[Coronavirus] – Top 10 de herramientas para el teletrabajo de los abogados

Antes de entrar en detalle, es importante aclarar el significado de los siguientes dos términos:

Coronavirus: es una familia de virus, entre la que destaca el SARS-CoV-2, el virus descubierto en diciembre de 2019, en Wuhan (China).

COVID-19: es la enfermedad que se desarrolla a causa del coronavirus SARS-CoV-2. Por tanto, una persona puede ser portadora del coronavirus sin desarrollar aún la enfermedad.

Ahora bien, el 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud declaró una situación de pandemia global debido a la COVID-19. En Latinoamérica, distintos países también han hecho sus respectivos anuncios e implementado diferentes medidas.

El teletrabajo ha sido la principal respuesta por parte de países de todo el mundo ante la presencia del coronavirus. Sin embargo, las organizaciones latinoamericanas y, en especial, las firmas de abogados podrían no estar preparadas para gestionar con éxito el trabajo de forma remota.

Por esta razón, el presente artículo busca aportarles a los abogados las herramientas necesarias para que puedan continuar con sus labores jurídicas de forma normal, sin siquiera llegar a notar la diferencia entre trabajar desde la casa o desde la oficina.

A continuación, revisemos el top 10 de las mejores herramientas que pueden facilitarles a los abogados el teletrabajo.

Herramientas para optimizar el teletrabajo en una firma de abogados

El teletrabajo solo es posible gracias a las herramientas que funcionan en la nube. Los entornos de cloud computing permiten que los usuarios puedan acceder a sus archivos, documentos, programas y bases de datos desde cualquier dispositivo conectado a internet y desde cualquier parte del mundo. Es decir, la nube es capaz de convertir a una laptop o un smartphone en toda una oficina móvil. 

En este contexto, y con el objetivo de mantener la productividad y la rentabilidad de las firmas legales durante estos próximos meses de alerta regional y global, las 10 mejores herramientas online que pueden utilizar los abogados para el teletrabajo son las siguientes:

1. Google Hangouts Meet
2. Miro
3. Instagantt
4. Google Calendar
5. Slack
6. WhatsApp
7. Trello
8. NetDocuments
9. CaseTracking
10. TimeBillingX

1. Google Hangouts Meet para reuniones de equipo

Google Hangouts Meet se utiliza para realizar videoreuniones y videoconferencias de cualquier tamaño a nivel empresarial. Sus transmisiones se mantienen cifradas y su configuración es extremadamente sencilla. Además, para promover el teletrabajo por causa del coronavirus, Google anunció que hasta el 1 de julio de 2020 todos los clientes de G Suite pueden utilizar sin costo adicional las funciones avanzadas de Hangouts Meet.

Contenidos de ayuda de Hangouts Meet para el teletrabajo:

• Inicio de videollamadas con Hangouts Meet.
• Formación y ayuda sobre Hangouts Meet.

2. Miro para estrategias

Miro es una plataforma online que ayuda a mantener a los equipos trabajando juntos. Este software se diferencia de los demás al brindarles a los usuarios una especie de pizarra online en la que pueden lograr cualquier tipo de anotaciones; ya sea con notas al estilo Post-Its, texto, flechas, imágenes, documentos, entre muchas otras opciones.

Esta herramienta es ideal para elaborar flujos de trabajo, mapas mentales, y para darles formas a ideas. En el mundo legal, este software es perfecto para plasmar ideas y dibujar estrategias en torno al proceso de un juicio o de una investigación, de principio a fin. Además, sus opciones colaborativas permiten invitar a múltiples participantes a un mismo “pizarrón”, lo que hace muy sencillo trabajar remotamente en conjunto.

Contenidos de ayuda de Miro para el teletrabajo:

• Biblioteca de plantillas
• Guías para trabajar de forma colaborativa

3. Instagantt para organización de tareas

Instagantt es una herramienta que se especializa en la creación de Cartas Gantt online, y que ayuda a planificar y llevar el orden visual de tus proyectos. Este software es ideal para cuando necesites, de forma organizada, tener varios proyectos andando al mismo tiempo, ya que te deja programar distintas tareas y subtareas, y además te otorga visibilidad del cumplimiento de las mismas.

Instagantt también ayuda a mantener comunicación entre equipos, ya que permite asignar tareas según responsables, dejar comentarios y hasta adjuntar documentos e información pertinente a tareas. En cuanto a cartas Gantt se refiere, es el software perfecto para mantener de forma organizada un proyecto (lo que fácilmente pudiese ser el ciclo de vida de un juicio) de inicio a fin, ya que permite además llevar un rastreo de detalles importantes como el progreso, la cantidad de horas, y la prioridad y los riesgos asociados a tareas.

• El centro de ayuda de Instagantt te ayudará a conocer mejor la herramienta.
• También puedes revisar plantillas especializadas.

4. Google Calendar para la organización diaria

Los abogados dentro de una firma necesitan mantener en orden todas sus actividades y compromisos diarios. Sin embargo, durante el teletrabajo no podrán contar con el apoyo de empleados que se encarguen directamente de ordenar, agendar y hacerle seguimiento a las tareas del día a día.

La buena noticia es que sí pueden hacer uso de herramientas como Google Calendar, un sistema de calendarización inteligente que permite:

• Programar videoreuniones entre el equipo de trabajo, consultando de manera automatizada la disponibilidad de cada integrante.
• Planificar actividades y tareas tanto individuales como en equipo, y hacerle seguimiento a la ejecución de las mismas.
• Recibir notificaciones cuando se acerque el momento de cumplir con algún compromiso agendado.
• Sincronizar el calendario de Google con Gmail, Drive, Hangouts y con el propio calendario del smartphone, para mantenerse actualizado en todo momento y para facilitar el manejo de archivos y documentos desde otras aplicaciones.
• Compartir los calendarios tanto con clientes como con otros abogados, para mejorar el trabajo en equipo.
• Realizar anotaciones sobre las actividades programadas.

5. Slack para la comunicación entre el equipo

Slack es una solución web y móvil que busca reemplazar el uso del correo corporativo. Esto al ofrecer funcionalidades mucho más potentes y versátiles, especialmente diseñadas para equipos de alto rendimiento que implementan el teletrabajo. 

Slack convierte la comunicación empresarial en un flujo de conversaciones en tiempo real y de manera colaborativa entre todo el equipo. Para ello, dispone de opciones que permiten categorizar los temas y los proyectos, etiquetar a los responsables, controlar el acceso a información sensible, compartir documentos, entre otros.

Contenidos de ayuda de Slack para el teletrabajo:

• Trabajar en Slack.
• ¿Qué es un canal?

6. WhatsApp para la comunicación entre el equipo

WhatsApp, aunque es la app móvil de mensajería más utilizada en el mundo, su uso en el contexto empresarial quizás no es muy extendido. Sin embargo, las firmas de abogados que sepan sacar el máximo provecho de esta app durante el teletrabajo podrán aumentar la productividad de manera significativa.

Más allá de las funcionalidades que ofrece la herramienta, lo importante es la manera en cómo se utiliza. Por ejemplo, en WhatsApp es posible crear grupos de hasta 256 participantes, para conversaciones en equipo. Así, un socio podría crear un grupo por cada proyecto jurídico que gestione, e incluir solo a los abogados responsables de dichos proyectos. También, podría crear grupos en los que incluya a los clientes, para mantenerlos informados sobre el avance de las diligencias legales.

Por otro lado, si se quiere ir un poco más allá, se podría utilizar la app WhatsApp Business, que es la versión para empresas, y que tiene características destacadas como el uso de etiquetas visuales para organizar los contactos y las conversaciones.

En ambas aplicaciones se pueden compartir documentos, archivos, hojas de cálculo, facturas, entre otros.

7. Trello para el seguimiento colaborativo de proyectos

Uno de los mayores retos del teletrabajo es encontrar la manera para hacer que la gestión remota de los proyectos no sea una labor compleja ni tediosa. Para superar este reto, la herramienta más popular entre equipos de profesionales de todo el mundo es Trello.

Trello es una plataforma web y móvil que ha sido diseñada bajo un enfoque 100% visual, con el objetivo de facilitar al máximo la gestión de los flujos de trabajo en el desarrollo de proyectos de todo tipo. 

Entre las ventajas de usar Trello para el teletrabajo, destacan las siguientes:

• Promueve la participación activa de cada integrante del equipo.
• Fomenta la gestión colaborativa para la resolución de las tareas planteadas.
• Centraliza en un mismo dashboard toda la información relacionada con un proyecto.
• Facilita la supervisión de todas las etapas de un flujo de trabajo, de manera muy intuitiva y cómoda.
• Ofrece gran cantidad de opciones para diseñar proyectos de distintas magnitudes y características, adaptables completamente a proyectos jurídicos.

Por otra parte, también está disponible Trello Business Class. Un espacio de trabajo con características más avanzadas, pensadas para equipos empresariales de gran volumen y con mayores exigencias de recursos colaborativos.

Contenidos de ayuda de Trello para el teletrabajo:

• Guía de Trello sobre Cómo afrontar el trabajo en remoto.
• Recomendaciones y recursos de Trello para equipos remotos.
• Guía tutorial de Introducción a Trello.

8. NetDocuments para la gestión de documentos jurídicos

Los profesionales de distintos sectores que implementan el trabajo remoto suelen utilizar herramientas como Google Docs para la elaboración y gestión de documentos, pero para el caso de los abogados existen soluciones de teletrabajo mucho más especializadas y versátiles. Ejemplo de ello es NetDocuments. Un potente DMS (document management system) que cumple funciones adaptadas para la industria legal, permitiéndoles a los juristas:

• Organizar de manera automática los documentos según clientes y proyectos específicos.
• Encontrar muy rápidamente cualquier documento de interés,  sin perder tiempo en buscar archivos dentro de enormes bibliotecas digitales, como normalmente ocurre.
• Crear un repositorio central, ágil y organizado, para compartir los documentos con los clientes y los abogados de cada proyecto, permitiendo la participación colaborativa.
• Gestionar y modificar los documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio.

Un aspecto muy importante de NetDocuments es que cuenta con sólidos protocolos de seguridad, cumplimiento y gobernanza sobre la información que allí se gestiona.

Para más información sobre NetDocuments para el teletrabajo, puedes consultar su Centro de Soporte.

9. CaseTracking para la gestión de causas judiciales 

Evidentemente, la actividad que más preocupa a los abogados durante el teletrabajo es la gestión de las causas judiciales. Parece imposible que un jurista pueda mantener el control de sus procesos jurídicos estando en la casa, sin la posibilidad de ir físicamente a los tribunales o a otras entidades del aparato legal de su país.

Sin embargo, para resolver este problema existe el software CaseTracking. Una herramienta online de última generación especialmente diseñada para la gestión jurídica de forma remota.

Este sistema se conecta automáticamente con las plataformas digitales del Poder Judicial de cada país, lo cual les permite a los abogados realizar trabajos remotos como las siguientes:

• Cargar las causas judiciales al software, y sincronizarlas con la página del Poder Judicial.
• Recibir notificaciones cada vez que se produzca alguna actualización en las actuaciones judiciales.
• Gestionar un portafolio de clientes y de sus respectivos proyectos legales.
• Crear y desarrollar flujos de trabajo dentro de la plataforma, en los que pueden participar todos los abogados involucrados de forma remota.
• Agenda audiencias, tareas y eventos, y configurar alertas y recordatorios sobre dichas actividades.
• Generar distintos tipos de reportes de acuerdo a necesidades específicas.

En la actualidad, CaseTracking es la herramienta online más utilizada por las firmas en Latinoamérica para el seguimiento y el control de las causas judiciales.

10. TimeBillingX para facturación electrónica y control del tiempo trabajado

Para maximizar la productividad y el rendimiento en el trabajo remoto, es necesario que los abogados agilicen al máximo todas aquellas actividades que no están relacionadas de forma directa con la gestión jurídica. Entre dichas actividades están las de facturación y cobro a clientes, las cuales normalmente exigen una gran inversión de horas de trabajo, tiempo que debería ser destinado a tareas más productivas y rentables, y no a simples labores administrativas.

Ante esta necesidad, las firmas jurídicas pueden (o deben) utilizar el software TimeBillingX. Un sistema online del sector legaltech que cumple las siguientes funciones:

• Automatiza la creación y el envío de facturas electrónicas de forma masiva.
• Reduce los márgenes de error en los procesos de facturación.
• Genera informes de rendimiento al analizar las horas trabajadas por socios y abogados.
• Mantiene un registro confiable y muy preciso sobre la cantidad de horas dedicadas a cada proyecto y cliente.
• Ayuda a determinar cuáles son los clientes y abogados más rentables para la firma.

En estos momentos de contingencia global por la situación del coronavirus, muchas firmas de abogados están viendo caer drásticamente sus índices de rentabilidad y de productividad. Esto se debe a que intentan implementar el teletrabajo mediante herramientas y métodos poco eficientes: Excel, mensajes SMS, llamadas convencionales, etc.
La única manera de mantener la competitividad en estos momentos de trabajo remoto, es utilizar las herramientas que han sido diseñadas precisamente para optimizar el trabajo a distancia, tal como las que hemos descrito a lo largo de este artículo.

Descarga la guía para gestionar con éxito el teletrabajo