Sistema integral de seguimiento de expedientes a examen

La abogacía es producto de cientos de años de tradición, que suman distinción y credibilidad a la profesión, pero pesan a la hora de abrazar la innovación y los avances tecnológicos. El sistema integral de seguimiento de expedientes es una de las pocas licencias que algunos letrados se permiten. Son los que reconocen el valor de la tecnología legal y ven claros sus beneficios potenciales.

Con un software de este tipo pueden mejorar sus procesos para lograr una mayor productividad y potencialmente mayores ganancias. Ganar agilidad, recibir alertas para evitar demoras y tener el control de los procesos en marcha sin esfuerzo son algunas de las ventajas de este tipo de soluciones.

¿Qué es un sistema integral de seguimiento de expedientes?

Si desean tratar de mantener un sistema de archivo efectivo, cumplir con los plazos, hacer el seguimiento de los casos, comunicarse con los clientes y gestionar el proceso de facturación, las firmas de abogados pequeñas deben establecer procedimientos que aprovechen al máximo el tiempo y los recursos limitados. Aquí es donde entra en juego el software legal adecuado.

Una de las principales diferencias de un sistema integral de seguimiento de expedientes con cualquier otro método o herramienta es que su almacenamiento está basado en la nube. Ello permite a los miembros autorizados acceder a datos sin restricciones y de forma autónoma.

Los abogados ya no tienen que estar dentro de la oficina para trabajar en asuntos y acceder a los documentos de los clientes. La nube elimina las barreras físicas alrededor de los datos, brindando a los profesionales del derecho el beneficio de accesibilidad y movilidad, al mismo tiempo que promueve una mayor seguridad.

¿Te imaginas poder tener a mano de forma rápida y segura los datos que necesitas cuando y donde los precisas?

Un sistema integral de seguimiento de expedientes hace posible ganar un mejor conocimiento del cliente, de manera casi instantánea, monitorizar de manera efectiva sus casos abiertos e incluso conocer el estado de sus pagos o el historial de facturación.

Párate un momento a pensar: ¿Cuántos abogados hay en tu firma? ¿Cuántos casos lleva cada uno, de media?

La gestión de casos automatizada, en base a un sistema que centraliza el conocimiento evitando silos de información ayuda a las organizaciones a alcanzar resultados óptimos para los clientes, juega un papel vital en la optimización del flujo de trabajo y mejora notablemente la imagen del estudio de cara al mercado.

Obtener informes e insights determinantes para los casos, asignar tareas, recibir cualquier actualización del proceso o el sistema sin necesidad de entrar en portales externos o incluso agendar eventos es más sencillo e intuitivo que nunca con el sistema integral de seguimiento de expedientes.

Diferencia entre un software de gestión documental para abogados y un sistema integral de seguimiento de expedientes

Si la elección tecnológica es correcta, la integración no debería suponer un problema. Así, aunque un software de gestión documental para abogados no es lo mismo que un sistema integral de seguimiento de expedientes, ambos pueden utilizarse simultáneamente sin problemas de compatibilidad.

¿Qué es un software de gestión documental?

El sistema de gestión de documentos legales se configura de manera específica para adaptarse a las necesidades de una firma de abogados en particular. Se trata de un sistema un poco más limitado en términos de funcionalidad.

Entre sus funciones se encuentran el ayudar a las firmas de abogados a digitalizar el flujo de su documentación, tener un seguimiento automático de sus juicios, configurar flujos de trabajo, etiquetar documentos y organizarlos o alinearse con los requisitos de cumplimiento de la industria.

Los sistemas de gestión de documentos para firmas de abogados suelen utilizarse para administrar, recuperar y almacenar sin problemas grandes volúmenes de datos.

¿Cómo trabaja una solución de seguimiento de expedientes?

El propósito principal de este tipo de software es permitir que las firmas de abogados gestionen de manera eficiente y realicen un seguimiento de todos los procesos que deben completarse para cada caso. Su principal ventaja es que logran estructurar todos los datos relacionados con el cliente, mejorar la calidad de los servicios prestados y facilitar la monitorización de los casos abiertos.

Ambos sistemas tienen ciertas similitudes; sin embargo, responden a necesidades diferentes. Quienes buscan una herramienta eficiente que permita una facturación precisa al cliente, un trabajo simplificado con una gran cantidad de casos y un servicio al cliente optimizado, deberían confiar en una solución de seguimiento de expedientes, que será la mejor opción. Por el contrario, si por el momento solo se necesita un software potente para la gestión del flujo de trabajo, para reducir la documentación en papel, quizás pueda conformarse con un sistema de gestión de documentos legales.

Las ventajas de automatizar las tareas legales

El sistema integral de seguimiento de expedientes puede convertirse en ese lugar donde los abogados gestionan toda su práctica jurídica. Permite a los profesionales mantenerse al día y minimizar errores. Facilita la elaboración de respuestas frente a cualquier cambio y el traspaso de casos.

Además de constituir una oportunidad de aumentar la rentabilidad de la firma de abogados, permite mejorar la comunicación, tanto a nivel interno, como de cara al cliente. Por ejemplo, con CaseTracking, cada día aparecen reflejados los nuevos movimientos de los procesos judiciales en la propia herramienta, por lo que no es necesario visitar portales externos. Toda la información queda centralizada en una vista única que permite a todos los profesionales que trabajan en un mismo caso estar en la misma página y siempre actualizados en cuestión de segundos.

Invertir en un sistema integral de seguimiento de expedientes favorece el crecimiento de la firma en el futuro, mientras la ayuda a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo a largo plazo. Se trata del mejor apoyo para ofrecer una experiencia personalizada a los clientes.