Carga asistida de horas de trabajo y control del tiempo 

La carga asistida de horas de trabajo es una práctica fundamental para calcular los honorarios y determinar los niveles de productividad de los profesionales. Y es que en cada ámbito laboral, la productividad se mide de forma diferente. En una firma de abogados, se mide la rentabilidad individual de los letrados a partir de un registro de horas de trabajo, dedicadas exclusivamente a proyectos jurídicos.

¿Qué es la carga asistida de horas? 

Normalmente, los abogados tienen que registrar de forma manual su tiempo de trabajo, para así calcular las horas productivas en diversas tareas jurídicas. No obstante, la carga asistida de horas se encarga de automatizar este proceso y así aligerar la carga laboral del letrado. De allí que existan herramientas digitales, que funcionan como asistentes virtuales, encargados de gestionar esta referida carga asistida de horas.

La automatización de este procedimiento es clave en las firmas modernas, ya que las horas laborales que cada abogado dedica a una tarea determinada o a un cliente, son de los activos más importantes dentro de una firma. Sin embargo, medir el tiempo de trabajo es una tarea tediosa de realizar, si no se tienen a mano las herramientas adecuadas para la carga asistida de horas.

Importancia de la carga asistida de horas en el control del tiempo

Normalmente, un abogado suele gastar muchas horas de trabajo en tareas que no son rentables. Esto sucede, por ejemplo, cuando le tiene que dedicar tiempo a procesos administrativos como la facturación. Estas tareas, en particular, no son rentables porque no se les pueden cobrar a los clientes, y el problema se agrava cuando al final del día el profesional no tiene cómo saber la cantidad de horas que ha invertido en ellas.

Y lo mismo ocurre desde el otro lado: Un jurista no tiene idea de cómo medir el tiempo que aprovechó haciendo labores productivas (aquellas que son de carácter jurídico y que sí pueden ser rentabilizadas), o saber la cantidad de horas que debe cobrarles a un cliente. Es aquí donde la carga asistida de horas se vuelve en un elemento esencial para los letrados. 

Ante esto, lo ideal es contar con herramientas de gestión del tiempo dentro de la firma, ya que estas automatizan la carga asistida de horas y garantizan que el abogado pueda dar prioridad a las tareas que sí son productivas y rentables. Con ello, los profesionales logran optimizar el tiempo de sus labores, de forma eficaz.

Herramienta para la carga asistida de horas de trabajo del personal

En el mercado legaltech existen múltiples herramientas para la administración del tiempo, que les facilitan a las firmas la carga asistida de horas del personal jurídico. Este es el caso de TimeBillingX, un software que permite controlar y monitorizar gran parte de las labores que debe realizar un abogado, durante su jornada laboral.

Una de sus principales funciones es la de servir como una calculadora de horas, característica que les permite a los profesionales:

• Llevar a cabo el control del tiempo que le dedican a cada proyecto y a cada cliente.
• Monitorear las horas laboradas diarias, semanales y mensuales. 
• Identificar cuáles son los “ladrones del tiempo” dentro de la firma, como aquellos procesos administrativos que interfieren con el tiempo de las labores jurídicas.
• Generar reportes sobre la productividad de cada abogado, con base en su contador de horas.

Debido a que este software de productividad jurídica se ha vuelto cada vez más popular entre las firmas de toda América Latina, recientemente se le ha agregado un nuevo módulo llamado TimeMemory.

TimeMemory es una función que automatiza por completo la carga asistida de horas de trabajo del personal. Para ello, este módulo se encarga de:

• Hacer seguimiento y mapeo del trabajo que el abogado realiza en su ordenador para desarrollar el control de horas. Así, cada usuario podrá decidir qué horas registrar en el calendario como tareas jurídicas. Para lograrlo, TimeMemory rastrea de forma inteligente y automatizada el uso de las siguientes aplicaciones empresariales:
  • Google Drive
  • Google Meet
  • Google Calendar
  • Google Docs
  • Google Sheets
  • Google Slides
  • Gmail
  • Microsoft Outlook – correo
  • Microsoft Outlook – calendario
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Slack
• Sincronizar tus horas, con el calendario que uses de Google o Microsoft. Al hacerlo por primera vez, podrás elegir las horas que necesites y si son actividades frecuentes, podrás configurarlas para que se sumen continuamente a tu contador de horas.
• Medir de forma óptima la rentabilidad que aportan los proyectos jurídicos y los clientes de cada abogado, gracias a que posee una mayor precisión al realizar la carga asistida de horas laborales.

Gracias al software legaltech de TimeBillingX y su nuevo módulo TimeMemory, es posible gestionar de forma más eficiente la carga asistida de horas. De esta manera, al conocer los lapsos de tiempo que los abogados le dedican a cualquier tipo de tareas, se producirá un mayor aumento en la facturación y la firma tendrá mayor rentabilidad.