¿Cómo seguir tus causas judiciales desde casa?

La pandemia global por la enfermedad COVID-19, causada por el coronavirus SARS-CoV-2, ha sido y seguirá siendo un duro golpe para toda la humanidad. Sin embargo, esta crisis está creando oportunidades de negocio para muchas empresas, entre ellas las firmas jurídicas. Así como también generará cada vez más trabajo para los departamentos legales de múltiples organizaciones. Para aprovechar estas oportunidades y optimizar el trabajo, es necesario que los abogados cuenten con los mecanismos necesarios para gestionar y seguir sus causas judiciales de manera remota (vía online desde la casa).  

Antes de entrar en detalle, analicemos el contexto actual y posible futuro de América Latina. La consultora internacional Control Risk identificó 4 posibles escenarios en Latinoamérica por el coronavirus:

1. Primer escenario: la situación era controlada rápidamente y no se llegaba a declarar una pandemia. De manera obvia, esto no ocurrió.
2. Segundo escenario: se genera una pandemia estacional cuyo punto más álgido de contagio será en mayo. Las cadenas de abastecimiento se interrumpirán entre un 10% y un 15%, y la recuperación global podría comenzar desde junio en adelante.
3. Tercer escenario: se producen brotes consistentes en múltiples países, por lo que las cadenas de abastecimiento se interrumpirán entre un 20% y un 30%. Este contexto de crisis se alargaría hasta el 2021.
4. Cuarto escenario: la pandemia pasa a ser prolongada a nivel global, las cadenas de abastecimiento se interrumpen en un 60% y se entra en una recesión también prolongada.

Actualmente (marzo de 2020), nos encontramos entre el segundo y tercer escenario. Esto para América Latina se traduce en estados de cuarentena social, caída de los precios de los commodities (como el petróleo) y crisis fiscal y financiera para las naciones.

Ante esta situación, los gobiernos de la región se verán obligados a fortalecer sus relaciones con el sector privado, y es aquí donde se crearán muchas oportunidades de negocio. Por ejemplo, las empresas podrán ejercer presión para que los gobiernos adelanten ciertos proyectos especiales.

Por otro lado, veremos que las empresas más grandes comenzarán a adquirir a las más pequeñas y debilitadas, multiplicando así los procesos de M&A (fusiones y adquisiciones).

Detrás de toda esta nueva dinámica, los principales players serán las firmas de abogados y los departamentos legales, quienes tendrán la oportunidad y la responsabilidad de llevar a cabo todas las acciones jurídicas pertinentes entre empresas-gobiernos y empresas-empresas. 

Sin embargo, el reto está en que los abogados deben desarrollar inmediatamente la capacidad de hacerle seguimiento a sus causas judiciales de manera remota debido a la cuarentena. Esto es necesario no solo para poder asumir nuevos trabajos jurídicos, sino también para poder seguir ejecutando todos los procesos legales de cualquier índole que ya estaban en curso.

Si quieres saber cómo hacerle frente a esta crisis de manera exitosa, consulta nuestro artículo [Coronavirus] – ¿Cómo gestionar una firma de abogados durante la cuarentena?

A continuación profundizaremos en el uso de herramientas especializadas en el sector legaltech que les permiten a los abogados gestionar sus causas judiciales vía online y sin salir de casa.

El primer paso, sin duda, es saber cómo elegir la herramienta adecuada.

¿Cómo elegir una herramienta online para la gestión de causas judiciales durante la cuarentena?

En el mercado legal nuevas tecnologías para abogados que posibilitan el seguimiento prejudicial, judicial y extrajudicial de los casos a través de internet. Gracias a estos sistemas se puede controlar la cartera de juicios, centralizar la actividad procesal y automatizar las tareas administrativas que, normalmente, suelen restarles productividad a los abogados.

Para elegir e implementar la herramienta jurídica adecuada, el gerente legal debe estar seguro de que esta ofrece al menos las siguientes 5 características y funcionalidades:

1.Conexión directa y en tiempo real con el Poder Judicial de cada país

Dependiendo del país donde se desenvuelva la firma, la herramienta a implementar debe poder conectarse de forma directa a la página web del Poder Judicial de dicho país. Así, los abogados podrán hacerle seguimiento a las causas judiciales y actuaciones procesales a través de internet.   Esta funcionalidad evita que los juristas gasten tiempo valioso en revisiones manuales dentro de las plataformas de los organismos y de los tribunales.

En este sentido, la cuarentena no imposibilita que un abogado pueda seguir desarrollando sus funciones. De hecho, gracias a la digitalización de los procesos para el teletrabajo, el abogado puede ser mucho más ágil y eficiente a como lo era antes de la cuarentena.

2. Funcionamiento basado en la cloud computing (en la nube)

La cloud computing o computación en la nube es la tecnología que permite que una herramienta digital pueda ser utilizada desde cualquier dispositivo conectado a internet (PC, laptop, tablet, smartphone). Así, al usar sistemas basados en la nube, un abogado puede gestionar sus causas judiciales o acceder a la base de datos de su firma desde cualquier parte del mundo.

Este tipo de soluciones, conocidas como Software as a Services (SaaS), hacen que una firma de abogados no necesite invertir en ninguna infraestructura informática física como data centers, pues toda la información se encuentra almacenada, protegida y accesible en internet.

Por tanto, es imprescindible que la herramienta jurídica a implementar esté basada en la nube, garantizándoles así a los abogados los beneficios de la cloud computing como son la movilidad, el ahorro de costos, la rapidez y la seguridad de los datos.

3. Protección y ciberseguridad de la información confidencial de los abogados

La protección informática de las bases de datos, de los documentos clasificados y de todo tipo de información confidencial debe ser uno de los puntos fuertes de la herramienta a utilizar. Es importante que el abogado sepa que su firma cuenta con un sistema que tiene altos niveles de ciberseguridad.

En este sentido, el proveedor de la herramienta cloud de gestión legal debe garantizar los siguientes elementos:

• Protección de información: debido a que toda la información fluirá a través de internet, lo ideal es que la plataforma jurídica utilice certificación SSL (https) para la encriptación de los flujos de datos.

• Resguardo de datos: el proveedor debe ofrecer procesos automatizados de back-ups diarios sobre los datos de la firma. Estos respaldos garantizan que la información no se pierda bajo ninguna circunstancia.

• Alta disponibilidad: la disponibilidad debe ser como mínimo de 99,5%. Esto permite que los abogados pueden acceder a la herramienta 24×7 los 365 días del año. El nivel de disponibilidad depende de la infraestructura informática que tenga el proveedor en la nube.

• Escalabilidad de recursos: la escalabilidad hace referencia a que cuando la firma de abogados necesite más potencia, la herramienta debe aumentar dicha potencia de forma automática y en tiempo real (escalar sus recursos), sin configuraciones adicionales. Esto incluye tanto a los recursos de ciberseguridad como de cualquier otro tipo.

• Integración con otros sistemas: para evitar las brechas de seguridad, aumentar la facilidad de las configuraciones y la rapidez de la implementación, la herramienta jurídica debe contar con una API que permita su integración con los otros sistemas informáticos que utilizan las firmas.

4. Centralización del teletrabajo en equipo

Como hemos dicho antes, la situación de la pandemia y la cuarentena en los distintos países de América Latina provocará un aumento significativo de trabajo para las firmas de abogados y los departamentos legales.

Para poder hacerle frente a la cantidad de nuevos proyectos legales por procesar, sumados a las causas judiciales que ya estaban en desarrollo, una de las funciones más necesarias que debe tener la herramienta digital es la de centralizar todo el trabajo legal en un mismo dashboard interactivo.

Esta centralización aporta ventajas como las siguientes:

• Facilidad y rapidez en el acceso a cualquier tipo de documento o información.
• Comodidad para monitorizar cada proceso legal de la firma.
• Capacidad de compartir el seguimiento de una causa judicial con socios y abogados específicos.
• Posibilidad de interactuar con todos los involucrados en un proyecto jurídico al poder crear un flujo de trabajo digital, con opciones para asignar tareas, enviar documentos, agendar eventos, realizar comentarios, etc.

5. Calendarización y seguimiento online automatizado de tareas y procesos 

Los abogados necesitan un perfecto orden y control sobre sus actividades del día a día. Para ello, en situaciones normales, era posible contar con apoyo de asistentes y secretarias. En la situación actual de cuarentena, dicho apoyo es prácticamente imposible.

Por tanto, la herramienta digital a implementar debe tener la capacidad de automatizar los procesos relacionados con mantener al abogado informado sobre sus pendientes y compromisos diarios. 

En este sentido, la plataforma debe ofrecer la posibilidad de calendarizar videoreuniones, tareas, eventos, plazos, etc. Así, a través de alertas y notificaciones automáticas, el jurista puede estar actualizado en todo momento sobre sus actividades programadas.

Con un solo click podrás generar reportes gerenciales y personalizados para realizar ciertos análisis relacionados a las causas, clientes y gastos.

Herramienta CaseTracking para la gestión de causas judiciales durante la cuarentena

Aunque la tecnología avanza de manera muy rápida, todavía es difícil conseguir una herramienta jurídica que cumpla con todas las características y funciones explicadas anteriormente.

Por ello, CaseTracking es el software legal con mayor penetración en América Latina para la gestión de causas jurídicas vía online. Esta herramienta se sincroniza automáticamente con las páginas de los Poderes Judiciales de México, Perú, Ecuador, Colombia y Chile. 

Esta plataforma es un producto de Lemontech, empresa especializada en el sector legaltech y que está presente en 19 países, siendo proveedora de soluciones digitales para más de 10.000 abogados y más de 1.000 empresas y firmas jurídicas en la actualidad.

Este background de Lemontech garantiza que CaseTracking, entre otras ventajas competitivas, cuenta con los más altos niveles de ciberseguridad para la protección de las bases de datos y de la información confidencial. 

“CaseTracking es una herramienta muy poderosa y ha simplificado nuestro trabajo. Su funcionalidad, su simpleza, su capacidad, han sido un verdadero apoyo para el control de nuestra cartera de juicios, que hoy va por sobre los 10.000 casos. Sus reportes en línea son de mucha ayuda para nuestros externos”. 

Pablo Díaz
Tanner Servicios Financieros

Si quieres conocer otras soluciones muy potentes que deben usar las firmas jurídicas durante la cuarentena, visita nuestro artículo [Coronavirus] – Top 10 de herramientas para el teletrabajo de los abogados.

Actualmente, la situación de la pandemia por la COVID-19 y los estados de cuarentena están obligando a las firmas de abogados a implementar la transformación digital de forma inmediata. Sin embargo, dicha transformación era inminente de una u otra manera. Esto debido a los grandes beneficios que aporta en cuanto a control de los procesos y mejora de la productividad de socios y abogados, lo que se traduce sin duda alguna en aumento de la rentabilidad para toda la firma.