Gestión del conocimiento de una empresa: ejemplos, tipos e importancia

Cuando contamos con una gestión del conocimiento adecuada se logra desarrollar una renovación constante de este valioso recurso por parte de los socios y abogados que conforman el equipo de trabajo. De aquí la importancia de conocer qué es la gestión del conocimiento en una empresa y cuántos tipos existen.

¿Qué es gestión del conocimiento de una empresa?

Antes de adentrarnos en el significado de gestión del conocimiento debemos saber que por “conocimiento” nos estamos refiriendo a la información que se maneja en los distintos procesos llevados a cabo para materializar los bienes y servicios de una empresa. 

De manera que la gestión del conocimiento es el proceso en el que se diseñan y aplican sistemas que aseguran el control, la planificación, coordinación e implementación de los flujos de conocimiento dentro de una organización. Esto con el propósito de fomentar el trabajo colaborativo, optimizar la capacidad de resolución de problemas y la creación de competencias esenciales. 

Por otro lado, la gestión del conocimiento en una empresa también hace referencia a la adquisición de recursos tecnológicos que fomenten un entorno interactivo y proactivo. Es decir, que la información sea accesible para todos los miembros del equipo, para que cada miembro se sienta alentado y habilitado para desarrollar su propio capital intelectual y aplicarlo en pro del negocio. 

Importancia de la gestión del conocimiento de una empresa

Tomando en cuenta la definición mencionada, la importancia de la gestión del conocimiento se halla en la posibilidad de tener un mayor acceso al conocimiento y mejoras para el capital humano de la empresa. Esto promueve el ciclo de aprendizaje dinámico y continuo, previniendo la obsolescencia laboral y las desventajas competitivas de la firma.

Además de esto, la gestión del conocimiento sirve como apoyo para que los miembros del equipo capturen y usen la información a través de la documentación con el objetivo de estar más preparados frente a los nuevos desafíos. Así como para cultivar nuevas habilidades con las que puedan generar soluciones estratégicas en los distintos proyectos a favor de la sostenibilidad de la firma. 

Tipos de gestión del conocimiento 

Para que la gestión del conocimiento sea funcional y eficiente, la firma de abogados debe saber identificar cuáles son los tipos de conocimientos que en ella se manejan, a fin de aplicar los sistemas y habilidades de gestión que mejor se adapte al flujo de información presente en su dinámica de trabajo. 

En este sentido, podemos agrupar los tipos de gestión del conocimiento en una empresa de acuerdo a la clase de conocimiento del que se trate, entre las cuales tenemos: 

Gestión del conocimiento tácito y explícito

El conocimiento tácito se refiere a la experiencia y habilidades de cada miembro. Mientras que, el conocimiento explícito es aquel que se transforma en información tangible, almacenable y compartible. 

En la gestión de estos tipos de conocimientos muchas veces se puede implicar, por ejemplo, el uso de sistemas de registro y análisis del nivel del rendimiento de cada abogado, así como el registro de los documentos y tareas realizadas por cada miembro. 

Gestión del conocimiento interno y externo

El conocimiento interno es aquel que es vital para el funcionamiento de los procesos dentro de la firma. Por su parte, el conocimiento externo se refiere a la información utilizada en el intercambio con otros players del sector (clientes, proveedores, juzgados, etc.). 

En este caso, la gestión del conocimiento viene dada con el uso de sistemas de seguimiento de proyectos legales, portales webs de organismos judiciales, así como en el intercambio de reportes de casos, documentos legales, historiales jurídicos, etc. 

Gestión del conocimiento individual y corporativo u organizacional

El conocimiento individual es aquel propio de cada persona. Por su parte, el conocimiento organizacional o corporativo, se refiere al capital intelectual general que posee la firma jurídica como empresa.

Este último, generalmente se encuentra ubicado en documentos, por lo que se suelen emplear sistemas de gestión documental para su coordinación, desarrollo y análisis. 

Ejemplos de modelo de gestión del conocimiento

Con lo comentado hasta ahora, veamos algunos ejemplos de gestión del conocimiento en términos de la tecnología digital, la cual puede ayudarnos a desarrollar un proceso de gestión del conocimiento más optimizado dentro de una firma de abogados:

• Intranet: la intranet es una red de comunicación interna dentro del marco de la empresa, todos los miembros tienen acceso a esta, fomenta el flujo de comunicación entre los departamentos, mantiene al día la información que se maneja dentro de la firma.

• Portales: los portales funcionan como una nueva modalidad de acceso y organización de la información. Son fuente de enlace e intercambio con otras empresas en el mercado, así como medio para solventar inconvenientes relacionados a la gestión del conocimiento e información de forma práctica.

• Datawarehouse: se trata de un sistema de estructuración y registro de datos de acuerdo a los intereses de negocio, con el fin de tener al acceso el historial y la base de datos de la firma y sustentar en esta información la toma de decisiones estratégicas. 

• Software especializados: existen herramientas que por medio de la automatización de procesos, apoyan en la gestión del conocimiento dentro de una firma de manera especializada, permitiendo registrar y almacenar información de forma automática, compartirla entre todos los usuarios y sacar reportes de actividad y rentabilidad. 

Como ejemplos de gestión del conocimiento en software especializados, tenemos en materia de legaltech sistemas como TimeBillingX. Esta plataforma permite captar y desarrollar el conocimiento e información en términos de rendimiento, productividad y rentabilidad. De modo que es posible identificar a los abogados, proyectos y clientes más productivos y rentables. Asimismo, cuento con un módulo de business intelligence donde se obtienen reportes para el análisis del funcionamiento y desarrollo organizacional. 

Herramientas para la gestión del conocimiento.

Por otro lado, herramientas como CaseTracking contribuyen a la gestión del conocimiento como sistemas de gestión documental para causas judiciales, al sincronizarse con los portales de organismos judiciales de distintos países, ofrece a los participantes de proyectos legales acceso  inmediato a la información. Al mismo tiempo, fomenta la comunicación y coordinación entre las partes desde una misma interfaz. 

Por último, la gestión del conocimiento apoyada en la tecnología digital implica un cambio en la cultura organizacional del sector, pues nos refiere a un modelo de negocio en el que la dinámica de trabajo al igual que el conocimiento, está en constante transformación y renovación. Siendo esto algo novedoso para el modelo convencional de las firmas, pero que sin duda aporta grandes beneficios a nivel de ventajas competitivas.