Análisis de escenarios: ejemplo, ventajas y desventajas

El análisis de escenarios en una empresa es una metodología que puede favorecer en la prevención de errores en el control del tiempo y de otras variables que afectan la productividad y la rentabilidad. Esto es especialmente importante en una firma de abogados, tomando en cuenta que las horas laboradas son la principal unidad de producción de los letrados.

Sin embargo, evaluar las ventajas y desventajas del análisis de escenario es fundamental si lo que se busca realmente es sumar beneficios a las competencias del negocio jurídico de manera eficaz y objetiva.

¿Qué es el análisis de escenarios?

En términos generales, el análisis de escenarios es una metodología donde se plantean y analizan distintas situaciones considerando los riesgos que estas pueden representar para el éxito de un proyecto, a fin de tomar decisiones estratégicas, de acuerdo al valor de la inversión que cada escenario puede implicar. 

Para entender la aplicación del análisis de escenarios en un estudio jurídico tengamos en mente que, de acuerdo al Legal Trends Report, de las 8 horas laboradas por los abogados diariamente apenas 1,6 horas son finalmente cobradas y otras 5,6 horas son mal utilizadas. Gestionar esta situación implica evaluar aquellas variables que no se están controlando y afectan la eficiencia de los abogados, como pueden ser: 

• Tareas no cobrables, manuales y repetitivas.
• Insuficiente registro de horas.
• Inadecuada distribución de tareas.
• Falta de planificación y de priorización del tiempo de trabajo.

A partir de esta información, se pueden anticipar los posibles escenarios que podrían ocurrir en caso de no tomar acciones sobre estos ladrones del tiempo, como la disminución en el nivel de desempeño de los abogados y, por tanto, en la rentabilidad de todo el negocio; así como también la disminución del nivel de calidad del servicio, viéndose así afectada la relación con los clientes. 

En este sentido, se deberá considerar la inversión que requiera aplicar soluciones pertinentes a cada una de estas variables: adquirir nuevas tecnología para automatizar procesos repetitivos, cambiar el modelo de control de horas, contratar equipo de asistencia laboral, etc. Para así implementar las más acertadas en términos de eficacia y rentabilidad. 

Ventajas y desventajas del análisis de escenarios en una empresa

Al tratarse de un método, el análisis de escenarios de un proyecto puede ser diferente en cada firma. Por esta razón es vital estudiar las ventajas y desventajas del análisis de escenarios para que la firma se asegure de emplear correctamente este recurso, evitando tomar decisiones de manera inadecuada que no lleven a buenos resultados. Veamos:

Ventajas del análisis de escenarios de un proyecto

Al haber mencionado lo anterior, tenemos que algunas de las principales ventajas del análisis de escenarios son las siguientes: 

• El análisis de escenarios en una empresa ayuda al entendimiento de situaciones complejas, ya que permite anticipar eventos asociados al patrón de desempeño actual.
• Ofrece diferentes perspectivas para encontrar nuevas soluciones a problemáticas de productividad y rentabilidad en la firma.
• El análisis de escenarios en la planificación estratégica permite tener un panorama sistemático de las posibles circunstancias favorables y desfavorables para la organización. 
• Facilita el análisis profundo de la información por medio de la evaluación de hipótesis.
• El análisis de escenarios permite delimitar aquellas situaciones en las que vale la pena invertir recursos. 

Desventajas del análisis de escenarios de un proyecto

Si bien el análisis de escenarios en una empresa facilita la toma de decisiones estratégicas, esto no significa que pueda aplicarse de manera despreocupada. Existen ciertas desventajas del análisis de escenarios relacionadas al manejo de la información que se tenga del sistema o, bien, a la hora de aplicarlo en la dinámica de la firma. 

Es decir, si existe un inadecuado registro de la actividad y un escaso control del tiempo el análisis de escenarios de un proyecto será un ejercicio netamente especulativo, pues este método requiere basarse en antecedentes y datos reales para establecer correctamente las posibles hipótesis. Por lo tanto, realizarlo de una manera muy subjetiva puede traer resultados no deseados para la eficiencia del equipo de trabajo.

De aquí que, si lo que se busca es aumentar la productividad y la rentabilidad, es extremadamente necesario que el análisis de escenarios de un proyecto sea realizado teniendo como base un registro histórico de las horas trabajadas de los abogados, así como de sus niveles de rentabilidad.

¿Análisis de escenarios en Excel?

Cuando pensamos en herramientas para hacer estudios comparativos entre distintas variables, muchos pueden elegir realizar el análisis de escenarios en Excel, ya que se trata de un software de ofimática estandarizado y muy popular para el análisis de datos en distintos modelos planteados. 

Sin embargo, realizar este tipo de ejercicio para la toma de decisiones en Excel requiere tener cierto nivel de formación en el manejo de esta herramienta. Por ende, la medición de los resultados se convierte en algo engorroso para los abogados y requiere invertir una cantidad valiosa de tiempo en una tarea de naturaleza no cobrable. 

Por lo tanto, hacer el análisis de escenarios en Excel no corresponde adecuadamente a las necesidades de los abogados. Esto la convierte en una herramienta anticuada y poco adaptada al sector legal en comparación a la numerosa cantidad de soluciones legaltech presentes en el mercado actual. 

Ejemplo de análisis de escenarios en planificación estratégica

Veamos ahora un ejemplo de análisis de escenarios en la planificación estratégica con ayuda de un software de productividad especializado en legaltech. Tomemos para esto la herramienta TimeBillingX, un sistema para abogados que cuenta con una interfaz intuitiva y práctica, a fin de que estos puedan manejarla a cabalidad sin demasiadas complicaciones.

Lo que nos interesa resaltar aquí es que esta plataforma cuenta con un módulo de business intelligence (BI), desde el cual se generan reportes automáticos con base en el registro digitalizado de actividad y horas laboradas, lo cual permite analizar los datos relacionados al desempeño de todos los equipos de socios y abogados, tanto de forma grupal como individual.

De esta manera, si la firma se plantea llevar a cabo un análisis de escenarios sobre el rendimiento del negocio, puede evaluar las distintas situaciones a futuro tomando en cuenta variables como: los proyectos, clientes y abogados que han sido más rentables o menos rentables a lo largo de cierto periodo de tiempo. Así como también, cuáles son los abogados más productivos y los menos productivos durante ese mismo periodo. 

Con base en esta información es posible visualizar una gran cantidad de escenarios que lleven a insights estratégicos, a fin de que los gerentes de las firmas tomen decisiones mucho más efectivas para potenciar las competencias de la organización frente a la incertidumbre del mercado actual.