Trabajo remoto: ¿cómo implementarlo paso a paso en la empresa?

Actualmente, el trabajo remoto ya no se considera como una opción, sino una necesidad urgente para las empresas ante la situación de cuarentena por la COVID-19. Esto se debe a que las firmas de abogados, y negocios de otros sectores, no pueden darse el lujo de detener sus operaciones hasta que la pandemia llegue a su fin. Por tanto, para hacerle frente a esta crisis en la que las oficinas no pueden abrir sus puertas, las organizaciones deben coordinar rápidamente a sus empleados para que comiencen a trabajar desde casa.

Sin embargo, debemos entender que desde hace muchas décadas el mundo entero no atraviesa una crisis global como la que estamos viviendo hoy. Por ello, aunque el trabajo remoto es una necesidad inminente, la mayoría de las empresas no saben cómo implementar este nuevo modelo de gestión a distancia.

Paso a paso para implementar el trabajo remoto desde casa

Implementar el trabajo remoto en las empresas debe ser un proceso bastante metódico y planificado, ya que no se trata de enviar todo el personal a sus respectivas casas y esperar a que continúen trabajando como si no pasara nada.

Para prevenir los posibles riesgos del teletrabajo es necesario abordar este tema con un máximo sentido de responsabilidad, desde la dirección de la empresa hasta cada empleado, teniendo en cuenta absolutamente todos los aspectos críticos para esta nueva modalidad de trabajo (gestión de costos, talento humano, herramientas digitales, equipos informáticos, metodologías de trabajo, objetivos empresariales, cultura organizacional, etc.).

A continuación, el paso a paso para comenzar con el trabajo desde casa o home office en una firma de abogados:

1. Concientizar al personal sobre la importancia del trabajo remoto

En muchas ocasiones, el trabajo remoto es visto como una especie de vacaciones remuneradas o una oportunidad de trabajar menos y de recibir el mismo pago. Esta actitud es letal para la salud de la empresa. Por tanto, el primer paso en una firma es crear conciencia en su personal sobre el por qué es necesario cambiar del trabajo presencial hacia el trabajo desde casa.

En este sentido, cada socio puede tener charlas formativas con su equipo de abogados para explicarles que, por ejemplo, el teletrabajo es la única forma en que la firma puede seguir teniendo ingresos durante la actual situación de cuarentena por la COVID-19.

2. Rediseñar los objetivos de la empresa en función del trabajo remoto

La “nueva normalidad” pospandemia implica que los procesos judiciales, y la sociedad en general, comiencen a funcionar de forma muy distinta a como tradicionalmente venían ocurriendo. Ante este nuevo contexto, las firmas de abogados deben replantear sus objetivos como empresa, dejando de lado los objetivos relacionados, por ejemplo, con la expansión física a través de nuevos oficinas.

En cambio, es necesario comenzar a enfocarse en objetivos relacionados con la transformación digital para permitir un funcionamiento 100% operativo bajo el modelo de trabajo remoto.

3. Trazar un plan de acción para implementar el trabajo remoto

Una vez el personal ya entienda la necesidad del trabajo remoto y los objetivos empresariales estén centrados en ello, se debe diseñar una hoja de ruta para iniciar la transformación digital en pro del teletrabajo y de la gestión de la firma durante la cuarentena.

Este plan de acción debe ser específico en cuanto a las metodologías, los tipos de reuniones y las tecnologías necesarias para el trabajo desde casa.

1. Definir las metodologías del trabajo desde casa

Para que el trabajo remoto funcione correctamente, se deben implementar metodologías que permitan mantener la sinergia operativa entre socios, abogados y clientes desde la distancia, sin que exista la necesidad de ningún tipo de reunión presencial, al menos durante este largo periodo de cuarentena.

En este sentido, una de las mejores metodologías para el trabajo desde casa se llama Kanban, la cual se basa en los siguientes 4 principios:

• Se puede implementar de manera inmediata, sin necesidad de pasos previos de preparación.
• Las mejoras que se apliquen en los procesos deben ser incrementales, la idea es ir evolucionando poco a poco.
• Se deben respetar los procesos y los roles actuales. Esta metodología no busca cambiar las cosas que se estaban haciendo antes, solo optimizarlas.
• El liderazgo debe provenir de todos los involucrados, no de una sola figura. La idea es que cada socio y abogado lideren iniciativa internas de mejora.

2. Establecer videoreuniones constantes durante el teletrabajo

Una de las actividades más importantes dentro de la metodología Kanban son las reuniones constantes. Estas permiten mantener sincronizado y comunicado al equipo de trabajo. En las firmas de abogados, lo ideal es establecer tres tipos de reuniones vía online para el trabajo remoto:

• Reuniones diarias o daily meetings de unos 15 minutos de duración al iniciar cada día laboral. El objetivo es que socios y abogados coordinen sus actividades del día.
• Reuniones semanales para que socios y abogados analicen los resultados y los avances alcanzados durante esa semana de trabajo remoto.
• Reuniones mensuales con enfoque totalmente estratégico a nivel empresarial, cuyo objetivo es ir definiendo los objetivos de la firma y planteando planes de acción.

Estos tipos de reuniones también se pueden aplicar con los clientes para poder avanzar en sus proyectos jurídicos de forma remota. Por otro lado, antes de iniciar cada reunión (ya sea con socios, abogados o clientes), es recomendable preparar una minuta que sirva de guía durante la videollamada.

3. Elegir las tecnologías adecuadas para el trabajo a distancia

Sin duda, lo más importante para el trabajo remoto es la tecnología digital. Los programas informáticos que funcionan en la nube son los que permiten que el teletrabajo pueda llevarse a cabo. Sin ellos, no sería posible de ninguna manera.

Afortunadamente, en el sector legaltech se han desarrollado herramientas para el teletrabajo muy potentes que les facilitan a las firmas de abogados el funcionar al 100% de manera remota. Dos claros ejemplos son las siguientes plataformas:

• CaseTracking: un software especializado en la gestión y el seguimiento de causas judiciales vía online. Esto es posible gracias a que el programa se conecta y se sincroniza con las páginas web de los Poderes Judiciales de distintos países, lo cual facilita el trabajo remoto relacionado con el área judicial.

• TimeBillingX: una herramienta que automatiza todo el proceso de facturación electrónica, teniendo como base su función de digitalización del registro de horas laboradas por cada socio, abogado, proyecto y cliente. Esto facilita el trabajo remoto relacionado con el área administrativa de la firma.

4. Analizar y mejorar los procesos del trabajo remoto en la empresa

Desde el momento en que el trabajo remoto ya se encuentra en total funcionamiento con sus respectivas metodologías, reuniones y tecnologías, es de suma importancia comenzar a evaluar cómo de bien la firma de abogados se está adaptando a esta nueva normalidad. Esto implica analizar de forma constante los resultados de los procesos, buscar posibles errores, identificar puntos de mejora y supervisar la productividad de socios y abogados. Todo ello con el objetivo de tomar decisiones que permitan optimizar el trabajo desde casa a su máximo nivel de rendimiento.

Aunque este se trata del “último paso” para implementar efectivamente el trabajo remoto, no significa que aquí acaba la gestión. De hecho, es todo lo contrario. Analizar y mejorar los procesos de manera constante significa que el ciclo de mejora continua sobre el teletrabajo se mantiene a lo largo del tiempo. Siempre es posible optimizar aún más cada actividad, ya sea aportando mayor agilidad, aumentando la seguridad de la información, reduciendo los tiempos de gestión, disminuyendo los costos, incrementando la productividad, etc.