Medición de la productividad: ejemplos y cómo se mide

En las firmas jurídicas, un aspecto clave para la medición de la productividad es el registro de horas de trabajo y el diseño de indicadores clave de rendimiento. Gestionar las horas laborales no se trata de ejercer un control sobre los abogados, sino del método más eficaz que existe para identificar de qué manera el personal puede ser más productivo y, por tanto, cómo hacer el negocio más rentable.

Al final, todos los profesionales del derecho quieren, y necesitan, dedicarles más tiempo a sus procesos jurídicos, pero a veces se ven agobiados por tareas internas de facturación, cobros, administración, etc. Así, a falta de establecer indicadores para medir la productividad y de calcular las horas trabajadas, se genera un desconocimiento absoluto en toda la firma sobre cómo se están invirtiendo las horas laborales de forma diaria.

Por lo tanto, lo primero que se debe hacer si se quiere lograr una efectiva medición de la productividad en una firma es el registro de horas de trabajo, ya que medir el tiempo es lo único que permitirá desarrollar estrategias para una correcta gestión de las horas de trabajo. Debemos tener en cuenta que mientras mejor invierta su tiempo un abogado, más rentable será como profesional, tanto para sí mismo como para la firma para la cual trabaja. De aquí la extrema importancia de contar con un software de productividad.

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Importancia de la medición de la productividad

Para comprender la extrema importancia de la medición de la productividad empresarial hay que saber lo siguiente: la rentabilidad de toda empresa, incluso de las firmas de abogados, varía en función de qué tan productiva es a nivel de negocios.

Esto al considerar que el rendimiento empresarial viene determinado por la gestión tanto de los recursos utilizados como del tiempo invertido en producir un servicio facturable. Por lo tanto, mientras se implementen más estrategias para mejorar la productividad, más se puede llegar a facturar y más rentable será el negocio. 

En este sentido, la medición de la productividad empresarial es el único proceso capaz de decirnos cómo de bien (o de mal) estamos empleando nuestros recursos y nuestras horas laborales, y esto se logra solo a través de un exhaustivo control del tiempo de trabajo. De esta manera, podemos identificar todos aquellos puntos débiles en nuestra gestión, que se traducen en puntos de improductividad y que nos imposibilitan llegar a ser más rentables.

Por ejemplo, de acuerdo con el informe Legal Trends Report, de las 8 horas laborables al día en una firma jurídica, los abogados solo son productivos durante el 33% de esas horas. El otro 67% del tiempo es dedicado a tareas no facturables.

Este ejemplo de medición de la productividad revela que los letrados suelen ser mucho más improductivos que productivos en su día a día, debido a que se ven obligados a estar realizando de forma manual una gran variedad de tareas que no son jurídicamente relevantes, como aquellas relacionadas con la facturación y el cobro a clientes que, aunque son importantes para el negocio, le quitan tiempo al profesional del derecho.

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La buena noticia es que, precisamente, gracias a los instrumentos e indicadores para la medición de la productividad los abogados logran identificar cuántas horas de trabajo no están siendo facturables. Así, mediante un contador de horas, pueden tomar acciones inmediatas para solventar la situación y dedicar más horas a tareas facturables y que, por lo tanto, aumentan la rentabilidad.

Indicadores para la medición de la productividad

Antes de definir los indicadores para la medición de la productividad, es buena idea buscar aquellos que más contexto aportarán. Por ejemplo, si solo se mide la facturación, las conclusiones que se saquen sobre la medición del desempeño pueden estar equivocadas o incompletas.

Es lo que sucedería, por ejemplo, al comparar a dos de los abogados de la firma que obtienen la misma cifra, cuando, en realidad, uno ha invertido mucho más tiempo que el otro en ganar esa cuantía, ya que ha perdido tiempo en tareas no facturables, o no ha sido capaz de encontrar la justificación para sumar ciertas tareas realizadas al presupuesto.

Ahora bien, para realizar una medición de la productividad sobre la base de las horas trabajadas es conveniente generar diferentes indicadores. A continuación:

1. Horas trabajadas promedio por abogado en un periodo (día, mes, año). Detalle por abogado. Muestra el nivel de producción de la firma y cada una de sus partes (áreas, equipos, profesionales).
2. Horas trabajadas a nivel total de la firma por periodo (mes, trimestre, semestre, año). Muestra el nivel de utilización de la capacidad instalada. Muestra el nivel de uso de las horas disponibles al interior de la firma.
3. Horas trabajadas según tipo de cobro. Mide la realización del precio cobrado real comparado con el precio esperado. Refleja, en parte, la calidad del proceso de cotización según el tipo de cobro y la capacidad para obtener un precio adecuado por trabajos que no son cobrados por hora.

Bajo este contexto sobre las horas trabajadas, al implementar diferentes ejemplos de medición de la productividad hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Los criterios de anotación de horas pueden tener indefiniciones. Para ello hay que desarrollar un protocolo de anotación de horas estricto y preciso.
• Una anotación correcta de las horas trabajadas debe considerar el descuento de horas “castigadas” que el socio defina como ajuste, por considerar actividades cuya asignación es excesiva.
• Cada caso trabajado puede tener formas de cobro diferentes (se debe medir incluso cuando el cobro al cliente no sea por hora). Por tanto, su tratamiento y análisis debe ser diferente, buscando reconocer el precio efectivo por hora que se está cobrando.

Otros indicadores de productividad

Aparte de los ya mencionados, otros indicadores para medir la productividad que son también muy efectivos en las firmas son los siguientes:

• Número de nuevos clientes por mes
• Número de casos cerrados
• Ingresos facturados frente a ingresos cobrados
• Gastos mensuales
• Tráfico de la web
• Puntajes de satisfacción del cliente
• Número de conversiones por mes
• Puntuaciones de satisfacción de los empleados
• Tasa de crecimiento de clientes
• Ganancia promedio por cliente
• Proporción de abogado por cliente
• Número de referencias online de la firma
• Promedio de estrellas en las reseñas
• Tasa de retención de clientes
• Total de ingresos
• Retorno de la inversión
• Monto facturado en proporción al número de horas facturables trabajadas
• Cuentas por cobrar pendientes
• Antigüedad de las cuentas por cobrar

El uso de estos ejemplos de KPI e indicadores dependerá de las necesidades y de las características particulares de tu firma y de las dinámicas de trabajo de los equipos de socios y abogados.

Métodos de medición de la productividad empresarial

En el mercado existen múltiples herramientas e instrumentos de medición de la productividad en una empresa. Sin embargo, para las firmas jurídicas es mejor implementar un sistema de medición especialmente diseñado para la gestión legal. Por ejemplo, TimeBillingX. Recordemos que en nuestro sector no podemos utilizar las mismas herramientas para medir la productividad de un empleado como en otro tipo de empresas.

TimeBillingX es un software jurídico que funciona como instrumento de medición de la productividad a través de módulos de business intelligence, reportes semanales de avance y control de horas laboradas por cada abogado, cliente y proyecto.

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Además, este sistema también ayuda a aumentar la productividad laboral y rentabilidad de toda la firma. Esto mediante funciones de facturación electrónica, gestión de cobros, control de gastos, administración de tarifas, entre otras que impulsan la optimización del tiempo de trabajo.

Ejemplo de medición de la productividad

Un ejemplo de medición de la productividad es el de Dentons Cárdenas & Cárdenas, filial colombiana de Dentons, la firma de abogados más grande del mundo, ya que cuenta con más de 8 mil profesionales del derecho a nivel internacional.

Dentons Cárdenas & Cárdenas es uno de los mejores ejemplos de medición de la productividad debido a que desde hace años cuenta con el software TimeBilling, a través del cual la firma logra mantener una monitorización constante del rendimiento de todos los involucrados (socios, abogados y clientes), de la medición de resultados del trabajo invertido y de la optimización del tiempo.

“TimeBilling nos ha permitido medir tanto el rendimiento de los profesionales como el rendimiento de los clientes”.

Francisco López. Director administrativo y financiero de Dentons Cárdenas & Cárdenas.

¿Cómo mejorar la productividad empresarial?

Después de ver un ejemplo de cómo se mide la productividad en las firmas, es importante saber también cómo podemos mejorarla. En resumen, como parte de los consejos de productividad para abogados, estas serían las acciones que puedes seguir para impulsar el rendimiento de tu firma:

1. Contar con una planificación diaria de actividades que permita desarrollar el trabajo con concentración. Esta planificación diaria es esencial para la productividad de cualquier abogado. Al organizar su día, un abogado puede establecer objetivos claros y definir las tareas que se deben completar. Además, es importante evitar “picotear” trabajos, es decir, realizar varias tareas a la vez, ya que esto reduce la capacidad de concentración y aumenta la posibilidad de errores. En este sentido, lo recomendable es dedicar un tiempo específico a cada tarea, y terminar una antes de comenzar otra. Para ello, el profesional puede priorizar las tareas según su importancia y urgencia, lo que le permitirá enfocarse en los casos que requieren su atención inmediata. Al trabajar de esta manera, el abogado puede aumentar su productividad y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de su trabajo.

1. Contar con el soporte de información adecuada con el fin de realizar el trabajo eficientemente. Contar con software de respaldo de tal forma que el abogado o profesional cuente con la información ad-hoc con facilidad y rapidez. Es importante que la firma disponga de un sistema de gestión de información efectivo, que permita a los abogados buscar y recuperar información de manera rápida y sencilla. Además, el uso de software especializado puede ser muy útil para los profesionales, ya que les permite automatizar tareas y aumentar la eficiencia en la realización de su trabajo. Por ejemplo, existen programas que facilitan la redacción de documentos legales, permitiendo a los abogados ahorrar tiempo y enfocarse en otras tareas importantes.
2. Hacer un seguimiento estricto de los procesos de cada caso. El seguimiento riguroso de los procesos de cada caso es fundamental para la productividad de una firma. Los abogados deben ser capaces de mantenerse al tanto de los detalles de cada proceso judicial y cumplir con los plazos establecidos. Por lo tanto, es necesario establecer un sistema de seguimiento que permita a los abogados saber en qué etapa se encuentra cada caso y qué tareas se deben realizar a continuación. De esta manera, los letrados logran evitar retrasos y se aseguran de que los juicios y las diligencias se resuelvan de manera oportuna.
3. Desarrollar el trabajo de forma correcta, porque cualquier paso equivocado genera la necesidad de rehacer el trabajo. Esto genera costos altos y caída fuerte de la productividad ya que afecta el trabajo de varias personas. En este sentido, es fundamental que los abogados presten atención a los detalles y revisen su trabajo con cuidado antes de enviarlo. Una buena opción es que los abogados puedan trabajar en equipo y solicitar la revisión de otros colegas para asegurarse de que el trabajo se realiza correctamente.
4. Distribuir el trabajo considerando un equilibrio de carga en los equipos, de forma adecuada, en los profesionales ad-hoc según la complejidad del trabajo (socio – asociado senior – asociado). Hay que entender que un equipo de trabajo equilibrado asegura que todas las tareas se completen de manera eficiente y efectiva, ya que cada abogado puede trabajar en su área de experiencia y con el nivel de responsabilidad adecuado. Por ejemplo, un caso complejo puede requerir la participación de un socio, mientras que una tarea más simple puede ser realizada por un asociado o un asociado senior. La distribución adecuada del trabajo también ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y la posible disminución de la calidad, que puede ocurrir cuando los abogados tienen demasiadas tareas asignadas. Además, esto puede ayudar a evitar la fatiga y el agotamiento de los profesionales, lo que puede tener un impacto negativo en su salud mental y física.

La medición de la productividad tiene relación directa con la cantidad de trabajo captada. A mayor cantidad de trabajo la productividad tiende a crecer. Sin embargo, hay que evitar el colapso por exceso de carga de trabajo buscando mantener un equilibrio entre carga de trabajo y equipos disponibles. 

Preguntas frecuentes sobre medición de la productividad

Publicado originalmente el 24 de septiembre de 2021  y actualizado el 18 de mayo de 2023