Software para abogados: ¿cuál es mejor para aumentar la productividad?

Como abogado, sabes por experiencia propia que tu trabajo no se limita a la representación de tu cliente en un juicio. También tienes que dedicarle tiempo y esfuerzo a realizar muchas otras tareas como son los procesos de investigación, la elaboración de documentos, el registro de horas trabajadas, la facturación, el cobro, el procesamiento de los pagos, y pare de contar. Aquí es donde entra en juego el software para abogados, un sistema que busca digitalizar y automatizar gran cantidad de tus tareas diarias para que puedas ser mucho más productivo durante tus jornadas laborales.

A continuación, veamos qué tanto puedes hacer como abogado con nuevas tecnologías.

software para abogados

Ventajas de un software para abogados

En la actualidad, un software para abogados es el único recurso capaz de ayudarte a ser más eficiente y efectivo. Es decir, gracias a las herramientas legaltech puedes hacer tu trabajo en menos tiempo al acostumbrado y, por tanto, puedes generar más ganancias durante el día, ya que tendrás la capacidad de asumir mayor cantidad de proyectos sin que te esto te suponga un problema de gestión o te cause estrés.

En Lemontech hemos recogido la experiencia de más de 12.000 usuarios que utilizan nuestros software de productividad legal en América Latina, y todos ellos están de acuerdo con que la clave de los beneficios que se pueden obtener con un programa para abogados está en la digitalización y automatización de procesos.

Dicho esto, a continuación, te describimos solo algunas de las ventajas de usar un software para abogados:

  1. Con un programa para abogados puedes automatizar las tareas repetitivas

Al dejar que el software para abogados se encargue de ejecutar automáticamente aquellas tareas repetitivas, monótonas y que no necesitan intervención humana, entonces dejas de gastar tiempo en realizar esas tareas de forma manual. Ese tiempo ahorrado lo puedes invertir en procesos jurídicos complejos que sí necesitan toda tu expertise.

  1. Con un software para abogados logras mejorar tu rentabilidad económica

Gracias al apoyo de un software para abogados puedes dedicar el 100% de tu tiempo solo a las actividades que les puedes facturar a tus clientes. Por ejemplo, las tareas administrativas que a veces realizas dentro de la firma no son facturables y, por tanto, no generan ganancias. Sin embargo, si automatizas dichas actividades con un gestor de tareas, entonces tienes la libertad de dedicarte por completo a los procesos relacionados con los proyectos judiciales de tus clientes, y son esas actividades las que sí te generan un flujo de entrada de efectivo.

  1. Con un programa para abogados comienzas a ser productivo incluso fuera de la oficina

Los mejores software para abogados funcionan en la nube. Es decir, a través de internet. Esto significa que puedes utilizar este tipo de programas estando en cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y mediante cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone). De esta manera, como abogado digital tendrás la capacidad de seguir trabajando mientras esperas en un restaurante o en un aeropuerto, mientras estás en tu casa o en una reunión en China.

  1. Con el software para abogados impulsas el trabajo colaborativo dentro de la firma

Los sistemas digitales te permiten gestionar flujos de trabajo e integrar a otros usuarios para que participen vía online. Esos otros usuarios pueden ser socios, abogados, gerentes legales, consultores, clientes, etc.

  1. Con un programa para abogados mejoras la toma de decisiones

Los software para abogados son capaces de ofrecerte un panorama general tanto de la firma como de cada profesional por separado. A través de una serie de indicadores puedes analizar la productividad empresarial del estudio, identificar puntos de mejora, detectar procesos ineficientes, monitorizar la administración de los recursos, entre otros. Estos datos te permitirán tomar mejores decisiones y trazar estrategias más efectivas en diferentes ámbitos de la firma.

Teniendo en cuenta todas estas ventajas del software para abogados, se hace evidente que al utilizar esta tecnología logras desarrollar una ventaja competitiva dentro del mercado legal, ya que tú y tu firma comenzarán a destacarse por sus nuevos niveles de productividad, mientras que tus competidores se mantienen realizando sus procesos de forma letárgica e ineficiente.

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Tipos de software para abogados

Dentro de la industria legal tech podemos destacar dos tipos de software para abogados capaces de aumentar los niveles de productividad dentro de las firmas. Dicha clasificación tiene que ver con la naturaleza de los procesos que estos son capaces de digitalizar y automatizar.

  1. Software para abogados para procesos jurídicos
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Los software para abogados para procesos jurídicos son aquellos sistemas que están especialmente diseñados para agilizar tareas que pertenecen única y exclusivamente al ámbito legal, como la consulta de expedientes judiciales, elaboración de documentos, revisión de contratos, análisis de estrategias de litigación, entre otras. 

La importancia de este tipo de tecnología tan especializada es que la rentabilidad del abogado depende de qué tan productivo pueda ser este al momento de realizar sus labores jurídicas. Por ejemplo, un programa para abogados puede permitirles a los profesionales seguir sus causas judiciales por internet. De esta forma, cada letrado no tendrá la necesidad de gastar su tiempo en ir personalmente hasta las instituciones del Poder Judicial, ya que toda su gestión jurídica la puede hacer de forma remota.

En consecuencia, el abogado puede ser más productivo y, por tanto, más rentable, ya que tiene la oportunidad de aprovechar mejor su tiempo en tareas que este les puede cobrar a sus clientes. 

  1. Software para abogados para procesos administrativos
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Durante sus jornadas diarias, los abogados no solo se dedican a los procesos jurídicos, sino también a los procesos administrativos. Por ejemplo, cuando una firma no cuenta con personal administrativo, entonces son los mismos letrados los que se encargan de tareas como la facturación y el cobro a clientes.

De hecho, de las 8 horas laborales diarias, los abogados suelen gastar un promedio de 5,6 horas en tareas relacionadas precisamente con facturación, cobros, preparación de impuestos, entre otras. Así lo indica el Legal Trends Report, un estudio que hemos citado dentro de nuestro eBook  Productividad en las firmas: ¿cómo alcanzar la rentabilidad deseada?

Entonces, este tipo de tareas administrativas no generan ningún tipo de rentabilidad. Todo lo contrario. Son procesos que se consideran como “enemigos de la productividad legal”, ya que evita que los abogados puedan destinar toda esa cantidad de horas a avanzar en sus trabajos jurídicos pendientes.

En este contexto es donde surgen los software para abogados para procesos administrativos, que son sistemas que se encargan de digitalizar y automatizar gran cantidad de tareas administrativas. Gracias a estas herramientas de legaltech, los letrados logran reducir casi a 0 la cantidad de horas que gastan en tareas no rentables (las administrativas), aumentando al mismo tiempo la cantidad de horas que les pueden dedicar a las tareas que sí son rentables (las jurídicas). 

Por decirlo de otra manera, gracias a los software para abogados para procesos administrativos los letrados pueden ser precisamente más abogados y menos administradores.

Claves para elegir el mejor software para abogados

Si quieres implementar en la firma el mejor software para abogados entonces te recomendamos evaluar los siguientes factores:

  • Programa para abogados en la nube

La tecnología en cloud o en la nube es la que se impone en la actualidad. Como hemos comentado anteriormente, si utilizas un sistema que funciona en la nube entonces puedes acceder a toda la información desde cualquier lugar. 

Por ejemplo, si tienes un software para abogados para tareas administrativas que funciona en la nube, entonces puedes gestionar la facturación electrónica a tus clientes desde tu teléfono móvil mientras estás a las espera de ser llamado en un juicio.

  • Nivel de seguridad de los software para abogados

La seguridad con respecto a los datos personales es otro de los puntos a valorar. No hay que pasar por alto que la protección de datos es un tema que gana importancia a nivel internacional.

Es recomendable escoger un software para abogados que te permita tener un control de quién accede a los datos y que incluso pueda tener varios niveles de acceso para diferentes personas. De esta forma, si hay cualquier problema de seguridad, es mucho más sencillo detectar dónde está el fallo.

  • Grado de personalización de los programas para abogados

El software para abogados debe adaptarse en todo caso a lo que necesita la firma, teniendo en cuenta que todos los estudios tienen necesidades diferentes en función de la cantidad de socios y abogados, y de sus especialidades jurídicas. Por eso, es importante que antes de hacer la elección entre un sistema u otro, la firma analice bien cuáles son sus necesidades para saber así si el programa se puede personalizar y adaptar a ellas.

  • Precio de los software para abogados

El precio siempre es un criterio importante de elección, pero no debe ser el único. De hecho, es importante entender que el software para abogados es una inversión y no un gasto.

Es una inversión porque gracias a la automatización de tareas que permite, los abogados de la firma se vuelven mucho más productivos, lo que se traduce en que consiguen llevar adelante una mayor cantidad de trabajo y por tanto aumentan los ingresos.

Ejemplos de software para abogados

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Teniendo en cuenta los dos tipos de programas que existen y que explicamos más arriba (los jurídicos y los administrativos), un par de ejemplos de software para abogados que gozan de gran popularidad en toda América Latina son CaseTracking y TimeBillingX.

Por un lado, CaseTracking es un importante programa que ayuda agilizar los procesos jurídicos. Este software para abogados es capaz de conectarse y sincronizarse vía online con las páginas de los Poderes Judiciales. Al hacerlo, le permite a los letrados consultar y seguir sus procesos judiciales por internet.

Sin embargo, por otro lado, el programa para abogados que más ayuda a aumentar la productividad es TimeBillingX. Esta herramienta de última generación hace que te puedas olvidar de gastar tu tiempo en tareas administrativas que son repetitivas y monótonas.

TimeBillingX es un programa administrativo del sector legal que te permite:

  • Gestionar la facturación electrónica y el cobro a clientes de forma masiva y automática.
  • Realizar mediciones de la productividad y del rendimiento de todos los abogados dentro de la firma.
  • Identificar de manera automatizada cuáles son los abogados, los clientes y los proyectos más rentables para la firma.
  • Evaluar si el leverage actual (relación socios/abogados) dentro de la firma es el más adecuado.
  • Digitalizar el registro de tareas que cada abogado realiza durante el día, lo cual te permite conocer cuántas horas se están dedicando a tareas rentables y cuántas a las no rentables.
  • Detectar cuáles son los tipos de trabajos jurídicos que suelen necesitar correcciones adicionales, para así tomar medidas preventivas y resolutivas al respecto.
  • Monitorizar la utilización de los recursos internos de la firma.

En conclusión, la transformación digital es la pieza clave para aumentar la productividad en las firmas. Los software para abogados como TimeBillingX son capaces de ayudar a los estudios a alcanzar unos niveles de rentabilidad sin precedentes, que no se pueden conseguir de ninguna otra manera. Ten en cuenta que los clientes de hoy en día solo están dispuestos a quedarse con los abogados que demuestren estar a la vanguardia del sector.

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