Proceso administrativo de una empresa: ejemplo y etapas

El proceso administrativo de una empresa y todas las demás actividades de gestión ordinaria exigen una gran cantidad de tiempo de trabajo. En el caso de las firmas, esto hace que socios y abogados tengan que dedicar una parte importante de su jornada laboral a tareas que, aunque necesarias, no son productivas a nivel de rentabilidad.

En este contexto, es fundamental agilizar todas las etapas del proceso administrativo de una empresa para poder realizarlas en el menor tiempo posible, y esto se puede lograr solo a través de la tecnología, especialmente con herramientas legaltech.

Sin embargo, antes de entrar a profundidad en el tema, veamos primero qué es el proceso administrativo de una empresa y cuáles son sus características.

Definición de proceso administrativo de una empresa

El proceso administrativo de una empresa se define como la gestión de todos los recursos internos (talento humano, medios tecnológicos, capital financiero, etc.) de la forma más eficiente y eficaz posible para alcanzar los objetivos del negocio.

Para las firmas de abogados, esto se traduce en actividades no jurídicas que requieren de una gran cantidad de tiempo. Como por ejemplo, uno de los tipos de procesos administrativos son los de facturación y cobranza, los cuales necesitan de un mayor esfuerzo cuando se gestionan numerosos proyectos y clientes.

Otro ejemplo de proceso administrativo en los estudios es la gestión del tiempo, la cual implica llevar un registro de las horas laboradas, así como de las actividades cobrables y no cobrables realizadas por los abogados. De esta forma, se puede valorar de manera objetiva el servicio que la firma ofrece a sus clientes. 

En ese mismo orden de ideas, también se encuentra la medición de la productividad y del rendimiento de la firma. Este es un proceso administrativo que se apoya en el registro de horas y de la facturación, lo cual permite identificar cuáles son los abogados, clientes y proyectos más rentables para el negocio. 

Características del proceso administrativo de una empresa

En el sector legal, las principales características del proceso administrativo de una empresa jurídica son las siguientes: 

• Requiere de mucho tiempo por parte de los abogados. Al no estar especializados en materia administrativa, a los letrados les toma una cantidad considerable de horas. En este caso, aquellas herramientas que automatizan el proceso administrativo suelen ser un apoyo importante. 

• Es dinámico. El proceso administrativo no es monótono ni homogéneo, cambia de acuerdo a los objetivos y las necesidades de la empresa. Por lo tanto, evaluarlo y analizarlo para optimizarlo debe ser un ejercicio frecuente dentro de las labores de la firma. 

• Es una actividad no cobrable para los abogados. Las horas que se dedican a este tipo de procesos son horas que se consideran improductivas, pues no generan ningún tipo de ganancia económica. Por lo tanto, reducir el tiempo y esfuerzo empleado en estas tareas a través de un sistema de control administrativo es una forma de mejorar la productividad laboral. 

• La intervención humana no siempre es necesaria. Gracias a los avances en legaltech los abogados tienen a disposición herramientas prácticas y especializadas que se encargan de automatizar y/o agilizar ciertas tareas repetitivas de las etapas del proceso administrativo de la empresa.

Etapas del proceso administrativo de una empresa

Las etapas del proceso administrativo de una empresa son:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control

Estas etapas del proceso administrativo funcionan de forma interrelacionada, ya que una siempre depende de las demás.

1. Planificación del proceso administrativo

La etapa de planificación del proceso administrativo tiene que ver con definir los objetivos que se esperan alcanzar y con establecer las estrategias y los métodos necesarios para lograr dichos objetivos. Así, en el documento del plan deben figurar todas las actividades futuras del proceso administrativo a desarrollar y los plazos de tiempo en las que se deben cumplir. Por ejemplo, una actividad puede ser “automatizar las tareas de facturación a clientes”.

2. Organización del proceso administrativo

La etapa de organización del proceso administrativo consiste en establecer quién, cuándo y cómo se encargará de cada tarea propuesta en la planificación hecha en el paso anterior. Esto significa que tienen que conformar grupos de trabajo en función de habilidades y capacidades, y cada grupo debe cumplir una función específica acorde al plan, de modo que todos en la firma puedan ayudar a que el proceso administrativo se desarrolle de manera sincronizada y sinérgica.

En esta etapa del proceso administrativo es importante también asignar a cada equipo las herramientas adecuadas para que puedan cumplir con sus asignaciones. Por ejemplo, una herramienta puede ser un sistema para generar facturas electrónicas.

3. Dirección del proceso administrativo

La etapa de dirección del proceso administrativo ya tiene que ver con la ejecución del mismo. Esta consiste en asignar a un socio de la firma para que se encargue de dirigir a todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido. 

Este responsable no se encarga solo de “mandar”, sino de liderar y apoyar al personal ante cualquier necesidad que tengan, solucionando los problemas que se puedan presentar en el camino.

4. Control del proceso administrativo

La etapa de control del proceso administrativo es cuando se comienza a supervisar el desarrollo del plan establecido. Esto a través de la medición y análisis de una serie de indicadores como son los KPI financieros y los KPI de gestión, los cuales ayudan a tener controlada la rentabilidad del negocio. Gracias a este tipo de indicadores resulta mucho más sencillo saber qué tareas, abogados y clientes son realmente rentables para la firma.

Esta etapa es muy importante porque las firmas modernas están operando en un entorno competitivo altamente cambiante, por lo que es necesario revisar de forma frecuente todos los procesos administrativos de la empresa para descubrir si hay margen para la mejora.

Aquí resultan de mucha utilidad los KPI a los que nos referíamos antes. Definir los indicadores que se van a medir y las herramientas que se van a utilizar para ello es uno de los primeros pasos a dar si se quiere mejorar la eficacia del proceso administrativo de una empresa. El análisis de los KPI es algo que mejora mucho la toma de decisiones y que permite detectar amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades.

Optimizar el proceso administrativo de una empresa

En la actualidad, agilizar las etapas del proceso administrativo de una empresa pasa necesariamente por la automatización de tareas. Al digitalizar y automatizar tareas repetitivas el abogado comienza a disponer de más tiempo dentro libre dentro de su jornada laboral, lo que le permite dedicarlo a aquellas obligaciones que de verdad son productivas y de las que se deriva un rendimiento económico, por ejemplo, obligaciones de carácter jurídico respecto a los clientes de la firma.

En el sector legal, la mejor forma de agilizar las etapas del proceso administrativo de la empresa es a través de plataformas legaltech. Un buen ejemplo es la herramienta TimeBillingX, con la cual no solo es posible automatizar diferentes tipos de tareas, sino que también permite mantener una monitorización analítica sobre la gestión de la firma de manera constante.

Hay que tener en cuenta que es posible que un determinado ajuste en los procesos administrativos no esté dando los resultados esperados, o podría ocurrir que un cambio que haya dado resultados positivos durante un tiempo ahora esté dejando de hacerlo. En cualquier caso, con el software TimeBillingX se puede realizar la medición de resultados y el análisis de la productividad en todos los niveles para detectar puntos de mejora.

Ejemplo de proceso administrativo de una empresa

Como ejemplo de proceso administrativo de una empresa podemos destacar el de la firma peruana Barrios & Fuentes Abogados, la cual tenía una fuerte limitación en el manejo sincronizado de las diferentes plataformas tecnológicas ya implementadas. Esto traía como consecuencia que cada uno de los sistemas no se comunicara de forma eficiente con los otros, afectando así el flujo de información, la toma de decisiones y el análisis del rendimiento de los proyectos por parte de los abogados.

Al implementar la herramienta TimeBillingX, la firma pudo desarrollar un control absoluto sobre todo el flujo de información del proceso administrativo de la empresa jurídica. Esto gracias a que la versatilidad de la herramienta permitió su sincronización perfecta con los demás sistemas utilizados por la firma, centralizando así toda la información en los dashboards de la plataforma.

Al igual como lo hizo Barrios & Fuentes Abogados, todas las firmas pueden aprovechar las funcionalidades de TimeBillingX para reducir los márgenes de error, estandarizar procesos, optimizar la carga de trabajo de cada profesional, automatizar tareas administrativas y realizar análisis de inteligencia de negocio.