Control de documentos en una empresa del sector legal

Las firmas de abogados se han profesionalizado y cada día se enfrentan a nuevos desafíos para optimizar su posicionamiento en el mercado. Ahora, unido a las largas horas de trabajo y este reto de la competencia, cuestiones relacionadas con el control de documentos en una empresa, que ha dejado de ser familiar o ha crecido rápidamente, se convierten en prioritarias. 

Lo mismo sucede con la facturación transparente o la inmediatez, que es requerida para mejorar el servicio al cliente y que se suman a la lista de asuntos a que hacer frente.

Cuando no se tiene una visión global sobre cada cliente, cada proceso y todos los documentos generados (ya sea en papel o formatos digitales) pueden cometerse errores. Estos perjudican la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, la imagen de la firma.

Es el momento adecuado para innovar la forma en que se ejerce la abogacía y mejorar las operaciones legales buscando soluciones a los problemas y nuevas maneras de superar las ineficiencias.

Importancia del control de documentos en el sector legal

Casi todas las firmas de abogados se enfrentan a un gran volumen de documentos y diversas normas de confidencialidad y privacidad, que determinan la forma en que se debe procesar, acceder y almacenar esa información.

Un software de control de documentos en una empresa es necesario, pero en la industria legal resulta imprescindible. ¿No consideras necesario realizar un seguimiento adecuado del número de caso, el cliente, los abogados de la parte contraria, etc.?

Tener acceso a datos relevantes y actualizados siempre que sea necesario, es una forma de apoyar la labor de todas las personas que trabajan en la firma. Se trata de un respaldo importante para los estudios que han dejado de ser empresas familiares, para profesionalizarse y poder competir a gran escala.

Teniendo en cuenta que, de cada jornada laboral en una firma, sólo pueden contabilizarse 2.5 horas de tiempo facturable por día, hay que plantearse cómo aumentar la eficiencia del tiempo restante. Quienes consigan elevarla, habrán dado con la clave para mantenerse por delante de la competencia. Una de las formas de lograrlo es mediante la automatización del trabajo administrativo y manual legal.

¿En qué puede ayudar un software de control de documentos?

Ahorra recursos al hacer posible:

• Eliminar el error humano
• Mantener un trabajo de calidad
• Automatizar los procesos más tediosos
• Elevar la calidad de datos, su coherencia y actualización, mientras evita redundancias

Mantiene el orden, porque facilita:

• Preservar todos los documentos y archivos en un solo lugar
• Eliminar los documentos perdidos y mal archivados
• Dotar de coherencia a la estructura de archivos
• Realizar un seguimiento de los archivos

Impulsa la colaboración y permite:

• Trabajar desde cualquier lugar
• Compartir de forma segura archivos de cualquier tamaño
• Facilitar el cumplimiento y garantizar la seguridad
• Mejorar el servicio al cliente

Control de documentos en una empresa: Mejores prácticas

El sistema de control de documentos en una empresa del sector legal contribuye a la sistematización de los datos heterogéneos, optimiza la búsqueda de información, mejora el orden de documentos por estructuras de casos y clientes, y garantiza que se apliquen los estándares de seguridad exigibles sobre el almacenamiento de datos legales.

Si bien existen herramientas genéricas para almacenar, buscar, organizar y administrar los documentos, es recomendable optar por una solución que aborde las necesidades específicas de las firmas de abogados. La diferencia entre ambas opciones se nota en temas de cumplimiento, pero también en lo relativo a las características operativas.

Al elegir un software de este tipo, es buena idea centrar la búsqueda en los que ofrezcan una perspectiva centralizada de la información, visión 360° para apoyar la analítica, opciones de colaboración, integración con otras herramientas (por ejemplo, un CRM o una solución de facturación) y, especialmente, la automatización de procesos internos.

Las herramientas digitales forman parte de la identidad de la firma de abogados y resultan esenciales para poner al cliente en el centro. Sus funcionalidades permiten a los profesionales mejorar resultados, y elevan la experiencia y la percepción del cliente en cada interacción.

Además del control de documentos, en una empresa de la industria legal es recomendable contar con el apoyo de un software de seguimiento de casos, como CaseTracking y una solución de gestión y facturación fiable, como TimeBillingX. ¿Ya has abierto las puertas a la innovación en tu estudio?