Ventajas de implementar un sistema de control administrativo

En todas las empresas hay una serie de tareas administrativas que son imprescindibles para el buen funcionamiento de las compañías, pero que se pueden convertir en una traba a la rentabilidad si no se gestionan bien. Por eso, implementar un sistema de control administrativo se está convirtiendo en una tendencia a nivel mundial

¿Qué es realmente el sistema de control administrativo?

Se trata de un conjunto de medidas cuyo objetivo final es proteger los recursos de la empresa evitando negligencias o fraudes, detectando también todo tipo de desviaciones y errores que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos.

El compliance es una medida de control administrativo, pero también lo es la automatización de ciertos procesos como la facturación.

Algunas empresas apuestan por un sistema de control administrativo basado en empoderar al empleado y darle más autonomía para tomar ciertas decisiones. Un claro ejemplo es la cadena de hoteles Ritz-Carlton, en la que los empleados pueden tomar por sí mismos decisiones que mejoren el bienestar de los clientes siempre que el coste para la empresa no supere los 2.000 dólares.

En otros casos se opta por implementar un sistema de control administrativo a través de tecnología. Un ejemplo es el software TimeBillingX, orientado específicamente al sector jurídico y que ya están usando más de 1.000 firmas de abogados a nivel mundial.

A través de este software se automatizan tareas de carácter administrativo como la gestión de las horas de trabajo dedicadas a cada cliente, agilizando a la vez el proceso de facturación y permitiendo que los responsables de la firma puedan conocer la productividad de cada uno de los empleados sin tener que recurrir a complejos informes.

Ventajas de implementar un sistema de control administrativo

Centrándonos ahora específicamente en el ámbito jurídico, vamos a ver qué ventajas tiene el uso de sistemas de control administrativo.

Agiliza los procesos de contabilidad

Como hemos señalado antes, al automatizarse la gestión de las horas de trabajo de los abogados el proceso de facturación es mucho más rápido. Esto implica que las facturas están listas antes y por tanto antes se van a cobrar.

Por otro lado, la misma herramienta usada para facturar se encargará de registrar el pago de la factura, reduciendo la carga de trabajo del personal de contabilidad y permitiendo que estos profesionales puedan dedicarse a tareas más productivas.

Permite conocer mejor a los clientes

Un software especializado en procesos administrativos propios de una firma de abogados recoge información a la que se le puede dar mucha utilidad.

Por ejemplo, es posible ver qué clientes dan problemas a la hora de pagar. Esto permitirá tomar decisiones sobre cuál es el mejor perfil de cliente con el que trabajar y con qué clientes es mejor romper la relación de servicios.

Además de las anteriores, también podemos encontrar otras ventajas:

• Agiliza el proceso de toma de decisiones en todos los departamentos al contar con toda la información que necesitan.
• Elimina tareas repetitivas, aumentando con ello la motivación de los empleados.
• Permite detectar nuevas oportunidades de negocio.

Implantar un sistema de control administrativo puede ser algo complejo al principio, pero los beneficios que se obtienen son tan importantes que ninguna firma de abogados que quiera ser competitiva debería obviar una inversión en mejorar sus procesos administrativos.