competitividad y la rentabilidad de una empresa o firma. Es necesario tener en cuenta que una firma es un negocio en todo el sentido de la palabra, por lo que hay que administrarla bajo modelos de gestión empresarial que busquen maximizar las utilidades y el crecimiento, y optimizar la gestión de costos.

De esta forma, mientras más transparentes y efectivos sean los procesos administrativos de control de productividad, cotización, facturación y cobro, la firma podrá satisfacer de una mejor manera las necesidades de sus clientes.

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Digitalización de los procesos administrativos: ejemplos de cómo ganar eficiencia en la firma de abogados

Toda firma de abogados se enfrenta a diario a procesos formales e informales. En el caso de los primeros, hablamos de procesos administrativos como por ejemplo qué hacer con las facturas o dónde ingresar los datos de un cliente. También pueden involucrar cómo gestionar el papeleo del caso actual o cómo archivar archivos antiguos. Estos procesos formales son importantes para el equipo, ya que protegen a la firma de demandas y otras consecuencias negativas.

Los procesos informales son los que se crean para administrar las rutinas diarias. Permiten tener claro a quién contactar en caso de emergencia o cómo tomar notas en una reunión.

Todos ellos se pueden mejorar partiendo de la premisa de que nada es perfecto. Además, hay que tener en cuenta que cuando algo falla en los procesos, afecta a toda la firma. Puede causar estrés, ineficiencia y pérdida de clientes. Pueden perderse buenos abogados, aumentar los costes del estudio y derivar incluso en el incumplimiento de plazos.

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Por eso es importante revisar los planes de mejora de procesos administrativos. Ejemplos como estos te ayudarán a aumentar la eficiencia de los de tu firma:

  • Enumerar los procesos administrativos actuales. Conviene hacer una lista exhaustiva de los mismos, incluyendo incluso los más pequeños o menos relevantes. Una vez que se complete la enumeración, habría que clasificarlos todos, del más importante al que lo es menos, marcando si existen áreas problemáticas que deban abordarse.
  • Mapear los procesos. Una vez se han enumerado los procesos, lo siguiente que hay que hacer es trazar los pasos. Nuevamente, es importante ser lo más detallado posible y, para eso, lo mejor es solicitar la participación de las personas de la firma que manejan cada proceso. En este punto, debería ser fácil empezar a identificar las áreas de mejora.
  • Resaltar las áreas problemáticas. Ahora que se ven todos los procesos administrativos planeados en un formato fácil de entender, hay que evaluar cada uno analizando cuellos de botella, satisfacción y productividad de los empleados, satisfacción y rentabilidad de los clientes, retrasos, costes y calidad.

Esta evaluación facilitará la toma de decisiones encaminada a introducir ajustes en los procesos administrativos. Ejemplos como la implementación de un software de seguimiento de procedimientos judiciales pueden ser el resultado de un esfuerzo analítico que derivará en la consecución de mejoras y el aumento de la eficiencia. También, con la implementación de herramientas especializadas en la gestión eficaz de procesos administrativos, como TimeBillingX, las firmas pueden automatizar el registro y el control de horas dedicadas, la facturación y cobros de la firma, así como optimizar los procesos de cotización y de control de la productividad. Este tipo de herramientas ayudarán a los abogados a concentrarse en sus labores jurídicas, y a dejar los procesos administrativos a sistemas automatizados, precisos y efectivos. 

Un consejo más: después de unos meses a un año de los nuevos procesos, te recomiendo volver a revisar los resultados. ¿Se cumplieron los objetivos de referencia?

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