Las cuarentenas decretadas por la COVID-19 han hecho visible la urgente necesidad que tienen las empresas por lograr la transformación digital. Y es que el confinamiento y el distanciamiento social nos han demostrado que el modelo de trabajo presencial no siempre es el más adecuado, y también nos han permitido experimentar todos los beneficios que aporta el teletrabajo en cuanto a movilidad, agilidad, ahorro de costos, etc. Sin embargo, antes de realizar una transformación digital que te permita aprovechar las mayores ventajas del trabajo remoto, es importante que logres primero un cambio en la cultura organizacional.
Por ejemplo, en plena era de la información digital, todavía existen firmas de abogados que utilizan grandes estantes y archivadores para guardar sus documentos más importantes. Esos abogados, acostumbrados a trabajar con enormes pilas de papel, necesitan un cambio en la cultura organizacional que les ayude a abandonar sus viejos hábitos y a adoptar procesos mucho más eficientes basados en la tecnología para aumentar su productividad empresarial.
Las firmas que no implementen un cambio de cultura organizacional hacia la transformación digital se quedarán rezagadas en un mercado jurídico que cada vez es más tecnológico, cambiante, ágil y competitivo.
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¿Por qué es importante el cambio en la cultura organizacional?
Al contrario de lo que muchos creen, la transformación digital no consiste simplemente en adoptar y utilizar programas informáticos. De hecho, lo más importante en la transformación digital no es la tecnología, sino la cultura empresarial.
De nada sirve implementar sistemas digitales en una firma si los abogados no se comprometen a utilizarlos de la manera correcta, cambiando sus metodologías y procesos laborales. De hecho, al utilizar la tecnología de forma inadecuada se aumentan los márgenes de error, se generan costos adicionales, se crean problemas que después son difíciles de solucionar y se afecta la relación con los clientes.
Sobre este tema, Bill Gates (Microsoft) ya nos decía:
“La primera regla de cualquier tecnología utilizada en los negocios es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que si la automatización se aplica a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”.
En este sentido, antes de adquirir cualquier herramienta digital, los abogados deben saber primero para qué necesitan la tecnología, qué objetivos esperan alcanzar con ella y de qué manera la van a utilizar. Y es aquí donde aumenta la importancia del cambio en la cultura organizacional.
Ese cambio en la cultura organizacional implica entender que el objetivo de la digitalización no es solo hacer un trabajo más óptimo, sino de ir en el mismo sentido hacia donde va el mundo entero. Para ello, hay que analizar las tendencias de la industria legal, de las instituciones jurídicas, de los clientes… e, incluso, yendo más allá del sector jurídico, hay que entender de qué manera otros tipos de empresas están haciendo uso de la tecnología para alcanzar sus diferentes objetivos comerciales.
Por ello es que el cambio de cultura organizacional hacia la transformación digital se encuentra apalancado en metodologías, procedimientos y conocimientos, y no solo en la tecnología per se.
3 pasos para el cambio de cultura organizacional hacia la transformación digital
El cómo cambiar la cultura organizacional es un proceso que se mantiene relativamente igual tanto para firmas pequeñas de 3 abogados como para firmas grandes de más de 200 abogados. Todo comienza con la necesidad de comprender que la firma no es un negocio familiar, sino una empresa que debe ser gestionada como tal.
Por tanto, la firma no puede estar conformada solo por socios y abogados, también debe contar con al menos un gerente. El gerente es el que debe encargarse de la gestión empresarial, de liderar el cambio en la cultura organizacional y de la transformación digital; mientras que socios y abogados tienen que mantenerse enfocados solo en el core business de la empresa, es decir, en los procesos 100% jurídicos, no en tareas administrativas, no en tareas de gestión empresarial, no en tareas de recursos humanos, etc.
Teniendo en cuenta esta visión como punto de partida, los pasos para el cambio de cultura organizacional de la firma son los siguientes:
- Superar el miedo al cambio de cultura organizacional
De manera tradicional, los abogados no han sido formados para funcionar en un mundo digital. Aunque hoy en día muchas universidades ya están educando a los futuros letrados en cuanto a herramientas de legaltech, digitalización de procesos, derecho tecnológico y demás; el problema está en que hay toda una generación de abogados que no tuvo ese tipo de formación y que tampoco se ha preocupado por adquirirla a lo largo del tiempo.
Por tanto, cuando se habla de cambio en la cultura organizacional y de transformación digital en las firmas tradicionales, lo primero que sale a resaltar por parte de los letrados es su temor precisamente al cambio, y no solo al cambio de cultura organizacional, sino también al cambio relacionado de manera directa con la tecnología.
Ante esta situación, el primer paso que debes realizar es superar el temor al cambio. No debes temerle a lo desconocido. Todo lo contrario, debes interesarte por investigar y descubrir aquello que todavía no conoces respecto a la tecnología jurídica, y debes pensar en todos los riesgos que corre la firma cuando se mantiene funcionando de manera analógica.
Por ejemplo, ¿eres de los abogados que guarda sus documentos en estanterías físicas o, en el mejor de los casos, en archivos de Word y Excel en su computadora? Entonces, ten en cuenta todo el tiempo y el esfuerzo que tienes que invertir para ordenar y trabajar con grandes pilas de papel, o el riesgo que corres de que tus archivos de Word o Excel se borren o se dañen y no puedas recuperar esa información de ninguna manera.
Aquí es donde debes preguntarte si vale la pena o no un cambio en la cultura organizacional hacia la transformación digital de la firma. Los abogados que no evolucionen hacia lo digital serán víctimas de su propia obsolescencia laboral.
- Entender el rol de la tecnología en el cambio de cultura organizacional
Una vez superado el temor al cambio en la cultura organizacional y de transformación digital, se hace necesario entender cuál es el rol de la tecnología en las firmas modernas.
Hoy en día, toda digitalización se centra de manera particular en un tipo de tecnología específica: la computación en la nube. Los sistemas que funcionan en la nube pueden ser utilizados, como hemos dicho antes, desde cualquier dispositivo con conexión a internet, a cualquier hora del día y desde cualquier parte del mundo.
Por ejemplo, supongamos que implementas la herramienta CaseTracking en la firma. Este software en la nube se conecta y se sincroniza de manera automática con las páginas de los Poderes Judiciales de tu país. De esta manera, si tu firma funciona en Santiago (Chile) pero tienes un viaje de negocios a Pekín (China), puedes utilizar tu teléfono móvil para acceder a CaseTracking y así poder controlar y gestionar tus causas judiciales totalmente vía online, incluso estando en el otro extremo del mundo. Esto solo es posible con los software en la nube.
Si quieres saber más sobre el tema, consulta nuestra Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet.
Lo mismo sucede, por ejemplo, con los sistemas de gestión documental como NetDocuments. NetDocuments es un programa que te permite crear, editar, guardar, revisar, ordenar y compartir documentos jurídicos a través de internet. Así, tienes total control de todos los documentos sin importar en qué parte del planeta te encuentres.
Así como están CaseTracking y NetDocuments, existen decenas de otros programas en la nube que tienen como principal objetivo aportarte movilidad, agilidad, productividad, seguridad, eficiencia y reducción de costos. Por esta razón es tan importante el cambio de cultura organizacional, ya que a través de una nueva cultura es que lograrás obtener todos estos beneficios de la transformación digital al saber explotar al máximo cada herramienta.
- Establecer el registro de horas como centro de la cultura organizacional
El recurso más importante para los abogados es el tiempo. Aquí, en el sector legal, se aplica el proverbio “el tiempo vale oro”, y la forma de calcular este valioso recurso en una firma es a través de las horas laboradas. Sin embargo, no en todas las firmas se ha desarrollado el hábito de medir el tiempo de trabajo. Esto se debe a que los abogados suelen asociar el “registro de horas” con el “método de cobro por horas”.
Por tanto, en una firma donde no se cobre por horas, se considera innecesario el registro de las mismas. En este sentido, debes saber que en realidad se trata de dos elementos totalmente diferentes. El registro del tiempo de trabajo no tiene nada que ver con el método de cobro. En tu firma, puedes cobrar por monto fijo o por proyectos, y aún así es de gran importancia que tengas un registro detallado de horas laboradas.
Veamos, si cobras por monto fijo o por proyecto, ¿cómo puedes estar seguro que estás cobrando la cantidad de dinero adecuada? La única forma de saberlo es calculando primero las horas de trabajo que le puedes dedicar a ese cliente.
Por ejemplo, si por el proyecto “A” un cliente te paga 5.000 dólares, y por el proyecto “B” otro cliente te paga 10.000 dólares, puedes pensar que el proyecto B es más rentable. Sin embargo, al registrar las horas de trabajo te das cuenta que el proyecto “A” lo puedes ejecutar en 3 horas, y el proyecto “B” en 20 horas. Entonces, ¿realmente cuál es el proyecto más rentable? Sin duda, el “A”, porque es al que menos tiempo de trabajo le tienes que invertir.
Si quieres saber más sobre este tema, descarga nuestro eBook Productividad en las firmas: ¿cómo alcanzar la rentabilidad deseada?
Así, iniciar un cambio en la cultura organizacional hacia la adopción del hábito de registrar el tiempo es algo que les permite a las firmas tener una visibilidad completa sobre la productividad y la rentabilidad del negocio.
Sin embargo, este cambio de cultura organizacional va directamente asociado a la tecnología que se utiliza. Todos los abogados sienten que registrar las horas de trabajo es un proceso tedioso y lento, y esto es verdad solo cuando dicho registro se hace en herramientas tan poco eficientes como Excel. Excel es un programa anticuado y para nada cómodo de usar.
Pero por otro lado, en la industria legaltech se han desarrollado tecnologías mucho más vanguardistas pensadas 100% para abogados, como lo es TimeBillingX. Este software te permite registrar las horas a través del teléfono móvil, de forma muy rápida y cómoda. De esta manera, puedes registrar el tiempo que le dedicas a una gestión en una notaría, a una llamada con un cliente, a una reunión con otros abogados, etc.
En conclusión, el éxito del proceso de transformación digital no depende tanto de la tecnología en sí misma, sino del cambio en la cultura organizacional que se logre en la firma. Si no se desarrolla la cultura de registrar las horas de trabajo, los abogados no pueden saber entonces cómo ser más productivos, ni tampoco saber cuáles son los proyectos o los clientes más rentables, ni tampoco identificar qué procesos específicos necesitan optimizar a través de la tecnología.
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