Gestión legal de una empresa y de proyectos jurídicos

La gestión legal de una empresa es una práctica que no solo se vincula con las firmas de abogados. Muchas organizaciones suelen tener un departamento encargado de la gestión de todos los asuntos jurídicos en la organización. Estos departamentos pueden ser tan eficaces y eficientes como una firma de abogados. Tal es el caso del equipo jurídico de Facebook, que ha sido reconocido como el departamento legal más innovador del mundo por el Top 100 Law Firms de Leaders League. 

Sin embargo, si este tipo de departamento interno no funciona correctamente, este tipo de gestión en una empresa se verá comprometida a niveles muy indeseables.

¿Qué es la gestión legal?

La gestión legal de una empresa o proyectos consiste en un conjunto de actividades jurídicas que se llevan a cabo para velar por el buen desenvolvimiento de los procesos de una organización.

En este sentido, los departamentos jurídicos, liderados por un gerente legal, a través de este tipo de gestión, son los encargados de mantener a la empresa alineada con todas las normas jurídicas correspondientes (a esto se le conoce como compliance). Así como también, se encargan de defender los bienes e intereses de la organización ante conflictos de cualquier tipo y durante las negociaciones con terceras partes, como proveedores y aliados comerciales. De esta manera, esta gestión promueve la rentabilidad de los negocios y ayuda a cumplir los objetivos de la organización.

Características de la gestión legal de una empresa

La gestión jurídica tiene su base en múltiples leyes y organismos, así como en la cultura de la empresa. Por tanto, las características de la gestión legal varían de un departamento a otro, y de una organización a otra.

Sin embargo, en líneas generales, algunas de las principales características del control y gestión judicial son:

• La gestión legal media entre la empresa y otros organismos jurídicos

La gestión legal de una empresa interviene en toda relación o contrato con otras personas jurídicas (proveedores, tercerización de servicios, entre otros). Esto con la finalidad de revisar que todo esté en orden y, de ser necesario, negociar la modificación de cláusulas ambiguas o perjudiciales para la empresa o proyecto. 

• La gestión legal se adapta a la empresa o proyecto

Así como hay leyes que aplican para todas las organizaciones, esta gestión debe adaptarse a otras normas que son específicas para cada tipo de empresa o proyecto en particular. Por ejemplo:

• La gestión legal de la empresa Coca-Cola Company debe regirse por estrictas regulaciones legales relacionadas con el control de calidad de sus productos.

• LinkedIn debe regirse por leyes locales e internacionales para garantizar la protección de los datos personales de sus usuarios.

• La gestión legal participa activamente desde la creación de la empresa o proyecto 

Este tipo de gestión es una de las bases fundamentales de una empresa o proyecto desde sus inicios. Por medio de esta, se ejecutan los principios básicos para constituirla, el acatamiento de las leyes pertinentes para su desarrollo y la defensa de la empresa ante conflictos mayores.

• La gestión legal de una empresa se adapta a los avances tecnológicos

Con el paso del tiempo, esta gestión se sustenta cada vez más en herramientas tecnológicas. De esta forma, el equipo de abogados de la gerencia legal es capaz de optimizar sus procesos mediante un sistema de gestión judicial, incentivar el éxito en sus casos, seleccionar a los profesionales propicios, detectar problemas en áreas como la facturación, evaluar el nivel de productividad, entre otros. 

Herramientas de gestión legal online

Son diversos los tipos de herramientas que puede adquirir un equipo de abogados para cumplir de forma eficiente con la gestión legal de una empresa. Esto es, además, una ventaja competitiva frente a otras organizaciones, proyectos o firmas que buscan reconocimiento y posicionamiento en el mercado. 

Ejemplos de herramientas para la gestión legal online son las siguientes:

Herramienta para gestión jurídica

Una de las herramientas este tipo de gestión más utilizadas en América Latina es CaseTracking, un software especializado en el seguimiento y consulta de causas judiciales. Sus funciones permiten realizar tareas como:

• Crear un portafolio interactivo de clientes.
• Digitalizar la gestión documental y de expedientes.
• Recibir notificaciones automatizadas al correo electrónico sobre las actualizaciones de las causas judiciales.
• Agendar eventos, citas, recordatorios, etc., para el equipo involucrado.
• Cargar las causas legales en el software y sincronizarlas con la página del Poder Judicial de cada país para la gestión de la cartera de juicios.

Su finalidad es mantener a los abogados informados de todo lo que ocurre, ahorrarles tiempo y centralizar el trabajo en equipo en una plataforma dinámica y ágil.

Herramienta para gestión financiera y administrativa

La administración de los departamentos legales también depende de herramientas de gestión financiera y administrativa como lo es TimeBillingX, un software especializado en optimizar el tiempo de trabajo.

Entre las funciones de esta plataforma online de gestión financiera y administrativa para gerencias legales se encuentran las siguientes:

• Facturación electrónica automatizada.
• Registro y revisión de las horas trabajadas.
• Identificación de los clientes y abogados más rentables.
• Creación de reportes personalizados y de informes de gestión. 
• Análisis del nivel de productividad de todo el departamento.

Así, la finalidad de TimeBillingX es administrar el equipo de abogados, simplificar, agilizar y optimizar el trabajo a través de la automatización.

La gestión legal de una empresa ha sido, desde siempre, un factor de suma importancia para el desarrollo de negocios y proyectos. Su correcta práctica evita riesgos importantes como sanciones o el cierre de la actividad. Por esta razón, el uso de legaltech dentro de las empresas viene a ser un recurso indispensable para garantizar una correcta gestión de las obligaciones legales.

Preguntas frecuentes sobre gestión legal