5 formas de agilizar el proceso administrativo de una empresa

El proceso administrativo de una empresa y todas las actividades de gestión ordinaria se llevan una gran cantidad de tiempo de trabajo, haciendo que los empleados tengan que dedicar una parte de su jornada laboral a tareas que, aunque necesarias, no son productivas.

Sin embargo, hoy por hoy no es necesario invertir en estas tareas más tiempo del mínimamente imprescindible. Pero para poder agilizar estos trámites hay que hacer algunos ajustes en la forma de trabajar. Vamos a verlos.

New Call-to-action

Crear un plan de negocio

Es un documento en el que detallamos cuales son los objetivos de nuestro negocio y en él podemos especificar aquellos procesos que son más importantes y los que no lo son tanto. Esto nos permite ver de forma rápida cuáles son las tareas a las que debemos prestar la máxima atención y cuáles deberíamos automatizar.

Definir los KPI más importantes y cómo los vamos a medir

Los KPI financieros y los KPI de gestión ayudan a tener controlada la rentabilidad del negocio. Gracias a ellos resulta mucho más sencillo saber qué tareas son realmente rentables y establecer las prioridades de trabajo.

Definir los KPI que se van a medir y las herramientas usadas para ello es uno de los primeros pasos a dar si se quiere mejorar la eficacia del proceso administrativo en una empresa. Agilizan mucho la toma de decisiones y permiten detectar amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades.

Buscar las herramientas más adecuadas

La agilización de procesos pasa necesariamente hoy en día por la automatización de tareas de gestión que son muy necesarias pero a la vez actúan como ladronas de tiempo.

Al automatizar estas tareas el empleado dispone de más tiempo dentro de su jornada laboral para dedicarlo a aquellas obligaciones que de verdad son productivas y de las que se deriva un rendimiento económico.

En el sector jurídico esta forma de agilizar procesos administrativos ha llegado de la mano del software para firmas de abogados. Un buen ejemplo es la herramienta TimeBillingX, con la que los abogados pueden agilizar los procesos de ingreso de horas de trabajo dedicadas a cada cliente y de facturación.

Monitorear resultados

Las empresas operan en un entorno competitivo altamente cambiante y no pueden despistarse. Es necesario revisar de forma frecuente todos los procesos administrativos, de gestión y productivos que se llevan a cabo en la organización, para ver si hay margen para la mejora.

Aquí resultan de mucha utilidad los KPI a los que nos referíamos antes y las herramientas para agilizar procesos, haciendo que el trabajo de análisis y la toma de decisiones asociada a ese análisis sean mucho más rápidos y efectivos.

Reajustar los procesos cuando sea necesario

Es posible que un determinado ajuste en los procesos administrativos no esté dando los resultados esperados. O podría ocurrir que un cambio haya dado resultados positivos durante un tiempo y ahora haya dejado de hacerlo. En cualquier caso, si no se están consiguiendo los objetivos buscados, es momento de hacer cambios.

Esto nos lleva de nuevo a lo importante que es hacer una buena monitorización y comprobar los resultados de forma periódica. Solo así, si algo no está funcionando bien, se pueden hacer cambios antes de que la situación se agrave.

Los procesos administrativos de una empresa son algo muy dinámico y hay que estar constantemente pendiente de ellos para hacer los ajustes que sean necesarios. Pero si se tienen claros los pasos a dar, el proceso de agilización resulta mucho más sencillo y eficiente.

New Call-to-action

Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.