Consulta de expedientes judiciales y penales por apellidos, nombres y cédula

La consulta de expedientes judiciales es una de las prácticas más recurrentes entre los abogados. Por tanto, en esta nueva normalidad causada por la COVID-19, las firmas jurídicas han tenido que buscar soluciones para permitirles a sus letrados consultar expedientes en la Corte Suprema y el Poder Judicial de forma fácil y rápida a través de internet, lo cual es posible mediante un sistema de seguimiento de procesos judiciales. Esto con el objetivo de mantener la continuidad del negocio incluso cuando todo el equipo de abogados esté disperso y trabajando de forma remota.

La consulta de expedientes judiciales es una de las prácticas más recurrentes entre los abogados. Por tanto, tras el aislamiento causado por la COVID-19, las firmas jurídicas han tenido que buscar soluciones para permitirles a sus letrados consultar expedientes judiciales de forma fácil y rápida a través de internet. Esto con el objetivo de mantener la continuidad del negocio incluso cuando todo el equipo de abogados esté disperso y trabajando de forma remota.

Por esta razón, a continuación veremos cómo realizar una consulta de expedientes judiciales en línea.

Cómo hacer una consulta de expedientes judiciales en línea

En varios países de América Latina, sus Poderes Judiciales cuentan con páginas web a través de las cuales se puede hacer la consulta de expedientes judiciales por apellidos, nombres y cédula. Sin embargo, existen diversas limitaciones en estos sistemas de gestión judicial independientes que afectan la productividad de los abogados al momento de realizar dicho procedimiento, por lo que es importante disponer de herramientas mucho más adecuadas fuera de las páginas web de las instituciones del Estado.

Para mejorar la productividad de los abogados, desde Lemontech recomendamos consultar y seguir procesos judiciales y expedientes a través del siguiente paso a paso: 

1. Centralizar la consulta de expedientes judiciales en una misma plataforma

Como hemos mencionado, los portales online de los Poderes Judiciales de varios países latinoamericanos facilitan la consulta de expedientes judiciales por nombres y apellidos. Sin embargo, el solo uso de estas plataformas, exige que el abogado deba acceder a varias páginas y realizar varios procedimientos por separado, lo que en vez de realmente facilitar el trabajo, lo termina dificultando, haciéndolo lento e impreciso.

Para evitar estos percances, lo ideal es centralizar todas las funcionalidades de gestión y consulta de expedientes judiciales en una misma plataforma, tal como puede ser CaseTracking, un software online mediante el cual los abogados puedan realizar el 100%  de su trabajo jurídico a través de internet, aportando los siguientes beneficios: 

• Consulta masiva de expedientes: esta herramienta permite gestionar y seguir las causas judiciales de varios países o de diferentes instituciones en una sola plataforma. De esta manera, no solo se tiene la opción de realizar una consulta de expedientes judiciales totalmente centralizada, sino también se puede tener una visión panorámica y un control absoluto de todos los casos vía online.

• Notificaciones automatizadas: CaseTracking mantiene al abogado informado sobre cualquier cambio o novedad en los expedientes judiciales y procesos jurídicos de su interés, gracias a sus funcionalidades de notificaciones automatizadas, que además envía alertas sobre tareas y eventos pendientes, así como de posibles procesos congelados.

• Trabajo en equipo: además de la información, el abogado también puede centralizar la coordinación del trabajo en equipo. De esta forma, socios, abogados y hasta clientes participarán en la gestión y consulta de expedientes judiciales en línea.

2. Sincronizar los expedientes judiciales, las causas, los procesos y las sentencias

El sistema de consulta de expedientes judiciales CaseTracking se conecta y se sincroniza de manera automática con las páginas de los Poderes Judiciales de algunos países de América Latina. Por ejemplo, con:

• El Poder Judicial de Chile, ya sea mediante el sistema de consulta unificada de causas o mediante el módulo “Mis causas” de la Oficina Judicial Virtual.
• El Poder Judicial de Uruguay.
• La Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje de México. 
• El Poder Judicial del Perú.
• La Rama Judicial de Colombia
• El Consejo de la Judicatura de Ecuador.

Para proceder con la sincronización, el abogado solo debe introducir el número del expediente dentro del sistema de consulta de expedientes judiciales, y esta automáticamente lo buscará en los portales judiciales correspondientes, para luego integrarlo al sistema y mantenerlo sincronizado de manera permanente. 

3. Agregar los expedientes judiciales de forma manual

En caso de que el abogado necesite hacer un seguimiento y control de expedientes fuera de los países antes mencionados, igual podrá agregar los procesos jurídicos al sistema para aprovechar los beneficios de CaseTracking. La única diferencia es que los expedientes judiciales no se sincronizarán automáticamente, así que deberá hacerlo de forma manual.

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Agregar los datos manualmente es muy sencillo. Sin embargo, se debe tener la precaución de ingresar la información de los expedientes penales sin ningún tipo de error, para así no tener dificultades al automatizar el seguimiento de los juicios. También, se dispondrán de las opciones de adjuntar resoluciones, escritos, demandas, contestaciones, borradores, entre otros archivos de valor jurídico para optimizar la gestión documental en la firma.

4. Consultar los expedientes judiciales por nombres, apellidos u otros factores

Una vez sincronizados o agregados manualmente, el abogado puede hacer la consulta de expedientes judiciales por apellidos, nombres y cédulas, entre otros criterios. Al hacerlo, el sistema de control y gestión judicial de CaseTracking mostrará toda la información relacionada con el proceso jurídico. Por ejemplo:

•     Estado o etapa del proceso
•     Número de expediente
•     Sumilla
•     Juzgado encargado
•     Distrito judicial
•     Juez
•     Materia y submateria procesales
•     Etapa procesal
•     Calificación

A medida que se sincroniza y agrega más información a CaseTracking, el sistema de consulta de expedientes en el Poder Judicial se irá llenando de documentación útil para los distintos abogados de la firma. Y no hay problema por la cantidad de información, ya que esto no dificulta la búsqueda en el sistema, pues la herramienta cuenta con diferentes opciones para garantizar una revisión automática de acuerdos judiciales de forma muy rápida y precisa.

De manera específica, la consulta de expedientes judiciales se puede realizar a través de los siguientes métodos: 

• Barra de búsqueda: el abogado puede usar palabras o datos claves como el nombre y apellido del demandante, del demandado, el juzgado, los primeros dígitos del número de expediente, u otra información relacionada. Al hacerlo, el sistema le mostrará de manera automática el expediente que concuerda con esa información.

• Filtros de búsqueda: también, el abogado puede buscar procesos judiciales con criterios comunes, como los juicios de un mismo juez, de una misma materia procesal, entre otros. 

CaseTracking es una plataforma completa e intuitiva, cuya finalidad no se centra únicamente en la consulta de expedientes judiciales, ya que con esta herramienta los abogados tienen la facilidad de asignar tareas y gestionar procesos judiciales en equipo. En definitiva, este tipo de tecnología permite sacar el mayor provecho de los datos jurídicos que se manejan en una firma de abogados.