Procesos administrativos: tipos, ejemplos y cómo agilizarlos

El éxito de una firma no depende únicamente del profesionalismo de sus abogados, también es necesario llevar una correcta gestión de todos los recursos internos a través de diferentes tipos de procesos administrativos. En este sentido, el tiempo es el activo más importante para los letrados, pero al tratarse de un recurso intangible su administración suele tornarse compleja. 

Sin embargo, esa complejidad puede reducirse en gran medida al utilizar las metodologías y tecnologías adecuadas como los sistemas de control administrativo, ya que es vital llevar la gestión del tiempo de la manera más cuidadosa posible, porque se trata de un recurso que afecta de manera directa a diferentes procesos administrativos empresariales relacionados con la productividad, la rentabilidad y la contabilidad.

Importancia de los procesos administrativos en una empresa

La mayor importancia de los procesos administrativos está en que, depende de cómo estos se ejecuten, pueden ayudar a mejorar la competitividad y la rentabilidad del negocio. Como hemos dicho, más allá del profesionalismo de los abogados, hay que tener en cuenta que una firma es un negocio en todo el sentido de la palabra, por lo que hay que administrarla bajo modelos de gestión empresarial que busquen maximizar las utilidades y el crecimiento, y optimizar la gestión de costos.

En este contexto, mientras más transparentes y efectivos sean los procesos administrativos de control de productividad, cotización, facturación y cobro, la firma podrá satisfacer de una mejor manera las necesidades de sus clientes. Además, esta podrá dejar de reducir los precios de sus servicios, de realizar cotizaciones desfavorables, de verse afectada por facturas impagas, etc.

Tipos de procesos administrativos en una firma, ¿cómo agilizarlos?

Los diferentes tipos de procesos administrativos en una empresa jurídica trabajan como un engranaje para aprovechar al máximo los recursos internos (talento humano, capital financiero, tiempo de trabajo, tecnologías, etc.) y conseguir los mejores resultados posibles.

Por lo tanto, a continuación explicamos los principales tipos de procesos administrativos con ejemplos dentro de una firma: 

1. Procesos administrativos de gestión de tiempos

Partiendo del hecho que el tiempo es el activo más importante en una firma, es necesario llevar a cabo el proceso administrativo de contar las horas laboradas por cada abogado, cliente y proyecto. De esta manera, la firma podrá revalorizar de manera adecuada sus servicios de cara a los clientes y, además, tendrá la posibilidad de medir los resultados de la rentabilidad que aportan precisamente cada abogado, cliente y proyecto.

Ejemplo de procesos administrativos de gestión de tiempos

La firma peruana Rodríguez Angobaldo Abogados necesitaba tener un mayor control sobre las actividades y el rendimiento de su equipo. Debido a esto, implementó una herramienta de gestión de tiempos y productividad para realizar una medición objetiva y precisa del trabajo de los abogados. Ahora, con la digitalización de este proceso administrativo, la firma es capaz de visualizar quién dedica más tiempo en cada uno de los proyectos, para así sacar reportes automatizados de business intelligence que permitan analizar los niveles de productividad.

2. Procesos administrativos de facturación

La facturación es uno de los procesos administrativos que más tiempo le consumen a los abogados, ya que se trata de una actividad no jurídica que suele ser lenta y manual, lo cual se complica cuando la firma gestiona gran cantidad de proyectos que deben ser facturados. Por este motivo, en la actualidad ha tomado un gran auge la facturación electrónica, que consiste en la digitalización y, en muchos casos, en la automatización de este proceso administrativo.

Ejemplo de procesos administrativos de facturación

La firma chilena Bofill Mir & Alvarez Jana Abogados implementó una herramienta del legaltech para automatizar sus procesos administrativos de facturación electrónica. Así, hoy en día, la facturación la realizan a través de una revisión automatizada de todas las tareas cobrables que han realizado y que han quedado registradas en el sistema, sin importar cuán grande sea la cantidad de proyectos por facturar, ya que la creación y el envío de facturas se puede realizar de forma masiva.

“El proceso de facturación se hace en tan solo unos minutos, ya que toda la información está en el sistema. Hemos mejorado nuestra gestión de cobranza con nuestros clientes y tener toda la información a un solo clic”.

Octavio Bofill. Socio en Bofill Mir & Alvarez Jana Abogados.

3. Procesos administrativos de cobros

Los procesos administrativos de cobros deben estar atados a una política general de cobranzas. Es decir, la firma debe definir si cobrar por horas, tarifas fijas, suma alzada, retainer, entre otros métodos. Las plataformas de gestión de cobros masivos a clientes pueden ayudar a optimizar y agilizar esta etapa administrativa de forma automatizada.  

Ejemplo de procesos administrativos de cobros

Turanzas, Bravo & Ambrosi Abogados es una firma mexicana que buscaba una mayor transparencia en sus cobranzas de cara a los clientes. Para lograrlo, la firma comenzó a usar una herramienta especializada en simplificar y automatizar los procesos administrativos de cobranzas, lo cual le ha permitido disfrutar de una mayor agilidad al realizar esta tarea. Además, ha logrado aportar mucha más transparencia de cara al cliente, quien a través de los reportes de la herramienta puede visualizar un desglose detallado y preciso de las horas de trabajo jurídico que se le están cobrando.

En conclusión, las firmas dependen de la buena gestión empresarial de sus recursos y, para lograrlo, los distintos tipos de procesos administrativos son necesarios. Sin embargo, cuando estas tareas son realizadas de forma manual por los mismos letrados, ocurren diversos percances como, por ejemplo, un mayor margen de error en la gestión administrativa y menor disposición de tiempo para realizar tareas jurídicas rentables para la empresa. 

Por tanto, con la implementación de tecnologías como TimeBillingX, las firmas pueden automatizar el registro de horas, facturación y cobros, como también optimizar los procesos de cotización y de control de la productividad. Gracias a TimeBillingX, los abogados pueden concentrarse en sus labores jurídicas, dejando los procesos administrativos a sistemas automatizados, precisos y altamente efectivos.