Business intelligence: todo lo que necesitas saber y sus ejemplos

El sector jurídico se está beneficiando cada vez más de los avances en legaltech, en especial a través de los nuevos software de business intelligence. Sin embargo, la constante aparición de recursos tecnológicos tan novedosos para la analítica empresarial de las firmas puede abrumar a los abogados.

Por un lado, es cierto que los letrados están en la búsqueda de herramientas que les permitan optimizar sus prácticas. Pero por otro lado, también es cierto que el derecho es una profesión muy tradicionalista, y que por ello no todas las firmas han experimentado la transformación digital de manera profunda. Debido a esto, los abogados pueden sentir cierta resistencia y desconfianza por software de business intelligence que prometen resultados casi mágicos.

Si es tu caso, debes saber entonces que, en efecto, sí existen herramientas de business intelligence y de análisis big data capaces de aportarles a las firmas beneficios realmente sorprendentes, que antes eran imposibles de obtener a través de tecnologías convencionales.

Por eso, hoy te explicamos los aspectos más fundamentales del concepto de business intelligence, sus características y algunos software disponibles. De esta forma, puedes comprender mejor su participación dentro del sector legal y adentrarte en sus soluciones prácticas que puedes utilizar fácilmente día a día.

Concepto de business intelligence

El concepto de business intelligence es entendido de diferentes maneras en el sector legal. Por ejemplo, el estudio The Ascent of Business Intelligence in the Legal Market revela lo siguiente:

• El 60% de los abogados entiende el concepto de business intelligence como un proceso impulsado por la tecnología, que sirve para analizar datos y facilitar el proceso de toma de decisiones. 
• El 35% considera que el BI comprende tecnologías, aplicaciones y mejores prácticas para la recopilación, integración, análisis y presentación de información empresarial.
• El 5% dice que el BI se refiere a los software que se utilizan para analizar los datos sin procesar de una organización.

Sin embargo, si hablamos de qué es business intelligence (BI) en términos generales, también conocido como inteligencia empresarial o inteligencia de negocio, se puede definir globalmente como un conjunto de métodos y de tecnologías que hacen posible transformar datos brutos en información útil (insights del negocio), y la información útil en conocimiento accionable a nivel estratégico. En este sentido, el objetivo del business intelligence es extraer el máximo valor posible de los datos para apoyar la toma de decisiones estratégicas de un negocio.

Esto significa que la inteligencia de negocios involucra software que son mucho más sencillos de manejar de lo que parecen, ya que tienen el objetivo de facilitarles las tareas analíticas hasta a los usuarios menos experimentados en tecnología, como bien pueden ser muchos abogados.

Características del business intelligence

Una de las principales características del business intelligence es que sus software son bastante prácticos y fáciles de utilizar. El abogado no requiere de conocimientos técnicos sobre data science para hacer uso de las funcionalidades de análisis de datos.

Por otro lado, el software de business intelligence realiza el procesamiento de los datos de forma automática. Es decir, el abogado puede conocer los resultados de los análisis a través indicadores en tiempo real y en cualquier momento que lo desee, sin necesidad de entender cómo funciona la herramienta a nivel técnico ni cómo es que logra generar dichos resultados tan precisos.

Otras características del business Intelligence en cuanto a sus herramientas es que estas son: 

• Muy visuales e intuitivas, que le ofrecen al usuario modelos gráficos sencillos y entendibles para la presentación de los resultados. Esto hace que dichas herramientas sean capaces de simplificar todo aquello que pudiese parecer complejo en lo que es data science.

• Permiten el acceso a la información de manera constante a través de internet, para así generar cualquier tipo de reportes analíticos o pronósticos en cualquier momento.

• Los datos se procesan de tal forma que la información resultante es entendible para todos los usuarios y puede compartirse entre los miembros de la firma, algo especialmente útil para los socios y sus equipos de abogados. 

• Trabajan indicadores que resumen gran cantidad de información, de esta forma el negocio puede visualizar las métricas de su funcionamiento de manera sencilla y sintetizada. 

Software de business intelligence

Teniendo en mente las características mencionadas, algunos ejemplos de software de business intelligence son los siguientes:

• Microsoft Power BI: este software de business intelligence permite unir diversas fuentes de datos, procesarlas y analizarlas con machine learning e inteligencia artificial, para luego generar informes o paneles prácticos e intuitivos que puedan ser consultados por el equipo.

• IBM Cognos Analytics: esta herramienta de business intelligence permite obtener insights de negocio que serían complejos de obtener con otro tipo de sistema. Para ello, el programa trabaja con machine learning para analizar los datos de manera profunda. 

• TimeBillingX: aunque Microsoft e IBM son marcas muy potentes, entre los 3 ejemplos de software de business intelligence TimeBillingX destaca por ser el único especializado en el sector legal. Esta herramienta de legaltech posee un módulo BI a través del cual puedes analizar gran cantidad de datos sobre el rendimiento de la firma.

Por ejemplo, los reportes inteligentes de TimeBillingX te permiten analizar toda la rentabilidad del negocio, pudiendo así identificar cuáles son tus clientes más rentables y menos rentables. También, puedes detectar cuáles son los abogados más productivos y los menos productivos.

Con base en esos insights puedes tomar decisiones estratégicas más efectivas para mejorar la rentabilidad y la productividad de la firma.

Ejemplos de business intelligence

En la actualidad, muchas firmas y departamentos legales utilizan software de business intelligence de manera cotidiana, con la finalidad de generar mejoras en el rendimiento de los diferentes equipos de socios y abogados.

Dicho esto, veamos algunos ejemplos de business intelligence aplicados a firmas de abogados: 

• Dentons Cardenas & Cardenas una de las firmas más grandes de Colombia, perteneciente a nivel global a Dentons, el estudio más grande del mundo por su cantidad de socios y abogados. En Colombia, esta firma lleva utilizando el software de business intelligence TimeBillingX por más de 10 años, lo cual le ha permitido mantener de forma constante una analítica inteligente sobre el rendimiento tanto de los abogados como de los clientes. Gracias a ello, su equipo directivo afirma que el estudio ha podido desarrollar la capacidad de enfocarse solo en aquello que realmente es valioso para el negocio y para los clientes.

• Otro ejemplo de business intelligence aplicado en firmas es el de Barrios & Fuentes Abogados, un estudio en Perú que no contaba con un sistema lo suficientemente potente que agilizara el flujo de información y de datos a través de todos interesados. Por ejemplo, esta situación afectaba a los directores de la firma porque no tenían acceso a datos confiables y oportunos para la toma de decisiones, y también afectaba a los abogados que no tenían acceso al análisis del rendimiento de sus clientes o proyectos. Para solucionar estos problemas, comenzaron a utilizar también el software de business intelligence TimeBillingX, ya que determinaron que esta era la mejor herramienta disponible en el mercado para visibilizar y analizar en tiempo real todo el flujo de información típico de un estudio de abogados.

En conclusión, las herramientas de business intelligence sirven para aportar soluciones en el área legal que de ninguna otra manera se pudiese obtener. Por medio de funcionalidades sencillas y de fácil entendimiento para cualquier abogado sin experiencia en tecnología, estos sistemas permiten visualizar una gran cantidad de indicadores que ofrecen la información necesaria para desarrollar estrategias y tomar decisiones mucho más efectivas.