Sistema de control de procesos de negocio (BPM): Ejemplos y características

Crear e implementar un sistema de control de procesos de negocio (BPM) se convierte en una necesidad ineludible a medida que cualquier organización, incluida una firma de abogados, crece y diversifica las tareas que prepara, para conseguir sus objetivos. 

¿Qué es un sistema de control de procesos de negocio (BPM)?

Un sistema de control de procesos de negocio (o business process management) es un modelo de gestión organizacional, que usa una serie de herramientas e instrumentos que analizan los procesos de negocio para optimizarlos. 

En este sentido, el BPM orienta sus esfuerzos a estandarizar y automatizar la mayor cantidad posible de tareas, con la finalidad de conseguir un mejor aprovechamiento de los recursos. Para lograrlo, este modelo se vale de programas tecnológicos diseñados para tal fin.

De esta manera, a través de estas tecnologías se puede monitorear constantemente la evolución y resultado de los procesos de negocio ya implementados, para detectar cualquier oportunidad de mejora y así poder aprovecharla.

Características del sistema de control de procesos de negocio

Entre las características del sistema de control de procesos de negocio se pueden destacar las siguientes:

• Cada paso tiene un propósito. Un sistema de control de procesos de negocio hace un mapeo de procesos, para determinar cuáles se llevan a cabo y si son realmente necesarios. 

• Se adapta a las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, cuando un abogado lleva a cabo procesos administrativos, va siguiendo una serie de pasos que conoce. Entonces, el sistema de control de gestión toma esa información y la usa para optimizar el flujo de trabajo del profesional.

• Analiza cada proceso. Esto permite que se produzca la estandarización de procesos y, por lo tanto, se aprovechen cada uno de los recursos disponibles de la mejor manera posible. 

• Conecta los procesos para generar resultados. La gestión y organización mediante estas tecnologías en una firma jurídica, permite tener un seguimiento claro y continuo de cada juicio en que se está trabajando. Así, cada proceso va llevando al siguiente hasta obtener el resultado esperado.

• Mide el éxito. Es importante establecer los elementos de control que permiten saber si el proceso que se lleva a cabo está logrando el objetivo para el que ha sido creado.

• Se reinventa para mejorar. Aun cuando parezca que cada proceso administrativo de una empresa o de una firma de abogados está funcionando adecuadamente, el sistema de control de proceso de negocios hace un monitoreo constante para optimizar lo que haga falta.

Ventajas y desventajas del sistema de control de procesos de negocio

Para tratar de garantizar la obtención de resultados exitosos dentro de la organización, es importante revisar primero las ventajas y desventajas de los sistemas de control de procesos de negocio, antes de implementarlos en la firma de abogados.

Ventajas del sistema de control de procesos de negocio

Entre las principales ventajas del sistema de control de procesos de negocio destacamos las siguientes:

• Reduce el tiempo que se dedica a cada proceso, ya que se optimizan para ser aplicados con una inversión mínima de recursos.
• Mejora la atención del cliente gracias a una adecuada gestión del conocimiento, la cual se logra mediante el uso del sistema de control de procesos de negocio. Esto permite tener todo lo concerniente a cada juicio, debidamente organizado y accesible. 
• Logra que los recursos sean aprovechados de la mejor manera y, por lo tanto, reduce gastos innecesarios, lo que redunda en mayor rentabilidad a largo plazo. 
• Permite que la empresa se adapte rápidamente a los cambios, puesto que constantemente se hace un seguimiento de los resultados que se están obteniendo, y se proyectan mejoras con base en estos.

Desventajas del sistema de control de procesos de negocio

Por lo general, las desventajas del sistema de control de procesos de negocio se presentan por la mala implementación del mismo. Por lo tanto, estas desaparecen si cada paso se lleva a cabo con precisión.

Dicho esto, algunas de esas posibles desventajas son las siguientes:

• No se obtienen resultados si no se siguen al pie de la letra las especificaciones de cada caso.
• Los gastos se multiplican, puesto que es necesario invertir recursos en una revisión exhaustiva para determinar dónde están las fallas a corregir.
• Se aumentan los errores en las actividades que se realizan dentro la firma.
• Potencial pérdida de clientes, por falta de atención adecuada a cada uno de sus requerimientos. 

Ejemplos de sistema de control de procesos de negocio

En vista de que el sistema de control de proceso de negocio se ha convertido en una tendencia que va en claro crecimiento, las principales empresas desarrolladoras de software empresarial están invirtiendo en crear programas orientados a este mundo.

Por ello, como ejemplos de sistema de control de procesos de negocio tenemos los siguientes:

• Microsoft Power Automate: Es un BPMS (business process management system) desarrollado por la empresa Microsoft, que ofrece a sus usuarios un modelo de trabajo orientado a automatizar los procesos de negocio y crear un flujo de trabajo más ágil. Especialmente útil para las firmas jurídicas, puesto que se enfoca en el trabajo conjunto en documentos y todo lo que esto conlleva.

• SAP Intelligent Business Process Management: Una de las múltiples herramientas desarrolladas por SAP. Este BMPS, entre otras cosas, permite la integración de todos los procesos de negocio de la organización, buscando así que la totalidad del personal tenga acceso a la información de manera completa y rápida.

Alternativas a los sistemas de control de procesos de negocio convencionales

El sistema de control de procesos de negocio se perfila como el modelo de gestión organizacional que regirá el mundo empresarial en los próximos años. Para transferir esa tendencia al sector legal, en Lemontech ofrecemos herramientas mucho más especializadas que los BPMS tradicionales, las cuales tienen como norte un manejo óptimo del flujo de información dentro de las firmas de abogados.

Por ejemplo, tenemos el sistema CaseTracking, que permite hacer un seguimiento exhaustivo del flujo de trabajo de cada caso jurídico que se está manejando, asignar responsabilidades entre los participantes (socios, abogados, clientes, gerentes legales, etc.), programar las tareas a realizar y revisar el estado del mismo en el momento en que sea necesario.

Otro sistema es TimeBillingX, que puede usarse para medir la productividad del grupo de trabajo y de cada abogado que está laborando dentro de la firma.

La combinación de ambas herramientas resulta de gran ayuda para que las firmas jurídicas puedan gestionar sus procesos y llevar a buen término el trabajo, controlando cada etapa de manera eficiente. En este sentido, los dos software en conjunto funcionan perfectamente como un ejemplo de sistema de control de procesos de negocio en el sector legal.