Gestión del conocimiento jurídico: ¿logras la eficiencia deseada?

La mejora de procesos o el apoyo a proyectos en marcha dentro de la firma son dos de las ventajas de llevar una adecuada gestión del conocimiento jurídico. Este enfoque ayuda a recopilar y reutilizar la sabiduría colectiva de los abogados para generar valor.

La gestión del conocimiento ha sido durante mucho tiempo esencial a la hora de facilitar a las empresas el aprovechamiento de la experiencia organizacional para la toma de decisiones informada, el acceso a las mejores prácticas y una eficiencia óptima. La pandemia ha aumentado aún más su importancia y, como muchos aspectos de la vida personal y profesional, se han producido cambios que han afectado a la disciplina, la práctica y la capacidad de las firmas en relación con la gestión del conocimiento.

La eficiencia de los sistemas empleados para el descubrimiento de datos, almacenamiento de información o compartición de conocimiento ha sido puesta a prueba. Los que la han superado, han demostrado tener la capacidad de utilizar el trabajo previo y la experiencia acumulada para resolver problemas legales y de negocio.

Pero la explosión en el volumen de datos que proceden de internet, con su crecimiento exponencial, ha desafiado a muchos sistemas. Los abogados ahora brindan consejos por correo electrónico, comparten documentos en el cloud e intercambian datos a través de diferentes aplicaciones. Recopilar y reutilizar el conocimiento supone un desafío que hay que superar: la imagen de la firma y su reputación pueden verse comprometidas, a la vez que la satisfacción del cliente está en juego.

La mejor alternativa para la gestión del conocimiento jurídico

2020 fue un punto de inflexión en la apreciación y comprensión de las firmas de abogados acerca de la gestión del conocimiento jurídico y el intercambio de lecciones aprendidas. El trabajo del conocimiento no se detuvo cuando se produjo la pandemia de Covid-19. De hecho, continuó en pleno apogeo después del giro hacia formas de trabajo remotas.

Mientras era imperativo continuar creando un producto de trabajo valioso que contuviese nuevos conocimientos, consejos y documentos procesables, como contratos; presiones como el tiempo, el coste y las exigencias de los clientes atenazaba a los estudios legales.

La idea de poder centrarse en lo que es importante en cada caso, sin tener que empezar desde cero cada vez, es la inspiración que ha llevado a muchas firmas de abogados a optar por la automatización.

La tecnología aporta la solución más eficaz para la gestión del conocimiento jurídico. Automatizando se consigue:

• Minimizar el riesgo de errores.
• Evitar problemas con los plazos.
• Agilizar los procesos.
• Dejar más tiempo para las interacciones con el cliente.
• Dar un mejor servicio.
• Liberar al abogado de tareas repetitivas y que le roban un tiempo muy valioso.
• Mejorar el intercambio de información entre profesionales, dentro de la firma y también con otros actores.
• Evitar la pérdida y duplicidad de datos.

¿Por dónde empezar?

Eliminar silos y centralizar toda la información es clave. Someter a los datos a un proceso de limpieza, perfilado y data matching son algunos de los primeros pasos. También es necesario digitalizar la información que solo está en papel y definir procedimientos de trabajo que faciliten la gestión del conocimiento jurídico en esta nueva etapa. Supone un esfuerzo que dependerá del nivel de transformación al que haya logrado avanzar la firma.

Una vez que se sientan las bases para poder trabajar de forma eficiente, ya sea desde la oficina o remotamente, hace falta apoyarse en tecnología.

Existen soluciones que facilitan el día a día del abogado. Por ejemplo, CaseTracking hace posible la inmediatez que exigen los clientes hoy día. A través de alertas y flujos de trabajo más eficientes se consigue que el abogado necesite invertir mucho menos tiempo en la gestión de procesos. Mejorar la productividad o sacar mayor provecho de la información son solo algunas de sus ventajas.

Lo mismo sucede aplicado a la esfera financiera. Con una solución de facturación específica para firmas de abogados la carga de horas es cuestión de segundos, en vez de minutos, se reducen los errores humanos y mejora la protección de datos.

Los beneficios de lograr una buena gestión del conocimiento jurídico en la firma no deberían pasarse por alto. Es el momento de tomar la decisión de hacer las cosas bien, al fin y al cabo, la ley es una profesión impulsada por el conocimiento. Los abogados facturan a los clientes por el asesoramiento y este se basa en su conocimiento. Si este está disperso en discos duros individuales o en papel, se reduce, queda obsoleto y aparecen los problemas.

Con los equipos legales ahora trabajando de forma remota, el conocimiento no puede quedar atrapado y aislado por personas. Es preciso poner soluciones que hagan posible el acceso a información vital en momentos cruciales y desde cualquier lugar.