La crisis sanitaria causada por la COVID-19 ha cambiado significativamente la forma en la que las firmas ejercen sus funciones. Ahora, los procesos jurídicos tienen su base en el trabajo remoto, por lo que los abogados deben adaptarse a este sistema, y para ello tienen que desarrollar habilidades de gestión empresarial que les permitan controlar tanto los flujos de trabajo como las causas jurídicas de forma efectiva y eficiente vía online.
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¿Cuáles son las principales habilidades de gestión empresarial en una firma?
La pandemia, a pesar de ser una adversidad, le ha enseñado a las firmas jurídicas que el trabajo remoto, más que una limitación, representa una gran oportunidad. A raíz de este cambio en la cultura organizacional, los abogados han podido desarrollar habilidades de gestión y de liderazgo que, en condiciones normales, no hubiesen adquirido de forma tan acelerada.
Dichas habilidades de gestión legal podemos clasificarlas en las siguientes categorías:
Habilidades de gestión de equipos y liderazgo
La sinergia en los equipos de abogados es importante para alcanzar de forma conjunta y proactiva las metas planteadas por la firma. En este sentido, algunas de las habilidades de gestión y liderazgo por parte de los socios o gerentes legales para lograr este cometido son las siguientes:
- Aptitud para gestionar el equipo de trabajo de forma remota
Utilizar herramientas online e implementar nuevas metodologías de trabajo son las claves para potenciar las habilidades de gestión remota, es decir, de gestión de equipos a través de internet para evitar la obsolescencia laboral ante un modelo de presencialismo que está perdiendo fuerza.
Por un lado, con herramientas online como, por ejemplo, un gestor de tareas jurídicas, el socio es capaz de crear, supervisar y liderar flujos de trabajo a distancia en los que pueden participar los abogados e, incluso, los clientes relacionados con un proceso judicial.
Por otro lado, en cuanto a las nuevas metodologías, estas sirven para ayudar a que el trabajo en equipo y las comunicaciones entre los participantes no se vean afectadas por la distancia. Ejemplo de esto es la metodología Kanban, la cual se puede aplicar al teletrabajo para optimizar así la sinergia entre socios y abogados.
Si quieres saber más sobre este tema, consulta nuestro artículo Trabajo remoto: ¿cómo implementarlo paso a paso en la empresa?
- Capacidad de controlar la productividad de los abogados
Entre las posibles consecuencias del trabajo remoto está que la productividad del personal puede verse afectada. Por tanto, una de las habilidades de gestión y liderazgo más importantes es la capacidad de medir la productividad de cada abogado. Para lograrlo, el socio debe implementar alguna herramienta que le permita supervisar la cantidad de horas trabajadas y de horas cobradas por los profesionales. De esta manera, si la herramienta le indica que hay muchas horas que están siendo trabajadas pero que no son cobradas, entonces el socio puede identificar allí un problema de productividad, teniendo así la oportunidad de tomar alguna medida correctiva para ayudar a optimizar el tiempo de sus abogados.
Habilidades de gestión administrativa
En una firma, lo ideal es que los procesos administrativos sean llevados a cabo por personal contratado especialista en el área contable. Así, los abogados se pueden centrar al 100% en sus procesos jurídicos. Sin embargo, esto no siempre es así. Muchas veces son los mismos letrados los que se encargan de la administración de la firma.
En estos casos, es importante que los abogados desarrollen habilidades de gestión administrativa para que puedan ejecutar este tipo de tareas de la forma más eficiente posible y también puedan tomar decisiones contables más efectivas.
Dicho esto, dos de las principales habilidades de gestión administrativa para un abogado son las siguientes:
- Capacidad de mejorar los procesos de cotización
Muchas veces los abogados cotizan sus servicios con un valor muy por debajo del que deberían, esto es porque no saben realmente cuánto tiempo les puede tomar un proceso jurídico, y terminan calculando mal el valor de todas las horas que tendrán que invertir. En consecuencia, la productividad y la rentabilidad del negocio se ven afectadas, ya que los juristas se mantienen trabajando mucho y cobrando poco.
Para evitar esta situación, las firmas modernas deben promover habilidades de gestión administrativas como la capacidad de mejorar los procesos de cotización. Esta capacidad implica que los abogados deben registrar todas las horas que les dedican a sus distintos procesos judiciales. De esta manera pueden tener un estimado mucho más preciso del tiempo que les puede llevar un trabajo futuro, para así poder cotizarlo de una forma más adecuada.
- Facilidad para agilizar los procesos de facturación y gestión de cobros
Los abogados suelen dedicar varias horas al día a los procesos de facturación y de cobros a clientes, lo cual les impide ser más productivos a nivel jurídico. En este sentido, para optimizar las habilidades de gestión administrativa, las firmas deben implementar precisamente un sistema gestor de tareas administrativas. Este tipo de herramientas se encargan de automatizar procesos como la facturación y el cobro masivo a clientes, evitando así que el letrado pierda el tiempo en labores contables y pueda concentrarse mejor en tareas jurídicas rentables. Así, todas las responsabilidades de la firma se mantienen cubiertas y optimizadas.
Habilidades de gestión de proyectos legales
En esta nueva normalidad que estamos viviendo por la COVID-19 es extremadamente necesario que los abogados adquieran habilidades para gestionar proyectos a través de internet, no solo para su beneficio propio, sino también para el de la firma y el de los clientes.
Algunas de estas habilidades tan necesarias son las siguientes:
- Capacidad de gestionar los procesos judiciales vía online
Para el trabajo remoto de los abogados, el eje principal de las habilidades de gestión de proyectos es la capacidad de controlar los procesos judiciales a través de internet. Esto significa que, al adoptar la tecnología adecuada, el letrado ya no tiene la necesidad de asistir a un organismo de forma presencial para hacer sus diligencias jurídicas, ya que estas las puede realizar vía online. Para lograrlo, debe utilizar un programa que se pueda conectar y sincronizar de manera directa con las páginas web de los Poderes Judiciales.
Si quieres saber más sobre este tema, accede a nuestra Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet.
- Dominio del enfoque legal operations
Es importante que el abogado moderno pueda cumplir de manera efectiva con el rol de legal-operations y así aportar proactivamente a la planificación de la empresa. Esto es, desarrollar habilidades de gestión estratégica, táctica y analítica para tomar decisiones certeras en cuanto a las operaciones legales, lo cual se logra principalmente a través del procesamiento de datos duros, en donde se puedan identificar insights que mejoren la comprensión del negocio.
Si quieres saber más sobre este tema, descarga nuestro webinar Legal Ops: ¿Cómo construir un modelo operacional para áreas legales?
En conclusión, las habilidades de gestión empresarial del abogado actual dependen mucho de herramientas de legaltech. Existen sistemas que reúnen múltiples funciones en una misma plataforma, como por ejemplo CaseTracking, software que le permite al letrado gestionar sus procesos jurídicos de forma remota ya que se sincroniza con las páginas de los Poderes Judiciales vía online. Esta herramienta también es crucial para la gestión del trabajo en equipo, al poder controlar flujos de trabajo y programar audiencias, actividades, recordatorios, entre otros; también, facilita la gestión de costos asociados a los proyectos.
Por otro lado, programas como TimeBillingX permiten automatizar todo el proceso de facturación electrónica y de cobros masivos a clientes, permitiéndole al abogado enfocarse en labores meramente jurídicas. Además, TimeBillingX puede automatizar otros procesos importantes como el registro de horas laboradas y la medición de resultados con base en diferentes KPI de rendimiento y rentabilidad.
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