Análisis de rentabilidad: ¿cómo se realiza? (Ejemplo)

Saber cómo se realiza el análisis de rentabilidad es algo necesario para todas las firmas de cualquier tamaño. Indistintamente de la cantidad de socios, abogados, clientes y proyectos, los despachos deben tener un control absoluto sobre sus finanzas. Esto con el objetivo de disponer a la mano de datos objetivos y verídicos sobre el rendimiento del negocio que permitan diseñar mejores estrategias para la captación y retención de clientes, para el aumento de la productividad de los abogados, y para optimizar las políticas de tarifas y cobros.

Debes tener en cuenta que alcanzar márgenes de beneficios altos no es tarea fácil. Te será necesario identificar fugas de dinero, oportunidades de ahorro y áreas de mejora que puedan generar mayores ingresos. Ante esta situación, te será de gran ayuda analizar diferentes ejemplos de análisis de rentabilidad para tener buenas referencias sobre cómo proyectar un negocio hacia una mejor situación económica.

¿Qué es el análisis de rentabilidad?

El análisis de rentabilidad es el proceso de evaluar la relación entre los ingresos y los costos de la firma. Esto implica el seguimiento y la medición de los ingresos generados por los servicios legales ofrecidos, así como la identificación y el control de los costos asociados a la prestación de dichos servicios. Una firma es rentable siempre y cuando los ingresos superen a los costos.

En cuanto a estos costos en el análisis de rentabilidad, nos referimos, por ejemplo, a aquellos asociados a las áreas de: personal (salarios y beneficios de los abogados, empleados de apoyo y administrativo), gastos generales (alquiler de oficina, suministros, servicios públicos), marketing y publicidad, tecnología y equipos, capacitación y formación, entre otros.

Al evaluar las causas de todos los costos, la firma logra identificar áreas donde puede reducir gastos y mejorar la eficiencia operativa, lo que permitirá aumentar su rentabilidad.

Pensemos, por ejemplo, en una firma de abogados que, para poder desarrollar su labor, debe tener una plantilla formada por buenos juristas y posiblemente alguien que se encargue de las tareas de recepción de llamadas y atención a los clientes. Pero también va a necesitar recursos materiales tan variados como mobiliario, equipos informáticos, papel, impresoras, tóner para las impresoras, bolígrafos, etc.

Para que un negocio funcione es necesario gastar dinero. Lo que hace un análisis de rentabilidad de una empresa jurídica es decirnos si el beneficio económico obtenido por la actividad empresarial es suficiente para cubrir los gastos que la misma ocasiona. Pero no se trata solo de cubrir gastos, para poder hablar realmente de rentabilidad, lo ganado debe superar el importe de lo gastado: debe haber una ganancia económica.

Obtener estos datos no es complicado si conocemos bien los múltiples ejemplos de KPIs e indicadores financieros que debemos monitorizar.

¿Cómo se realiza un análisis de rentabilidad?

La pregunta que toda firma de abogados debería plantearse es: “¿qué se puede hacer mejor, o de manera más eficiente y más rentable, que cualquier otra firma?”. Realizar un análisis de rentabilidad de la firma significa medir el desempeño de los abogados y el personal.

Un enfoque en la rentabilidad remodela las operaciones de la firma de abogados y la gestión de sus activos. Así, mediante el análisis se consigue distinguir entre ingresos “buenos” y “mediocres”; y se aprende cómo cambiar el diálogo de “horas e ingresos” a “ingresos y ganancias”.

Independientemente de si las firmas de abogados cobran por contingencia, tarifa plana o por hora, deben hacer una medición de la productividad para comprender su rentabilidad. Pero ¿Cómo conseguirlo? Y, aún más importante, ¿de qué modo convertir esa productividad en ingresos para la firma?

Convertir el tiempo en dinero comienza con saber cómo calcular la rentabilidad, lo cual se hace analizando los siguientes elementos:

Cuentas pendientes de cobro en el análisis de rentabilidad

El seguimiento de los saldos pendientes de cuentas por cobrar resulta fundamental para hacer un análisis de rentabilidad financiera de la firma. Se trata de una métrica que está directamente relacionada con el desempeño del abogado y es un verdadero indicador de si los clientes están satisfechos con la prestación de servicios.

Los altos saldos pendientes de cobro podrían ser una indicación de clientes descontentos que se niegan a pagar sus facturas porque cuestionan el valor que han recibido. Además de ser indicio del mal desempeño del abogado y la insatisfacción del cliente, también pueden ser indicativos del mal desempeño del personal de facturación y cobranza de la firma, por causas como facturas generadas, pero no enviadas para pago, discrepancias en facturas o ineficiencias en el proceso de cobranza.

En este contexto, la tecnología es amiga de la gerencia cuando se trata de rastrear cuentas pendientes y evitar problemas de impago.

Análisis de rentabilidad del tiempo registrado vs honorarios cobrados

¿Sabe tu firma cuánto tiempo registra un abogado en comparación con los honorarios recaudados? Para llegar a este porcentaje solo hace falta calcular las tarifas registradas divididas por las tarifas cobradas durante el análisis de rentabilidad.

Cuando no se registra el cien por ciento del tiempo facturable, puede ser una indicación de que existen problemas. Algunos desafíos comunes de productividad que causan esta desviación tienen que ver con que los clientes no ven el valor en el tiempo registrado y desafían las tarifas reclamadas, que el total de tiempo registrado o una parte sea cancelado por razones de negocio, que haya trabajo duplicado, que existan problemas relacionados con los precios o que el trabajo no se facture a tiempo.

A este respecto, al realizar el análisis de rentabilidad del cliente es importante prestar atención a las tendencias observadas, ya que pueden ser indicativas de problemas que impidan que los abogados sean conscientes del total de su tiempo facturable.

Análisis de rentabilidad del tiempo que cada abogado dedica a sus clientes

Medir la tasa de utilización de un abogado es fundamental para comprender su productividad. Es una medida que revela cuánto tiempo se dedica al trabajo facturable para los clientes. En el análisis de rentabilidad del cliente, este factor se expresa como un porcentaje y se calcula dividiendo las horas facturables de un abogado por el total de horas trabajadas.

Aunque los abogados deben dedicar parte de su tiempo a asuntos administrativos, para obtener la máxima productividad su objetivo debe ser que su tasa de utilización sea lo más cercana posible al 100 por ciento. Para una medición del desempeño de manera más efectiva, esta tasa debería ser monitoreada mensual, trimestral y anualmente.

Otra causa de las bajas tasas de utilización puede ser la tecnología inadecuada para capturar el tiempo facturable. A menudo, la consecuencia de no contar con una solución de gestión de buenas prácticas es que el tiempo facturable no se captura o, si se captura, nunca se factura. Por lo tanto, tener bajas tasas de utilización puede ser una señal de que la firma necesitaría invertir en tecnología más adecuada. Las firmas de abogados que aprovechan la tecnología de esta manera son más hábiles para rastrear el desempeño de los abogados y abordar cualquier desafío de productividad.

Ten en cuenta que el aumento de los ingresos es mucho más que la reducción de costes, y eso lo demuestra el análisis de rentabilidad. Medir la rentabilidad significa medir también la productividad y el rendimiento, y aceptarlo es el primer paso para empezar a medir los indicadores de rendimiento clave correctos y obtener el control del destino de la firma de abogados.

Fórmulas para el análisis de rentabilidad

No hay una única fórmula para el análisis de rentabilidad, sino que podemos usar varias en función de los datos que queramos obtener. En este caso nos vamos a centrar en las dos fórmulas de rentabilidad más habituales, el ROA y el ROE.

Fórmula de rentabilidad ROA

El ROA (Return on Assets o Retorno sobre Activos) es una variable que nos indica la rentabilidad que le proporciona cada activo a la empresa. Dicho de otro modo, haciendo este cálculo en el análisis de rentabilidad financiera podemos saber cuántos dólares ganamos por cada dólar invertido en un activo.

Para ello, aplicamos la fórmula: 

ROA = (beneficio después de impuestos – valor contable del activo) x 100%

Esto nos ayuda a determinar qué activos son más rentables y, por tanto, cuáles son los que hay que potenciar. Retomando de nuevo el ejemplo de la firma de abogados, es fundamental saber cómo de rentable es cada uno de los profesionales que trabajan en ella. 

Es cierto que medir la productividad en un empleo que consiste en la prestación de un servicio es algo complicado, pero la tecnología puede ayudar. Un software especializado para abogados permite ver rápidamente cuánto tiempo ha dedicado cada abogado a sus clientes y cuánto dinero ha generado a la firma en un período de tiempo determinado para, con base en esa información, diseñar estrategias para mejorar la productividad.

Fórmula de rentabilidad ROE

El ROE (Return on Equity o Retorno sobre el Patrimonio) es uno de los indicadores en el análisis de rentabilidad financiera que más interesa a los socios, accionistas e inversionistas, ya que permite saber cuál es la rentabilidad obtenida por la inversión realizada. Para ello se usa la fórmula:

ROE = (beneficio después de impuestos – valor contable de los fondos propios) x 100%

En este sentido, el ROE muestra la capacidad de la firma para generar beneficios para sus socios a partir del capital invertido. Un ROE alto indica que la firma está generando beneficios significativos en relación con el capital invertido, mientras que un ROE bajo sugiere que la firma puede estar generando menos beneficios en comparación con la cantidad de capital invertido por sus socios.

Métodos para el análisis de rentabilidad

A continuación, te mostramos dos métodos para el análisis de rentabilidad más utilizados por las firmas de abogados en la actualidad:

Análisis de rentabilidad en Excel

El análisis de rentabilidad en Excel implica utilizar una hoja de cálculo en este programa para realizar los cálculos respectivos que ya hemos descrito anteriormente. Excel se trata de una de las herramientas más utilizadas para tal fin, sin embargo, debes saber que utilizar Excel como plataforma para el análisis financiero presenta grandes desventajas. Veamos:

• El manejo de hojas de cálculo aumenta la posibilidad de errores humanos en la entrada de datos y fórmulas.
• Este software presenta limitaciones en la capacidad de procesamiento de datos para grandes conjuntos de información.
• Excel no permite una buena integración con otras herramientas y sistemas financieros.
• Es muy difícil realizar análisis avanzados y visualizaciones de datos complejos.

Además, el uso de Excel por parte de abogados para el análisis de rentabilidad puede resultar tedioso y consumir mucho tiempo para tareas que pueden ser automatizadas o realizadas de manera más eficiente utilizando herramientas especializadas en gestión financiera.

De hecho, en el mercado legaltech hay programas de gestión financiera diseñados específicamente para firmas de abogados, tal como te lo explicamos en el siguiente punto.

Calculadora de rentabilidad

Un software para el análisis de rentabilidad ideal para firmas de abogados es TimeBillingX. Se trata de un sistema que digitaliza el registro de todas las actividades que realizan los abogados durante sus jornadas laborales. Con base en ese registro, el sistema hace un análisis automatizado sobre cuáles son las tareas rentables y las no rentables que han desarrollado los abogados durante cada una de sus horas de trabajo.

Al hacer ese análisis, TimeBillingX genera un informe donde podrás observar una variedad de indicadores sobre los niveles de productividad y de rentabilidad de cada profesional. Además, también dispondrás de un análisis de rentabilidad del cliente, donde podrás darte cuenta de cuáles son los clientes que más ganancias le aportan a la firma.

La potencia y la precisión de este software son tan altas, que TimeBillingX ha registrado y procesado en total más de 7 mil millones de horas laboradas por abogados de toda América Latina.

Ejemplo de análisis de rentabilidad de una empresa

Un excelente ejemplo de análisis de rentabilidad los tenemos con el despacho Wachtell, Lipton, Rosen & Katz. Se trata de una de las firmas más exitosas del mundo, la cual es reconocida, entre muchas otras razones, por ser la responsable de liderar jurídicamente los procesos de M&A más importantes y cuantiosos del planeta. Por ejemplo:

• Vodafone Group – Verizon Communications (130 mil millones de dólares).
• Bristol-Myers Squibb – Celgene (98 mil millones de dólares).
• AbbVie – Allergan (83 mil millones de dólares).
• Charter Communications – Time Warner Cable (78,7 mil millones de dólares).
• Express Scripts – Cigna (67 mil millones de dólares).
• EMC – DELL (67 mil millones de dólares).
• BB&T Corporation – SunTrust Banks (66 mil millones de dólares).

La manera de cómo trabajan los abogados de Wachtell para ser productivos y rentables ha sido tan bien desarrollada y perfeccionada en el tiempo que le ha permitido a la firma:

• Mantener operaciones jurídicas en los 5 continentes, a pesar de poseer una única oficina en el mundo (en Nueva York).
• Aceptar sólo los casos legales de gran complejidad, con el objetivo de fomentar la innovación jurídica en sus procesos. De hecho, en Wachtell es donde se han creado las innovaciones de las fusiones transfronterizas de capital, la hipoteca a través de los valores y las poison pills.
• Un aspecto interesante sobre este ejemplo de análisis de la rentabilidad es que la firma tiene un método de cobro sobre un porcentaje de la cuantía total de los procesos de M&A que desarrolla. De aquí que los socios de la firma ganen más de 3 millones de dólares al año.

Para lograr estos atributos que hacen de Wachtell una firma única, su estrategia de productividad y de optimización del tiempo se fundamenta en evitar a toda costa que sus abogados desperdicien sus horas en cualquier tipo de tareas que no sean críticas a nivel jurídico. 

Por ejemplo, cada abogado cuenta con un equipo de personas que se encarga de leer los documentos. Así, el letrado no gasta de forma innecesaria parte de su tiempo en revisar escritos para encontrar erratas. De igual manera, todas las secretarias tienen turnos doblados. Así, el letrado siempre cuenta con una secretaria disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

En este sentido, Wachtell maximiza la eficiencia, la eficacia y la productividad de sus letrados al fomentar una cultura interna en la que el abogado estará disponible única y exclusivamente para las tareas jurídicas complejas. A diferencia de otras firmas, que no tienen una estrategia de productividad correcta debido a que sus abogados gastan parte de su tiempo en labores administrativas, comerciales, entre otras. 

Las firmas convencionales, aquellas que no están en el top mundial como Wachtell, deben adaptar sus métodos de funcionamiento según sus capacidades internas acordes a los resultados de un análisis de rentabilidad.

Esto significa que, por ejemplo, si tienen que invertir mucho dinero en contratar una gran cantidad de secretarias para que los letrados dejen de gastar tiempo en tareas no jurídicas, entonces no se está alcanzando un nivel correcto de eficiencia. Ya que si bien es cierto que el abogado podrá dedicarle el 100% de su tiempo a los procesos jurídicos, también es cierto que la firma tendrá que dedicar muchos más recursos económicos en hacerlo posible.

Entonces, lo que se ahorra en tiempo se gasta en dinero, mejorando la efectividad de la firma, pero sacrificando la eficiencia.

En cambio, una excelente manera de mejorar los resultados del análisis de rentabilidad de los abogados es incorporando en las firmas los sistemas digitales necesarios para automatizar todas aquellas labores que no son jurídicamente vitales. Así, con los programas de automatización correctos, una firma pequeña o mediana puede alcanzar la misma eficiencia y productividad que una firma grande. 

Es importante mantener siempre un registro preciso de todas las horas que trabaja cada abogado, con el objetivo de poder compararlas con las horas que son finalmente facturables y determinar así los niveles de eficiencia y de productividad a través de un análisis de rentabilidad.

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Preguntas frecuentes sobre análisis de rentabilidad

Publicado originalmente el 24 de febrero de 2020  y actualizado el 22 de mayo de 2023