Gestión y organización de una empresa jurídica: ¿cómo mejorar?

Uno de los activos más valiosos para las firmas es el tiempo, ya que de la cantidad de horas que aprovechen los abogados de manera productiva dependerán los ingresos económicos tanto presentes como futuros. En este contexto, es indispensable que las firmas cuenten con una gestión y organización efectiva de sus actividades y de los tiempos laborales, con la finalidad de incrementar la rentabilidad por hora de cada uno de sus letrados o de los gerentes legales.

¿Cómo evaluar la gestión y organización de una empresa?

La gestión y organización de una firma de abogados se puede evaluar a través de indicadores, con la finalidad de medir diferentes factores asociados con la productividad y rentabilidad por cada abogado, cliente y proyecto. Por lo tanto, es necesario impulsar un cambio en la cultura organizacional hacia una transformación digital que permita evaluar y mejorar el rendimiento de las actividades tanto jurídicas como administrativas.

Dicho esto, algunos de los indicadores necesarios para evaluar la gestión y organización de una empresa jurídica son los siguientes:

• Índices de rentabilidad por cliente.
• Niveles de productividad por abogado.
• Relación entre horas laboradas, horas facturadas y horas finalmente cobradas por cada abogado.
• Tiempo gastado en tareas administrativas.
• Tiempo invertido en tareas jurídicas.
• Leverage (proporción de abogados por socio).

¿Cómo mejorar la gestión y organización de la empresa y proyectos?

Las firmas pueden mejorar su gestión y organización interna realizando cambios estratégicos a nivel de productividad legal y administrativa, agilizando y optimizando cada uno de los procesos que se desarrollan dentro.

Mientras más se logren agilizar las tareas administrativas, menos tiempo tendrán que gastar los abogados en ellas. En consecuencia, los abogados podrán destinar más horas de trabajo a las tareas jurídicas, que son las únicas que sí generan rentabilidad dentro de las firmas. De aquí la importancia de mejorar las habilidades de gestión por parte de los letrados, evitando así la obsolescencia laboral de los mismos.

Teniendo esto en cuenta, veamos algunos ejemplos de gestión y organización que puedes replicar en tu firma de abogados para aumentar la productividad jurídica:

• Ejemplos de gestión y organización del leverage

1. Si una firma quiere competir en el mercado por su experticia, puede seleccionar un leverage más bajo. Esto es tener un número menor de abogados por cada socio, pero que estos tengan un alto nivel de especialización.

2. Si la firma lo que quiere es asumir mayor cantidad de casos jurídicos, puede seleccionar un leverage más alto. Esto significa contratar más abogados por socio, que no sean tan especializados, pero que puedan cumplir con una amplia cantidad de tareas judiciales al mismo tiempo. La clave está en lograr una adaptación al cambio en la proporción socio/abogados en función de los objetivos de la firma.

• Ejemplos de gestión y organización de procesos administrativos

1. Contratar personal para delegar responsabilidades administrativas permite tener una gestión y organización más correcta en esta área. Además, los letrados pueden enfocarse únicamente en los deberes jurídicos facturables y dejar de asumir responsabilidades fuera de su área.

2. Automatizar los procesos administrativos a través de software o programas especializados en facturación y cobro masivo a clientes permite agilizar la gestión y organización de la firma, ya que aunque no se cuente con personal administrativo, estos procesos podrían ser ejecutados por los abogados de forma mucho más ágil con ayuda de la tecnología.

• Ejemplos de gestión y organización de proyectos jurídicos

1. El trabajo en equipo permite encontrar soluciones rápidas y acertadas a los casos más complicados. Cuando la firma gestiona responsabilidades por equipos de trabajo logra resolver varios compromisos en un menor tiempo, siempre y cuando haya sinergia entre sus integrantes y un muy buen liderazgo por parte de los socios hacia sus abogados.

2. Coordinar y delegar correctamente los proyectos jurídicos es una buena forma de gestión y organización en la firma. Para esto, es importante utilizar un software legaltech que permita administrar la cartera de clientes y los flujos de trabajo de manera precisa, con la finalidad de distribuir correctamente las asignaciones entre los miembros de la firma, optimizando así la gestión legal de la misma.

• Ejemplos de gestión y organización del tiempo y la productividad

1. Cuando en la firma se digitalizan múltiples procesos administrativos y jurídicos los abogados logran maximizar su productividad en sus jornadas laborales. Por ejemplo, el uso de gestores de tareas les ayuda aprovechar mejor sus horas de trabajo y cumplir objetivos a corto plazo.

2. El registro automatizado de horas permite medir las horas de trabajo invertidas por cada abogado, pero también permite identificar cuántas de esas horas son finalmente cobradas a los clientes. De esta manera, es posible determinar el nivel de rentabilidad que aporta cada abogado y cada cliente a la firma, y permite detectar deficiencias individuales que pueden ser solucionadas. 

• Ejemplos de gestión y organización de la rentabilidad

1. Un buen ejemplo de gestión y organización es evitar el tiempo y dinero perdido por el retrabajo y las correcciones. Las firmas deben procurar que sus tareas no se ejecuten rápido, sino que se ejecuten de manera correcta y precisa. Para lograrlo, es necesario que los abogados se ayuden de programas especializados en agilizar el trabajo jurídico. De esta forma, se evitan las fugas de tiempo y de dinero, y se maximizan las utilidades.

2. Con realizar un análisis de rendimiento semanal, quincenal o mensual, es suficiente para determinar el nivel de rendimiento por cliente, proyecto y abogado. También, es la oportunidad perfecta para realizar ajustes o tomar decisiones diferentes, con la finalidad de incrementar la productividad empresarial de los letrados y la rentabilidad del negocio. 

Para lograr una correcta gestión y organización de las firmas no basta con tener los mejores abogados, también es preciso contar con tecnologías que ayuden a optimizar su productividad y rentabilidad. Dos de las herramientas más utilizadas en Latinoamérica son TimeBillingX y CaseTracking.

TimeBillingX es un software de productividad que permite automatizar los procesos de facturación electrónica, cobro masivo a clientes, registro de horas, análisis de los niveles de rentabilidad, entre otros. Por otro lado, CaseTracking es otro sistema de legaltech pero enfocado 100% a los procesos jurídicos. Esta herramienta se conecta y se sincroniza con las páginas de los Poderes Judiciales, lo cual le permite al abogado gestionar sus causas jurídicas a través de internet.