¿Qué es gestión documental? Importancia, objetivos y ejemplos

Entender qué es gestión documental y cómo aplicarla al negocio es indispensable para lograr un manejo adecuado de toda la información que fluye dentro de la organización. Debemos tener en cuenta que la cantidad de datos y de documentos que manejan las firmas de abogados es cada vez mayor, por lo que el proceso de gestión documental es importante para canalizar toda esa información, simplificando así la organización y la búsqueda de cualquier tipo de documento, sin importar incluso que la firma llegue a almacenar cientos o miles de archivos.

¿Qué es gestión documental?

La gestión documental es el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar la gestión de los documentos de una empresa, de manera que estos puedan ser localizados fácilmente por los abogados, quienes pueden ahorrar tiempo y esfuerzo durante la búsqueda de cualquier tipo de información legal. De aquí que sea extremadamente importante saber qué es gestión documental, ya que le permite a los letrados optimizar su recurso más valioso: el tiempo.

Importancia de la gestión documental

La búsqueda de documentos y la consulta de datos puntuales es una práctica recurrente dentro de las firmas, y esta práctica puede resultar muy compleja cuando existen demasiados documentos almacenados y no se cuenta con un proceso de gestión documental eficiente.

Por lo tanto, la importancia de la gestión documental radica en la practicidad que le aporta al trabajo diario de los abogados. Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y buscar información de forma rápida, fácil y muy precisa. Por ejemplo, si un abogado necesita localizar un dato particular, pero no recuerda a qué juicio o proceso se encuentra asociado, lo puede ubicar rápidamente solo si cuenta con un proceso de gestión documental eficiente ya implementado, lo que evitaría que tenga que revisar uno a uno cada documento.

También, dentro de la importancia de la gestión documental destaca que esta sirve para agilizar el uso compartido de documentos entre las personas más interesadas. Así, los socios, abogados, clientes, gerentes legales o cualquier otro profesional pueden tener acceso autorizado a una misma información a través de internet.

Además, la correcta disposición y organización de la información legal permite crear una base de datos que sirva para el desarrollo de análisis comparativos, predictivos o de otro tipo. Teniendo todo esto en cuenta, la importancia de la gestión documental viene dada por múltiples factores claves en el negocio de los abogados.

Objetivos del proceso de gestión documental

En líneas generales, el proceso de gestión documental busca alcanzar la máxima eficiencia en la administración de los documentos jurídicos, pero si lo vemos con mayor profundidad, podemos decir que los objetivos de la gestión documental a niveles más específicos son los siguientes:

• Mantener la información jurídica actualizada dentro de la firma, de acuerdo a las legislaciones vigentes. En este sentido, uno de los problemas de no saber qué es gestión documental es que se corre el riesgo de quedarse con la información desactualizada de manera constante.
• Controlar los accesos para respaldar la protección de los documentos, evitar la pérdida de información y garantizar la confidencialidad.
• Brindar una visibilidad completa y sin márgenes de error de los documentos almacenados por la firma.
• Organizar los archivos de forma jerárquica y categorizada, con la finalidad de optimizar la matriz de búsqueda de información. Este uno de los objetivos de la gestión documental más cruciales, ya que los abogados necesitan buscar información de la forma más ágil posible.

Ejemplos de gestión documental

En la actualidad, la mayoría de las firmas y de los departamentos legales saben qué es la gestión documental y cuál es su importancia en el campo jurídico.

Algunos ejemplos de la gestión documental se ven reflejados en los siguientes casos:

• Walmart Chile: el departamento legal de Walmart Chile debe trabajar en todos los procesos que van desde la negociación hasta la firma de un contrato con grandes y pequeños proveedores. Para lograrlo, Walmart realiza el proceso de gestión documental con la herramienta Webdox, un sistema de gestión documental (SGD) que les permite reducir los tiempos de trabajo y hacer seguimiento a los contratos.

• Rodríguez Angobaldo Abogados: esta firma jurídica no tenía una cultura de gestión de documentos, por lo que era difícil hacerle seguimiento a su información actualizada. Al aplicar la gestión documental y de información jurídica en línea a través de CaseTracking, empezó a ser mucho más fácil que los abogados pudiesen mantenerse actualizados en todo momento sobre sus procesos de litigio.

Sistemas de gestión documental

De acuerdo con el Informe de Tendencias Legales 2020, el 69% de los clientes prefiere trabajar con un abogado que pueda compartir sus documentos digitalmente, a través de sistemas de gestión documental vía online. De esta manera, aunque muchos clientes no tengan conocimiento sobre qué es gestión documental, sí entienden algunos de sus beneficios y los consideran como una ventaja competitiva al momento de elegir un abogado.

Los sistemas de gestión documental son herramientas especialmente diseñadas para digitalizar y administrar grandes cantidades de documentos y archivos jurídicos. Dicho esto, también es importante que sepas que el proceso de gestión documental puede ser realizado, en cierta medida, por herramientas que no son propiamente SGD. Veamos los siguientes casos:

• NetDocuments: es un SGD basado en la nube que permite crear, organizar y consultar documentos digitalizados. Este sistema cuenta con búsquedas avanzadas, permisos de acceso y la gestión de registros, manteniendo centralizada la información de millones de documentos en una plataforma dinámica y unificada.

• CaseTracking: es un software de legaltech que, a pesar de no ser un SGD, sí permite realizar una gestión documental de los casos jurídicos en desarrollo desde la nube. Para ello, CaseTracking se sincroniza vía online con las páginas de los Poderes Judiciales de distintos países, lo que permite gestionar los litigios de forma remota a través de internet. Cuando la información de los litigios es modificada, la herramienta actualiza automáticamente los datos de los expedientes.

En conclusión, entender qué es la gestión documental y su aplicación en el sector legal es sumamente importante para simplificar los procesos, ahorrar tiempo y mejorar la productividad de los letrados. Optimizar el proceso de gestión documental es un valor agregado para los clientes, quienes prefieren y valoran la digitalización de los documentos y su correcta gestión vía online.