Estandarización de procesos: ejemplos, significado e ISO 9001

La estandarización de procesos en una empresa es algo que se está volviendo cada vez más popular entre los players del sector jurídico. Esto se debe a que la transformación digital de las firmas se ha ido acelerando con fuerza en los últimos años, lo cual conlleva a adoptar nuevos métodos de trabajo que, para ser optimizados y agilizados, deben ser primero estandarizados. 

¿Qué significa la estandarización de procesos?

La estandarización de procesos es la actividad empresarial que consiste en implementar directrices y pautas bajo las cuales se debe ejecutar un procedimiento para que este sea replicable fácilmente en otros momentos y/o circunstancias. Esto se hace con la finalidad de aportar eficiencia, reducir errores y mejorar la productividad.

Dentro de una firma, la estandarización de procesos la vemos cuando se establece la forma en que debe proceder un grupo de abogados durante la gestión de una serie de juicios. Por lo tanto, esta estandarización representa una innovación en los procesos jurídicos, ya que aporta el beneficio de mejorar la comunicación entre el equipo legal y la toma de decisiones en la empresa.

¿Qué beneficios trae la estandarización de procesos?

Existe una gran cantidad de problemas y obstáculos con que los abogados lidian constantemente durante sus gestiones laborales, y que no solo tienen que ver con la resolución de sus casos, sino también con los procesos administrativos.

Dentro de este contexto, la estandarización de procesos administrativos y jurídicos agiliza el tiempo que los profesionales le dedican a todo tipo de tareas. En consecuencia, estos logran aprovechar más sus horas de trabajo al priorizar las tareas que son más rentables por encima de las que son poco o nada rentables, como aquellas relacionadas con un proceso administrativo. 

Por ello, en los múltiples ejemplos de procesos administrativos o jurídicos que pueden existir, es fundamental llevar a cabo un mapeo de procesos, para así poder identificar puntos de mejora y, posteriormente, diseñar una guía de parámetros que será la base de la estandarización.

Gracias a dicho mapeo y estandarización de procesos se hace mucho más sencillo elaborar un análisis de escenarios, proveer soluciones y prever los acontecimientos que interrumpen las labores jurídicas. 

Norma ISO 9001 y la estandarización de procesos

En el ámbito de la estandarización de procesos se encuentra la norma ISO 9001, y aunque esta establece pautas directas a las empresas que se dedican a efectuar procesos comerciales e industriales de forma continua, también afecta a las del sector legal.

La norma ISO 9001 de estandarización de procesos indica los parámetros que toda organización debe acatar para tener un correcto sistema de control de gestión de calidad. En el caso de las firmas, esto no solo aumenta la efectividad de los abogados, sino que además garantiza la calidad del trabajo y la satisfacción de los clientes y los socios. 

Por ello, cuando se realiza de manera adecuada la automatización de procesos bajo estos parámetros, todos los involucrados logran obtener un mayor desempeño laboral, pudiendo brindar así un mejor y más rápido servicio a los clientes. 

Herramienta para la estandarización de procesos

Cuando las firmas entienden la importancia de la automatización de procesos, reconocen entonces la necesidad de incorporar herramientas automatizadas a través de las cuales puedan gestionar la información, la comunicación y el trabajo colaborativo en tiempo real. En este contexto, en el mercado legal existen herramientas digitales que facilitan la estandarización de procesos, como es el caso de CaseTracking.

CaseTracking posee módulos de trabajo especializados en la estandarización de procesos jurídicos, ya que permiten el diseño y la gestión de flujos de trabajo replicables, así como el uso de plantillas para la rápida creación de documentos estandarizados.

Además, esta plataforma actúa como un asistente legal gracias a sus funciones de notificaciones, alertas de actualizaciones jurídicas, agenda de tareas y eventos, entre otras. Todo ello, en conjunto, facilita la estandarización de procesos mediante la automatización de los mismos.

Ejemplos de estandarización de procesos 

Gracias a CaseTracking, las firmas pueden disfrutar de las diversas ventajas de la automatización de procesos. Por ello, tomando como base el uso de este software, veamos a continuación algunos ejemplos de estandarización de procesos en empresas del sector legal:

Ejemplos de estandarización de procesos internos

Un buen ejemplo de estandarización de procesos internos dentro de una firma se produce cuando un socio utiliza el módulo de flujos de trabajo de CaseTracking para asignar una serie de tareas individuales a los abogados de su equipo. De esta forma, ya no es necesario estar realizando reuniones físicas o virtuales, para asignar responsabilidades y definir líneas de acción.

También, como mencionamos anteriormente, otro ejemplo de estandarización de procesos es cuando los abogados utilizan la funcionalidad de plantillas, para crear y replicar documentos estándar.

Ejemplos de estandarización de procesos externos

Por otro lado, un ejemplo de estandarización de procesos externos lo vemos cuando la firma logra involucrar a los clientes para que estos participen de forma activa en los flujos de trabajo digitalizados, con sus respectivos abogados. Esto es posible con CaseTracking, ya que en la plataforma se pueden crear perfiles para todo tipo de participantes (socios, abogados, gerentes legales, clientes, etc.). 

Al estandarizar procesos de esta manera, la firma estaría ayudando al cliente de forma proactiva para que este no tenga que estar llamando, escribiendo o solicitando reuniones con el equipo jurídico, y finalmente estar informado sobre el estatus de su juicio. En estos casos, la estandarización de procesos mediante el sistema de seguimiento de CaseTracking permite automatizar las notificaciones a los clientes.
En conclusión, la estandarización de procesosadministrativos y jurídicos -al actuar como una guía de procedimientos- permite ahorrar tiempo en las tareas tanto individuales como grupales de los profesionales. En consecuencia, se logra aumentar la productividad y la rentabilidad de la empresa.