CaseTracking: Software de gestión de procesos judiciales 

Lemontech está comprometido a impulsar un mundo legal moderno y justo. En la última década la industria legal ha avanzado hacia la transformación digital y, con la expansión de la tecnología, se ha desarrollado una rama completamente orientada a la digitalización de los procesos legales: Legaltech

En nuestro artículo “Legaltech: Presente y futuro de los abogados”, definimos legaltech como la implementación de la tecnología en el mundo jurídico para apoyar, simplificar y optimizar el trabajo de los juristas y otros players del sector, siempre orientado a mejorar la rentabilidad y productividad de la industria legal. 

Lemontech ha sido parte de esta transformación y está comprometido con impulsar la modernización del mundo legal. De este propósito nace nuestro sistema CaseTracking, que se especializa en la automatización y mejora de la gestión judicial de empresas y estudios de abogados, entregando información casi en tiempo real, centralizada, inmediata y confiable.

En esta guía te detallamos qué es un software de gestión de procesos judiciales, sus beneficios, por qué deberías adquirirla para tu despacho o empresa y cómo CaseTracking puede optimizar tu tiempo, productividad y rentabilidad en la gestión de juicios.  

¿Qué es un software de gestión de procesos judiciales?

Un software de gestión de procesos judiciales o legal case management software es una herramienta digital que las firmas o áreas legales utilizan para administrar sus juicios y clientes, y mantener los casos organizados. Permite un flujo de trabajo más optimizado y gestión de documentos más fluidos, habilitando a los juristas a concentrarse en el trabajo facturable.

Con este tipo de programas se facilita la automatización de tareas y la revisión de juicios y procesos (seguimiento de causas) en una misma plataforma. Además, permite evaluar el rendimiento de los equipos de trabajo, y colabora en el establecimiento de procesos estandarizados y de mayor rentabilidad.

Esto se define en cinco elementos importantes:

Gestión de tus juicios en un solo lugar

Los software de gestión de procesos judiciales centralizan toda la información en un solo lugar de manera estructurada, lógica y de fácil acceso, para la toma de decisiones estratégicas. La información de las firmas o gerencias legales es un activo que genera ventaja competitiva si se administra adecuadamente. 

Cuando utilizas Excel u otros sistemas, que no están desarrollados pensando en los procesos legales, el desorden administrativo reduce la rentabilidad del negocio.

Con los software de gestión de procesos judiciales como CaseTracking, de Lemontech, evitas fricción en el flujo de la información. Tu gestión legal, se centraliza en un solo sistema, con el que los abogados puedan realizar el 100% de su trabajo jurídico a través de internet, en cualquier lugar del mundo y en el dispositivo de su preferencia.


Adicionalmente, el software de gestión de procesos judiciales facilita un trabajo colaborativo eficiente. Con la información centralizada en un solo lugar, los equipos y administradores legales pueden gestionar adecuadamente el flujo de trabajo, utilizando herramientas basadas en tecnologías ágiles que potencien el desempeño del equipo.

Por ejemplo, en CaseTracking, los abogados podrán agregar las tareas y eventos en la plataforma, que podrán ser revisadas por sus líderes legales. También, como parte de la bitácora colaborativa de la herramienta, los usuarios pueden compartir notas y comentarios en tiempo real, lo que garantiza que siempre se manejará la misma información, en un flujo eficiente. 

Además, el socio líder del juicio podrá asignar tareas y hacerle seguimiento a los abogados junior, para lograr la consecución de los juicios.

A su vez, también es posible gestionar a los clientes dentro de la plataforma. Ellos podrán tener usuarios propios, para revisar el avance de sus juicios y así elevar la transparencia del negocio.

Con el software de gestión de procesos judiciales legal case management software, puedes potenciar a tu equipo, gestionar adecuadamente, optimizar tu firma, y maximizar la rentabilidad.

Tu información en un clic

Con un software de gestión, la firma o gerencia legal puede mantener el control de las actividades y obtener información valiosa, a través de la data generada por la propia labor de los juristas. Esto permitirá optimizar los procesos, generar fórmulas estándar de trabajo y tomar decisiones estratégicas.

A través de un software de gestión de procesos judiciales es posible revisar la información de la cartera y sus procesos en simples pasos. Se presenta la información de manera sencilla y ágil, con gráficas y tablas, para que se facilite la visualización del estado de dichos procesos y, a su vez, la toma de decisiones.


Desde CaseTracking de Lemontech, con toda la información que se almacena podrás generar reportes con un par de clics, en tiempo real y con documentos de ágil manejo (Excel o PDF), que le permitirá al administrador o equipo de abogados, conocer el estado general de los juicios (seguimiento de causas), ya sea de una cartera en específico, o de todos los juicios que se tramitan en el estudio. 

Con esta información a la mano en tu sistema de gestión de procesos judiciales, es muy fácil evaluar el rendimiento de la firma o gerencia legal y trabajar continuamente en los KPI’s propuestos a inicio de año o de cada proyecto del negocio. 

Notificaciones automáticas de tus juicios en tiempo real 

Realizar la consulta de expedientes judiciales y su seguimiento en línea con un software de gestión de procesos judiciales, garantiza un trabajo más expedito de los abogados y, a su vez, les ayuda aprovechar mejor el tiempo en otras actividades que puedan entregarle mayor valor a su práctica legal.

Dependiendo del país donde se encuentre la firma o gerencia legal, CaseTracking de Lemontech tiene la posibilidad de conectarse a las páginas oficiales del Poder Judicial del país. Con esto, los abogados podrán crear un juicio en el software y conectarlo directamente al Poder Judicial a través de algo llamado abogado virtual.

El abogado virtual es el robot que conecta y actualiza el juicio con la información del sitio oficial del Poder Judicial de forma periódica y automática. En este punto, el abogado no tendrá que agregar información de manera manual o visitando continuamente los portales oficiales, porque toda la data estará sumándose continuamente al juicio (o causa) en gestión.

Para los líderes y administradores legales, esto representa el control total de los juicios y sus avances en tiempo casi real, lo que agrega valor de cara a la relación con el cliente y a su vez, asegura contar con la información necesaria para tomar acciones o decisiones, en caso de necesitarlo.

Actualmente CaseTracking se conecta con los poderes judiciales de México, Colombia, Uruguay, Chile, Perú, Costa Rica, Argentina y Ecuador.


Revisa todas nuestras conexiones aquí


En caso de que el abogado necesite hacer un seguimiento y control de expedientes (seguimiento de causas), y no posea la conexión con los portales oficiales, CaseTracking igual permite agregar los procesos jurídicos manualmente y mantener una gestión centralizada. La única diferencia es que los expedientes judiciales no se sincronizarán automáticamente, pero de igual forma, servirá para organizar el listado de los procesos y mantener el control de su gestión.

Automatiza y optimiza la gestión

Con el software de gestión de procesos judiciales, la firma o gerencia legal tiene la posibilidad de recibir notificaciones automáticas de los juicios que posee en el sistema. Al ser la información el principal activo de la firma, recibir dichas actualizaciones en tiempo real permitirá a los juristas poder actuar con agilidad, para dar respuesta a sus casos y trabajar en los siguientes pasos.

En el caso de CaseTracking, de Lemontech, estas notificaciones provienen directamente del Poder Judicial, por lo que agiliza la labor de los abogados y les asegura mantener el orden y la veracidad de la información.

Con el software también es posible reducir las tareas repetitivas y manuales, que generan cierto tedio en los abogados, reducen su tiempo y no le aportan valor a su trabajo. Entre ellas, crear documentos jurídicos continuamente o eventos/actividades cada vez que se le asigna un juicio.


Con CaseTracking es posible olvidarse de esto, porque se pueden configurar documentos predeterminados o plantillas de los procesos más trabajados dentro de la firma o área legal, y así agilizar el protocolo de creación de un juicio a solo un clic. 

Asimismo, se pueden crear flujos de trabajo de los juicios que más se realizan dentro de la firma. En otras palabras, cada vez que necesites un flujo de tareas o eventos para la gestión de un proceso legal, puedes agregarlo automáticamente al tenerlo de forma predeterminada en el sistema. 

Gracias a estas funcionalidades de CaseTracking, los abogados aprovecharán el tiempo y podrán dedicarse a labores 100% jurídicas.

Potencia tu gestión con módulos extras

CaseClassify

Si se trabaja con cobranza masiva o se desempeña como controlador independiente, CaseClassify, de CaseTracking pueder ser un gran aliado. Con ella, se optimiza el manejo y entendimiento de la información en pocos clics

Es capaz de leer los movimientos y documentos adjuntos de los procesos de cobranza, a través de inteligencia artificial y reglas de negocio para clasificar los movimientos importantes de la tramitación.


A esto se le asigna una clasificación priorizada, con base en los hitos más importantes. Además, esta funcionalidad ayuda a extraer información de interés de los documentos. Entre ellos, los derechos del receptor, la fecha de diligencia o domicilio.

En otras palabras, CaseClassify ayuda a procesar grandes flujos de información y ordenarla de manera expedita, para que el abogado con gestión masiva pueda trabajar de manera más amigable y eficiente.

Así, el jurista con CaseTracking puede reconocer el estado y las etapas en que se encuentran dichos procesos y tomar la decisiones necesarias, en el menor tiempo posible.

Vigilancias

Por otro lado, con las Vigilancias de CaseTracking las empresas o estudios pueden monitorear un RUT (solamente para personas jurídicas de Chile) y el sistema notificará al correo electrónico cuando se encuentre una demanda publicada.

También permite evaluar el riesgo crediticio de los clientes. Al realizar una evaluación del riesgo financiero, el sistema traerá la información histórica de todos los juicios en los cuáles se encuentre el RUT como parte involucrada. Este es un indicador muy relevante a la hora de analizar el comportamiento de pago del cliente.

Y finalmente, con las Vigilancias, es posible automatizar las activación de nuevas causas. Al solicitar el seguimiento de un RUT o incluso, la credencial de un abogado, los juicios o causas que se gestionen en el Poder Judicial con estas identificaciones, serán agregadas automáticamente en el software, lo que ahorraría tiempo en tener que ingresarlas manualmente.

¿Qué dicen los abogados sobre CaseTracking?

Tras 15 de años innovando el sector legal, hoy Lemontech cuenta con más de 1300 clientes en 19 países del cono centro y sur. A diario sus soluciones -como CaseTracking– facilitan el trabajo de más de 27 mil usuarios activos. 

Algunos casos de éxito han ratificado estos beneficios, para el desarrollo y la gestión de sus despachos. Veamos algunos a continuación: 

Alexis León, apoderado legal de la aseguradora La Positiva, en Perú, describe cómo antes de la llegada de CaseTracking existía duplicidad de información y de datos. Ya con el software, esto cambió: digitalizaron y centralizaron la gestión de su área legal.

Adolfo Pinillos, socio del despacho peruano Rodríguez Angobaldo Abogados, ratifica el valor de CaseTracking y su apoyo en la toma de decisiones.

“En la medida que no puedes obtener una información completa y a tiempo real que sea suficiente, ni el abogado, ni el socio, pueden tomar las decisiones que se necesitan en el momento preciso. Previo a CaseTracking, no encontramos alguna herramienta que tuviera ese tipo de impacto.”

Desde la óptica de los hermanos Hegewisch Martínez, el uso de nuestro software CaseTracking ha significado un antes y un después en la forma de trabajar de su despacho.

“Elegimos Lemontech ya que estábamos buscando un software que se alineara y cumpliera con las necesidades que teníamos (…) Desde que contratamos CaseTracking le hemos dado mejor calidad de servicio para los clientes de la firma, siendo transparentes y eficaces”.

Beneficios de CaseTracking

En resumen, CaseTracking es una herramienta con diferentes elementos que benefician el funcionamiento de una firma o área legal. Entre ellas:

  • Centralizar la información y mejorar la gestión
  • Documentación ágil y estándar
  • Automatizaciones
  • Conexiones y seguimiento de juicios (causas)
  • Reportería y visibilidad en tiempo real
  • Implementación y soporte
  • Seguridad de la información

Ahora, ¿por qué creer en este sistema y no otro?

  • Lemontech es considerado líder regional y está centrado en el cliente (leer experiencia de los usuarios)
  • Reconocido por Chambers & Partners: Obtuvo la Banda 1, como una de las mejores Legaltech de Latinoamérica y del mundo.
  • Presencia Local: Se encuentra en 19 países de la región.
  • Empresas y despachos importantes lo utilizan: Dentons, Albagli Zaliasnik, Garrigues, Deloitte, Grupo Sura, Falabella, entre otros.

¿Has pensado en optimizar la gestión de tu firma? Si te interesan las funcionalidades de un software de gestión de procesos judiciales, escríbenos a través de nuestro sitio web para enviarte todos los detalles de CaseTracking.  

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