Organizador de expedientes, archivos y documentos ¿qué es?

Elegir un buen organizador de expedientes es fundamental para todo tipo de empresa, en especial, para las firmas de abogados. Esto se debe a que, por ejemplo, al seguir usando herramientas tradicionales los letrados terminan perdiendo mucho tiempo durante los procesos de organización de archivos y posterior búsqueda y consulta. Además, estas herramientas de antaño ocupan espacio físico y se basan en la acumulación de documentos innecesariamente impresos. 

Sin embargo, los avances tecnológicos han dado paso a nuevos tipos de organizadores que permiten realizar una búsqueda más rápida, almacenar cualquier tipo de datos, ver los expedientes desde cualquier lugar, etc. Por lo tanto, conocer los nuevos organizadores de expedientes, archivos y documentos y seleccionar y hacer uso del mejor es algo que deben realizar los equipos de abogados hoy en día.

¿Qué es un organizador de expedientes y archivos?

Un organizador de expedientes es una herramienta que les permite a los abogados registrar, guardar y consultar los datos de los procesos judiciales de sus clientes y de los casos que se estén desarrollando dentro de la firma. Esto es importante ya que les facilita a los equipos de trabajo de socios y abogados el control de los juicios y la consulta de expedientes judiciales registrados.

¿Cómo se organizan los expedientes y archivos?

Consultar los documentos archivados solía ser una actividad que requería mucho tiempo, ya que se debía buscar manualmente un expediente entre toda la cantidad de documentos guardados. Por esta razón es que se fueron desarrollando organizadores de expedientes digitales, con la finalidad de agilizar el proceso de la gestión documental y aumentar la capacidad productiva de las firmas.

Sin embargo, no es de extrañar que todavía se consiga algún despacho que siga utilizando un organizador de expedientes y archivos físico, ubicado en alguna esquina dentro de la oficina.

En este contexto, es importante conocer ambos tipos de organizadores de expedientes y documentos que existen:

• Organizador de expedientes y documentos en oficina

Al hablar de un organizador de expedientes en la oficina se hace referencia a aquellos archivadores físicos que resguardan los documentos de los procesos judiciales en carpetas, con diferentes etiquetas que señalan la etapa del proceso, número, sumilla, juzgado encargado, entre otros datos.

Este tipo de organizador de expediente requiere una mayor inversión de tiempo de exploración y clasificación, ocupa un espacio considerable en el lugar de trabajo, amerita un constante gasto en hojas, impresión, carpetas, etiquetadores, entre otros materiales necesarios para poder llevar a cabo el registro.

Todo esto ralentiza el proceso de archivamiento y seguimiento del caso, disminuyendo así la productividad del equipo de trabajo, y convirtiéndolo en la elección menos favorable en comparación a un sistema de gestión documental y de organización de archivos digital.

• Organizador de expedientes digital

Debido a la cantidad de tiempo, espacio y dinero que conlleva organizar archivos en la oficina es que empezaron a surgir nuevas soluciones digitales basadas en organizadores de archivos en línea. Estos son programas informáticos que logran digitalizar todo el proceso de registro, archivado, clasificación, búsqueda y consulta de cualquier tipo de archivos y documentos.

En líneas generales, un organizador de expedientes digital especializado en el sector legal es capaz de sincronizarse con los portales web de los Poderes Judiciales, permitiendo así que el abogado pueda obtener información en tiempo real sobre cualquier caso que desee estudiar o gestionar.

Por lo tanto, un organizador de expedientes, archivos y documentos digital aporta inmediatez y productividad al momento de consultar y hacerle seguimiento a toda la documentación relacionada con los juicios.

Un excelente ejemplo de estos organizadores de expedientes digitales es CaseTracking, una plataforma en línea desarrollada por la empresa tecnológica Lemontech, especializada en el diseño de soluciones digitales para firmas de abogados que buscan superar todas las dificultades típicas de los organizadores de archivos en la oficina.

CaseTracking permite registrar y consultar todos los recursos legales (expedientes, archivos, documentos, acuerdos, contratos, citaciones, contestaciones, pruebas, etc.) desde una misma plataforma. Así, mejora los procesos de gestión y seguimiento de los casos con la finalidad de mantener un máximo control de expedientes y de todos los datos registrados.

Para lograr esto, el organizador de expedientes CaseTracking se conecta en tiempo real y vía online con las páginas de los Poderes Judiciales de Chile, Perú, México, Colombia, Uruguay, entre otros; y se puede ingresar a la plataforma a través de cualquier dispositivo con conexión a internet (smartphone, tablet o computadora), a cualquier hora del día y desde cualquier parte del mundo.

Además, el abogado podrá activar notificaciones dentro del organizador de expedientes y archivos que le indiquen si ha ocurrido algún cambio en cualquier caso judicial, y podrá centralizar y llevar a cabo actividades en equipo a través de la plataforma. Logrando así tener acceso a un espacio digital donde puede consultar archivos, realizar múltiples actividades legislativas, agilizar y mejorar las labores judiciales de manera rápida y sencilla a través de un mismo software.

El organizador de expedientes es un recurso importante para todas las firmas, es por eso que los equipos de trabajo de socios y abogados tienen que hacer uso de un programa que sea lo más práctico y amigable posible, como lo es CaseTracking de Lemontech.