[Coronavirus] – ¿Cómo gestionar una firma de abogados durante la cuarentena?

El 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud declaró como pandemia global la COVID-19, enfermedad causada por el coronavirus SARS-CoV-2. A partir de entonces, los países latinoamericanos han tomado varias medidas para evitar la propagación del coronavirus, siendo la principal de ellas decretar un estado de cuarentena nacional en diferentes regiones.

En este sentido, el estado de alarma ante el coronavirus en cada país implica que muchos negocios tengan que detener al 100% sus operaciones físicas, incluyendo las firmas de abogados. Por lo tanto, las preguntas claves en nuestro sector son: ¿es posible gestionar una firma de abogados durante la cuarentena?, ¿cómo hacerlo?, ¿cuáles son los primeros pasos?, ¿qué metodologías y herramientas se pueden implementar?

En primer lugar, la respuesta es sí. ¡Sí es posible gestionar una firma de abogados durante la cuarentena! Es posible mantener el orden, el control de gestión y los niveles de productividad gracias a métodos y herramientas de teletrabajo aplicadas en el sector legal.

Veamos, a continuación, cómo hacerlo.

Pasos para gestionar una firma de abogados durante la cuarentena

La pandemia del COVID-19 causada por el coronavirus ha tomado por sorpresa al mundo entero. De hecho, los expertos dicen que la última situación similar a la actual que ha vivido la humanidad es la de la pandemia de la gripe H1N1 en 1918, el punto en común es la propagación de un virus sin ninguna vacuna creada para el momento.

Por tanto, es comprensible que gran cantidad de firmas de abogados y empresas de otros sectores no estén preparadas para implementar de manera inmediata, y obligatoria, un modelo de teletrabajo que les permita mantener la competitividad y la rentabilidad del negocio durante la cuarentena.

Sin embargo, siguiendo los pasos correctos e implementando los métodos y las herramientas adecuadas, es posible coordinar a todo el equipo de abogados para que puedan seguir desarrollando el trabajo de forma remota.

Para lograrlo, los primeros pasos a seguir son los siguientes:

1. Concientizar al personal: cada socio debe hablar con su equipo de abogados y explicarle la situación sobre la necesidad de la firma por adoptar medidas especiales que permitan su funcionamiento a lo largo del  tiempo. 
2. Rediseñar los objetivos: la sociedad que conocemos hoy día cambiará de manera inminente y los procesos judiciales se desarrollarán de forma distinta. Las firmas deben reajustar sus objetivos de negocio a este nuevo panorama, e incluir nuevos objetivos relacionados con la transformación digital para una gestión remota.
3. Trazar un plan de acción: una hoja de ruta donde se especifique cuáles métodos y tecnologías se deben comenzar a usar, de qué manera y quiénes serán los responsables de qué cosa en esta nueva forma de funcionamiento en remoto.
4. Crear compromiso en el personal: similar al paso #1, ya en este punto es necesario fomentar el compromiso y la responsabilidad entre los abogados para el uso correcto de las herramientas y la ejecución disciplinada de las nuevas metodologías de trabajo.
5. Analizar y mejorar los procesos: una vez el teletrabajo esté en plena ejecución en la firma de abogados, es necesario ir midiendo los resultados de los procesos, identificar errores y puntos de mejora para tomar acciones que optimicen la gestión del negocio.

Métodos para gestionar una firma de abogados durante la cuarentena

La transformación digital es absolutamente necesaria para aquellas firmas de abogados que quieren seguir siendo productivas durante la cuarentena. Sin embargo, el secreto del éxito no está solo en adoptar nuevas tecnologías para los abogados, sino también en crear un nuevo tipo de cultura organizacional basada en el teletrabajo. 

A continuación, profundizamos en los métodos que se deben aplicar ya mismo para comenzar a gestionar de forma eficiente una firma de abogados de manera remota.

1.Uso de herramientas online para el teletrabajo durante la cuarentena

Las herramientas online (en la nube) pueden ser utilizadas desde cualquier dispositivo. Eso significa que un abogado puede acceder a sus documentos, bases de datos, causas judiciales, registros de clientes y demás información de interés a través de su smartphone, tablet, laptop o computadora desde cualquier parte del mundo.

Además, existen herramientas que no solo son útiles para cada abogado en particular, sino también para los directivos y socios que necesitan gestionar toda la firma de abogados de manera remota durante la cuarentena.

En nuestro artículo [Coronavirus] – Top 10 de herramientas para el teletrabajo de los abogados, explicamos a detalle las mejores herramientas online que se pueden implementar en una firma para llevar a cabo el teletrabajo de forma eficiente, cómoda y ágil.

2. Metodología Kanban para la gestión del teletrabajo en una firma

El uso de herramientas online para el teletrabajo debe ir acompañado por métodos que garanticen la sinergia, la comunicación y la cooperación entre socios, abogados y clientes. El reto está en que todo ello debe ocurrir de manera remota.

Kanban es una de las llamadas metodologías ágiles de trabajo que busca cumplir precisamente con ese objetivo, el de mejorar la sinergia en los equipos durante el desarrollo de cualquier tipo de proyecto.

Esta metodología se basa en los siguientes 4 principios:

• Empezar justo ahora: no es necesario realizar un proceso complejo de adaptación a la metodología antes de comenzar a implementarla, pues está diseñada para aplicarse de manera inmediata en cualquier actividad que se esté realizando justo en el momento.

• Aplicar cambios incrementales y evolutivos: desde el inicio, Kanban busca optimizar los procesos mediante pequeñas mejoras, mejoras que no impliquen un esfuerzo adicional por parte del equipo, facilitando así su rápida adopción en la cultura organizacional del teletrabajo.

• Respetar los procesos y los roles: Kanban también está diseñada para respetar los procesos y los roles que actualmente se desempeñan en la organización. Esta metodología no busca “revolucionar” lo que hasta ahora se está haciendo, solo busca optimizar y mejorar el rendimiento.

• Animar el liderazgo en todos los participantes: el liderazgo orientado hacia la mejora continua no debe venir solo de los directivos de la firma, sino también de los socios que gestionan equipos de abogados, y de los abogados que a su vez puedan estar coordinando y gestionando algún proyecto. 

Con base en estos 4 principios, Kanban se implementa en el teletrabajo a través de las siguientes prácticas:

• Visualizar el flujo de trabajo: es necesario que tanto socios como abogados puedan tener una visibilidad completa de cada proyecto. Para ello, existe lo que se conoce como tablero Kanban, un dashboard visual que sirve para hacerle seguimiento a todas las actividades relacionadas con un proyecto.

En nuestro artículo Top 10 de herramientas para el teletrabajo de los abogados recomendamos el uso de la herramienta Trello, un sistema que centraliza visualmente los procesos, los pendientes, la información, los documentos, los responsables asignados y todo el resto de elementos clave en la gestión de un proyecto. Trello permite que los tableros visuales puedan ser compartidos incluso con los clientes, en el caso de que los abogados quieran mantenerles informados y actualizados sobre los avances en sus trabajos.

• Gestionar el flujo de trabajo: el fin último de Kanban es asegurar un flujo de trabajo eficiente e ininterrumpido. En este sentido, al implementar la metodología Kanban en el teletrabajo, los abogados logran resolver muchos de los problemas de improductividad que ocurren normalmente en una firma. 

En esta práctica, el equipo debe tomar como base el punto anterior (visualizar el flujo de trabajo). A través de un tablero visual, los participantes deben ir movilizando y gestionando los elementos gráficos asociados a cada tarea relacionada con un proyecto. Lo más importante al hacerlo es promover la velocidad y la continuidad del proceso, para garantizar así que el flujo de trabajo se mantenga eficiente.

Este tipo de dinámica reduce significativamente los retrasos y sus costos asociados.

• Evitar el sobretrabajo: Kanban utiliza una práctica llamada “limitar el trabajo en proceso” (work in progress – WIP). Esto significa que cada miembro del equipo debe tener un límite de trabajo que puede asumir. Si llega a asumir más de lo debido, implica que el flujo de trabajo no está funcionando bien a lo largo del equipo, por lo que se deben tomar las medidas correctivas necesarias. Esta práctica tiene como objetivo aumentar la productividad del personal al evitar el fenómeno multitasking, garantizando así la calidad de los resultados.

Trello, la herramienta que mencionamos más arriba, ayuda enormemente a identificar de manera visual cuándo, por qué y con qué abogado  se crea un cuello de botella al asumir más trabajo del que debe.

• Hacer explícitas las políticas: los lineamientos de cómo será la gestión en remoto de la firma y de cómo los abogados deberán implementar el teletrabajo, deben mantenerse de manera muy visible y clara para todos los involucrados. Nadie puede participar eficazmente en un proceso que no entiende. Por lo tanto, los directivos y los socios son responsables de hacer que cada abogado tenga pleno entendimiento y acceso sobre las nuevas políticas de funcionamiento de la firma.

• Establecer reuniones continuas: en el teletrabajo, durante este periodo de cuarentena, es imprescindible la comunicación constante entre los socios y los abogados. Sin embargo, no se trata solo de simples llamadas o correos electrónicos. Kanban buscan formalizar la ejecución de las reuniones vía online con el objetivo de mantener el equipo coordinado y alineado con los planes tácticos y estratégicos de la firma. Más adelante desarrollamos a profundidad este punto.

3. Reuniones diarias vía online entre los abogados (Daily Meetings)

Las reuniones virtuales son uno de los aspectos más importantes en las metodologías para el teletrabajo. Estas reuniones se llevan a cabo mediante herramientas de videollamadas grupales como lo son Skype, Zoom y Google Hangouts.

Un primer tipo de reunión virtual que se debe implementar es la daily meeting o reunión diaria. Se trata de una reunión táctica muy corta, de unos 15 minutos a principio de cada jornada, en la que cada socio se reúne con sus abogados y deben mencionar puntualmente los objetivos y acciones que desarrollarán durante ese día.

El objetivo de esta práctica es sincronizar a todo el equipo de trabajo para que las acciones individuales vayan en la misma línea de los objetivos del resto del equipo.

4. Reuniones semanales vía online entre los abogados

Otro tipo de reunión es la semanal, la cual tiene un enfoque un poco más estratégico, en vez de táctico. 

En esta reunión, que se realiza una vez a la semana, se busca aplicar un análisis y una medición sobre los resultados en los proyectos y el rendimiento de los equipos de trabajo. Asís, con una visión retrospectiva de toda la semana, cada socio debe identificar puntos de mejora en el desenvolvimiento de su equipo de abogados.

De esta manera, la reunión semanal tiene como finalidad evaluar si se han alcanzado o no los objetivos planteados, establecer los objetivos de la semana siguiente y proponer mejoras en los procesos llevados a cabo hasta el momento.

Una herramienta muy potente que ayuda en este tipo de reuniones durante la cuarentena es TimeBillingX. Un sistema del sector legaltech especializado en gestión de horas y facturación electrónica, pero que una de sus múltiples funciones es la de medir la productividad, el rendimiento y la rentabilidad de cada socio y abogado.

5. Reuniones mensuales vía online entre directivos y socios de la firma

Con un enfoque totalmente estratégico, están las reuniones mensuales vía online. Este tipo de reuniones toma especial importancia sobre todo en la situación actual y tan incierta de la cuarentena por el coronavirus.

Algunos expertos indican que el estado de alerta en los países de América Latina por la COVID-19 podría durar varias semanas, otros dicen que varios meses, y algunos han señalado que podría ser de más de 1 año.

En este sentido, los directivos y los socios de las firmas de abogados deben mantener un seguimiento constante sobre la evolución de la pandemia y las medidas gubernamentales de cada región. Con base en ese seguimiento y según lo que vaya ocurriendo, los objetivos de las firmas y la visión estratégica a largo plazo debe ir cambiando, adaptándose al contexto que, por ahora, no sabemos cómo será.

Por lo tanto, las reuniones mensuales vía online durante la cuarentena sirven para tomar decisiones de índole corporativa, evaluando no solo el desempeño de los equipos de trabajo, sino decidiendo constantemente el futuro de la firma por los siguientes 30 días.

La situación con la pandemia de la COVID-19 y la propagación del coronavirus nos obliga a todos los profesionales y empresarios a tomar medidas de contingencia para seguir siendo productivos. Sin embargo, esta situación será un punto de inflexión para toda la humanidad. La forma de trabajar y los procesos empresariales ya no volverán a ser iguales que antes.

En Lemontech, creemos que la transformación digital y el uso de las metodologías adecuadas son la clave para el éxito de las firmas de abogados en este nuevo contexto, un contexto que está surgiendo por una crisis momentánea, pero cuyo impacto se mantendrá a lo largo del tiempo y de forma irreversible. Sin duda, la cultura del teletrabajo ha llegado para quedarse, pues las empresas descubrirán en ella sus enormes beneficios en cuanto a agilidad, productividad, eficiencia, reducción de costes, comodidad y rendimiento laboral.

Descarga la guía para gestionar con éxito el teletrabajo