Cómo automatizar el seguimiento de los juicios y expedientes

Los avances tecnológicos actuales han facilitado que las firmas puedan automatizar el seguimiento de los juicios y la consulta de expedientes en línea, procesos que normalmente suelen resultar lentos e imprecisos para los abogados que no cuentan con herramientas digitales especializadas.

Por ello, en este artículo te explicaremos cómo puedes consultar y seguir procesos judiciales por internet, cuáles son las ventajas de automatizar el seguimiento de los juicios, qué sistema puedes utilizar para realizar este procedimiento, y cómo llevarlo a cabo.

Control de expedientes jurídicos por internet

Antes de entrar en detalle sobre cómo automatizar el seguimiento de los juicios debemos entender primero el siguiente contexto:

Para todos los abogados es de suma importancia poder hacer la consulta de expedientes judiciales de la forma más rápida posible, para así ahorrar tiempo y aprovecharlo después en labores más productivas. En este contexto, y considerando que antes todas las gestiones jurídicas había que realizarlas presencialmente, hoy en día gracias a los avances en materia de legaltech ahora es posible hacer un seguimiento de expedientes judiciales por medio de internet, lo cual implica un mayor nivel de agilidad y de productividad para los profesionales del derecho.

Por ejemplo, algunos países de América Latina han democratizado el uso de las plataformas digitales de sus Poderes Judiciales, a través de las cuales un abogado o gerente legal puede gestionar el control de expedientes jurídicos. Algunas de esas plataformas disponibles son las siguientes:

Consulta de expedientes judiciales en México

• Suprema Corte de Justicia de la Nación: Solicita el año de apertura del caso, el tipo de archivo que se busca, el número del documento, el asunto, y otros criterios más. 
• Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje de México: Para el seguimiento de los juicios solo es necesario colocar el número y el año del expediente que se desea consultar.

Seguimiento de juicios en Perú

• Poder Judicial de Perú: Se trata de una plataforma fácil de usar para el control de expedientes jurídicos donde solo hay que llenar los campos del distrito judicial, el año, el número del documento, entre otros.

Control de expedientes jurídicos en Chile

• Poder Judicial de Chile: Para llevar el seguimiento de procesos judiciales la búsqueda se hace por nombre, RIT o RUT de la persona jurídica, y por fecha.

Seguimiento judicial en Colombia

• Rama Judicial de Colombia: El seguimiento de los juicios y de los expedientes puede hacerse escogiendo entre las opciones de consulta de procesos nacional unificada, consulta de procesos judiciales y consulta de procesos.

Control de expedientes jurídicos en Ecuador

• Consejo de Judicatura de Ecuador: La consulta se divide en las opciones a completar de actores/ofendidos, número de proceso, y demandado/procesado.

¿Qué significa automatizar el seguimiento de los juicios y el control de expedientes?

Automatizar el seguimiento de los juicios y el control de expedientes significa utilizar sistemas informáticos y tecnologías para agilizar y simplificar el proceso de monitoreo y gestión de causas legales vía online. Esto implica la implementación de herramientas y software especializados que te permiten organizar, rastrear y administrar de manera eficiente y a través de internet toda la información relacionada con los juicios y los expedientes legales.

Al automatizar el seguimiento de los juicios mediante un software legal desarrollas la capacidad de mantenerte informado sobre las fechas y los plazos importantes, de generar recordatorios automáticos, acceder en tiempo real a la documentación relevante, gestionar de manera rápida la comunicación entre las partes involucradas, obtener informes actualizados sobre el avance de los juicios, etc.

Ventajas de automatizar el seguimiento de los juicios 

Aunque las páginas judiciales mencionadas aportan numerosos beneficios, también es importante destacar que cuando un abogado debe gestionar gran cantidad de juicios, la tarea del seguimiento de procesos judiciales se vuelve lenta e incómoda al tener que consultar uno a uno cada expediente a través de internet. Aquí es donde entra en juego la necesidad de automatizar el seguimiento de los juicios, ya que esa consulta individualizada y manual hace que el abogado pierda tiempo innecesariamente, y hace que aumenten los márgenes de error en las búsquedas. 

Dicho esto, es necesario llevar los procesos de consulta de expedientes judiciales a un siguiente nivel de agilidad, y esto se logra al comenzar a utilizar un sistema que permita la revisión automática de acuerdos judiciales.

Este tipo de plataformas son una gran ventaja para los abogados porque les permite realizar el seguimiento de procesos judiciales de forma centralizada. Es decir, toda la información respecto a los casos se encuentra ubicada en un solo dashboard digital, disponible en cualquier momento que se necesite. Además, cuentan con un procesamiento automatizado que reduce el tiempo en la labor del control y gestión judicial.

Sistema para automatizar el seguimiento de los juicios

Tal como mencionamos en el punto anterior, existe una gran variedad de plataformas en el mercado creadas especialmente para automatizar el seguimiento de los juicios y para facilitar el control de expedientes jurídicos.

Sin embargo, el software jurídico CaseTracking resalta entre los demás debido a su nivel de efectividad al llevar a cabo el seguimiento de expedientes judiciales, al mismo tiempo que elimina los márgenes de error en la búsqueda de información sobre los casos legales.

El sistema de gestión judicial CaseTracking puede ser utilizado desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, tablet, smartphone o laptop), de manera que el abogado puede hacer todo tipo de consulta de expedientes judiciales desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora del día.

Para automatizar el seguimiento de los juicios, CaseTracking dispone de las siguientes características y funcionalidades claves:

• Se sincroniza vía online y en tiempo real con los portales judiciales de diferentes países.
• Centraliza la gestión de una cartera de juicios desde un mismo lugar.
• Realiza el seguimiento automático de los trabajos en equipo entre socios, abogados, gerentes legales, clientes, etc.
• Mejora la lectura, extracción y análisis de la información de fuentes oficiales.
• Programa notificaciones y alarmas instantáneas sobre los procesos legales que estén registrados en el software.
• Genera todo tipo de reportes e insights para la toma de decisiones estratégicas.
• Ajusta los presupuestos que se esperan y los que finalmente se ejecutan en los proyectos de la firma legal.

¿Cómo automatizar el seguimiento de los juicios?

Automatizar el seguimiento de los juicios por medio de un software para abogados es algo que facilita y acelera todo el proceso de trabajo para los abogados, especialmente el de la consulta de expedientes judiciales.

Por esta razón, es necesario saber cómo se logra automatizar el seguimiento de los juicios a través de herramientas como CaseTracking. Para ello, lo primero que debes hacer es sincronizar el software con los portales de los poderes judiciales, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Si necesitas automatizar el seguimiento de los juicios en Chile, Ecuador, México, Perú o Colombia, solo tienes que digitar el número del expediente de tu interés, y la sincronización se hará de manera automatizada.
• Si quieres hacer un seguimiento de los juicios de otro país, tendrás que incorporar el proceso judicial manualmente dentro del sistema, rellenando datos como los siguientes:
  • Juez.
  • Etapa procesal.
  • Sumilla.
  • Número del expediente.
  • Estado o etapa del proceso.
  • Materia y submateria procesal.
  • Juzgado encargado del caso.
  • Calificación.
  • Distrito judicial.

Con toda esta información agregada, ya te será posible automatizar el seguimiento de los juicios y tener un organizador de expedientes en tiempo real desde tu dispositivo móvil, computadora, etc.

¿Es bueno llevar el control de expedientes jurídicos en Excel?

Si bien este programa ofimático puede ser útil para diversas tareas de organización y análisis de datos en general, llevar el control de expedientes jurídicos en Excel tiene limitaciones y desafíos muy importantes.

A continuación, te mostramos algunas razones por las cuales no es recomendable que lleves el control de expedientes jurídicos en Excel:

• Limitaciones de escalabilidad: A medida que crece la cantidad de expedientes y casos judiciales, se vuelve muy difícil y poco práctico gestionar y realizar un seguimiento adecuado de toda la información en una hoja de cálculo de Excel. Y es que manejar grandes volúmenes de datos es algo que ocasiona problemas de rendimiento y pérdida de eficiencia por parte de los abogados durante su gestión legal.
• Complejidad de los datos: Los expedientes jurídicos a menudo contienen múltiples categorías de información, como nombres de las partes, fechas, documentos adjuntos, detalles procesales, entre otros. Excel es un programa que tiene dificultades para manejar la complejidad de estos datos, ya que no tiene las funciones necesarias para la organización y el control de expedientes.
• Acceso y colaboración limitados: Excel no es la mejor herramienta para permitir el acceso simultáneo y la colaboración en tiempo real en un expediente. Si varios miembros del equipo legal necesitan acceder y actualizar información al mismo tiempo al revisar causas penales, es posible que se generen conflictos de edición y se dificulte la colaboración fluida.
• Falta de automatización y recordatorios: Excel carece de características automatizadas específicas para el seguimiento de los juicios y el control de expedientes, como la generación automática de recordatorios de fechas límite, seguimiento de cambios y notificaciones, etc. Esto puede resultar en una mayor carga de trabajo manual y en la posibilidad de perder plazos cruciales.
• Seguridad y protección de datos: Los expedientes jurídicos a menudo contienen información sensible y confidencial. Excel no proporciona los niveles avanzados de seguridad y control de acceso necesarios para proteger adecuadamente estos datos, lo que puede suponer un riesgo para la confidencialidad y privacidad de la información.

En lugar de llevar el control de expedientes jurídicos en Excel, muchas firmas de abogados están optando por soluciones de software especializadas en automatizar el seguimiento de los juicios como lo es CaseTracking, una de las mejores herramientas para abogados que ofrece funcionalidades avanzadas, mayor seguridad, y colaboración más eficiente.

Automatizar el seguimiento de los juicios es una alternativa importante que las firmas jurídicas están empezando a implementar con más frecuencia, por lo que la transformación digital se está convirtiendo en una ventaja competitiva clave dentro de todo el mercado legal. En este punto, debes preguntarte ¿tu firma se está quedando rezagada o, por el contrario, está a la vanguardia de la tecnología legal?

Preguntas frecuentes sobre automatizar el seguimiento de los juicios

Este artículo fue creado el 20 de diciembre de 2021 y actualizado el 3 de julio de 2023