Control de expedientes jurídicos: Excel vs. CaseTracking

El control de expedientes y archivos jurídicos dentro de una firma de abogados es un proceso que puede resultar bastante complejo y lento si no se cuenta con una adecuada organización de los mismos. En este sentido, la inversión de tiempo y de esfuerzo que deben emplear los abogados en este proceso aumenta cada vez más a medida que también aumenta la cantidad de expedientes, de archivos y de información jurídica con cada caso y juicio que se suma a la cartera de la firma.

Por tanto, es de suma importancia implementar las herramientas correctas para digitalizar y automatizar el control de expedientes y archivos jurídicos de forma eficiente.

Control de expedientes en Excel, ¡una mala idea!

En muchas firmas es común que los abogados realicen el control de expedientes en Excel. Sin embargo, este software de ofimática resulta muy básico y limitado para satisfacer las necesidades de una organización del sector legal. Esto se debe a que el proceso de control de expedientes jurídicos exige de un sistema que sea capaz de ordenar y gestionar de manera muy fácil y rápida distintas informaciones sobre los clientes, abogados, juzgados, juicios, audiencias, contratos, solicitudes, contestaciones, leyes, etc.

Teniendo todo esto en cuenta, las principales desventajas de la gestión de expedientes en Excel son las siguientes:

• Toda la información sobre los expedientes debe ser introducida de manera manual, ya que el programa no ofrece ningún tipo de automatización.
• Para llevar a cabo el control de múltiples expedientes jurídicos, el abogado debe estar abriendo y cerrando constantemente una gran cantidad de archivos de Excel.
• Las hojas de cálculo sobre las cuales se realiza el control de expedientes en Excel son difíciles de configurar y muy fáciles de desconfigurar (por error humano).
• Excel no es una plataforma que permita una adecuada sincronicidad en la nube, lo que hace que el abogado pueda perder toda la información si sus archivos de Excel son eliminados de la computadora a causa de una falla en el sistema o de un malware.
• Excel no ofrece opciones para el trabajo colaborativo entre varios abogados en el control de expedientes y archivos.

Por estas y otras razones, es importante que en las firmas se comiencen a sustituir los programas básicos de ofimática, como Excel, por herramientas digitales de legaltech, como CaseTracking, para una ejecución eficiente y precisa de las tareas jurídicas.

CaseTracking para el control de expedientes jurídicos

CaseTracking es un software de legaltech especializado en llevar a cabo el control de expedientes jurídicos de manera automática y el seguimiento de causas judiciales por internet. Para lograrlo, el programa se sincroniza vía online con las páginas web de los Poderes Judiciales de distintos países, lo que le permite extraer información de ellos automáticamente, para luego procesarla, organizarla y disponibilizarla para los abogados a través de una interfaz de uso bastante cómoda e intuitiva.

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Entre las ventajas que ofrece CaseTracking para el control de expedientes están las siguientes:

• Funcionamiento en la nube: todos los expedientes y archivos siempre se encuentran protegidos y disponibles a través de internet. No importa si la computadora del abogado sufre algún daño, este puede seguir realizando el control de expedientes desde cualquier otro dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone), a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier parte del mundo.

• Trabajo colaborativo: a través de distintos perfiles de acceso, diferentes abogados pueden participar en conjunto en el control de expedientes y archivos jurídicos, cada uno con responsabilidades específicas asignadas dentro de la misma plataforma.

• Simplicidad y potencia: la herramienta aporta una simplicidad extraordinaria al momento de controlar cientos o miles de expedientes. Gracias a unos filtros especialmente diseñados y a una barra de búsqueda, el abogado puede buscar y consultar cualquier expediente en apenas unos segundos.

•  Notificaciones y reportings: durante el control de expedientes jurídicos el abogado necesita mantenerse informado ante cualquier novedad. Por ello, CaseTracking automatiza el envío de alertas y la creación de reportes para mantener actualizado al usuario sobre todos los cambios diarios ocurridos los expedientes.

• Centralización del control de expedientes: todos los expedientes, ya sean cientos o miles, se encuentran disponibles dentro de la misma plataforma, los cuales pueden ser accedidos por cualquier abogado de la firma en función de los permisos de acceso de su perfil de usuario. 

Hay firmas de abogados muy conservadoras que prefieren seguir realizando el control de expedientes en Excel y utilizando otros programas básicos para sus tareas jurídicas y administrativas. Sin embargo, son estas firmas las que precisamente están perdiendo cada vez más la competitividad en el mercado y la cuota de clientes, ya que toda la industria del sector legal está apostado por los abogados que demuestran ser innovadores, ágiles y eficientes. Aquellos que toman la iniciativa de utilizar las nuevas tecnologías para optimizar al máximo sus gestiones jurídicas.
Si eres uno de estos abogados innovadores y quieres saber cómo se utiliza CaseTracking paso a paso para el control de expedientes, visita nuestro artículo Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet.