Sistemas de seguimiento, control y monitoreo de proyectos legales

La importancia de los sistemas de seguimiento para las firmas de abogados se ha multiplicado tras la pandemia por la covid-19. Esto se debe a que en este contexto surge la necesidad de mantener la continuidad del control y monitoreo de los proyectos legales por medio de la modalidad de  trabajo remoto.

Por tanto, gracias a los sistemas de seguimiento y control es posible mantener el negocio funcionando en óptimas condiciones pese a la dispersión del equipo de abogados.

¿Qué son los sistemas de seguimiento y control?

Definir qué son los sistemas de seguimiento y control se refiere a las herramientas digitales que sirven para monitorear la ejecución y evolución de un proyecto. Todo esto se realiza teniendo en cuenta la planificación previa, los documentos relacionados, el registro de las actividades y la evolución de las mismas.

En la actualidad, las firmas y departamentos legales cuentan con herramientas de teletrabajo especializadas en el seguimiento y control de procesos, las cuales automatizan gran parte de estas tareas permitiendo que los abogados puedan seguir causas judiciales vía online sin tener que reparar en los aspectos técnicos y repetitivos del monitoreo.

Entonces, cuando hablamos de sistemas de seguimiento de proyectos para abogados hacemos referencia a aquellos procedimientos que a través de recursos tecnológicos permiten al profesional seguir la evolución de los juicios de forma automática, así como también facilitan el intercambio de información entre los involucrados (socios, abogados, clientes, etc.) y la resolución de problemas. 

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Sistemas de seguimiento

Importancia de los sistemas de seguimiento y monitoreo

Para tener una idea de la importancia de los sistemas de seguimiento y monitoreo para las firmas legales y abogados, tengamos en cuenta los siguientes datos extraídos del 2020 Legal Trends Report:

  • El 95% de los profesionales del derecho considera que los tribunales deberían hacer uso de sistemas electrónicos de gestión de casos para organizar y archivar documentos relacionados con los juicios. 
  • Un 88% considera que se debería permitir el acceso a los expedientes judiciales de forma electrónica a través de un portal en línea. 

Estas visiones surgen a partir de la necesidad de consultar y seguir los procesos judiciales de forma efectiva y remota dentro de un contexto donde las adversidades para continuar ejerciendo la profesión de manera presencial son numerosas. 

Hacer uso de sistemas de seguimiento de procesos vía online permite al abogado mantenerse informado de los avances de casos, y hace que acceder a expedientes judiciales sea factible desde cualquier lugar del mundo, disminuyendo el tiempo y esfuerzo que anteriormente debía invertir para el desarrollo de su ejercicio profesional.

Otro aspecto importante del uso de los sistemas de seguimiento y monitoreo es que minimizan el margen de error en la evolución de cualquier proyecto legal. De esta forma, se puede hacer frente a cualquier imprevisto de manera rápida y efectiva al realizar el seguimiento de procesos judiciales en tiempo real a través de internet.

Ejemplo de sistemas de seguimiento de proyectos legales

Sistemas de seguimiento monitoreo

Como ya hemos mencionado, en el mercado legaltech existen software para abogados que funcionan como sistemas de seguimiento de proyectos legales, podemos tomar como ejemplo la herramienta CaseTracking, que centraliza toda la información referente a procesos judiciales para que el abogado pueda monitorearlos a través de internet.  

Para esto, la plataforma se sincroniza automáticamente con los portales de los poderes judiciales de países como México, Chile, Colombia y Perú. De esta manera el abogado puede realizar la consulta de expedientes y gestión de litigios en tiempo real, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier lugar del mundo a través de dispositivos con acceso a internet. Entre otras funcionalidades este software se caracteriza por: 

  • Ofrecer notificaciones automatizadas para mantener al profesional informado sobre cualquier novedad o cambio en los procesos jurídicos de su interés, así como también sobre tareas o eventos programados. 
  • Ser una plataforma intuitiva y adaptada para el trabajo en equipo, centralizando la coordinación del trabajo colaborativo por medio de perfiles de acceso para socios, abogados e, incluso, clientes. De esta forma, todos participan en el sistema de seguimiento de proyectos
  • Ser un canal de intercambio y almacenamiento en la nube, pudiendo adjuntar documentos, audios, entre otros archivos para mantener activa la comunicación entre los participantes. Además, es posible dejar comentarios, planificar reuniones y las siguientes acciones a tomar en relación al proyecto legal.

De esta forma, herramientas como CaseTracking asisten a los abogados facilitando la transformación digital de su ejercicio profesional. En este sentido, los sistemas de seguimiento de proyectos impulsan al aumento de la productividad y rentabilidad de las firmas, así como también mejora la experiencia de los clientes.

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