[Exclusivo abogados] Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet

La nueva normalidad post pandemia está obligando a la mayoría de los players del sector legal a adoptar un modelo de trabajo a distancia. Por tanto, las firmas de abogados y los departamentos legales ahora tienen que centrar toda su atención en las herramientas de teletrabajo que les permitan seguir procesos judiciales y consultar expedientes a través internet, de la forma más segura, rápida y cómoda posible, incluso mientras por medidas de contingencia los juzgados se encuentren cerrados.

Es importante destacar que gestionar y seguir los procesos judiciales vía online no solo le aporta mayor agilidad al abogado, sino además le representa una ventaja competitiva que fomenta la lealtad de sus clientes, ya que estos también pueden ser partícipes del seguimiento en remoto de sus juicios.

¿Cómo consultar y seguir procesos judiciales por internet?

En algunos países de América Latina es posible consultar y seguir procesos judiciales mediante los portales de servicios en línea de los poderes judiciales de cada Estado. Sin embargo, la gestión y la consulta de expedientes y de juicios muchas veces requiere que el abogado tenga que acceder a los portales de otras instituciones, haciendo que el trabajo en línea exija mayor esfuerzo y tiempo, aumentando además los márgenes de error y la dispersión de la información.

Para solucionar este problema, la plataforma online más utilizada por las firmas y los departamentos legales en Latinoamérica es CaseTracking. Se trata de una herramienta digital que centraliza toda la información necesaria para que el abogado pueda consultar y seguir procesos judiciales por internet desde un mismo lugar.

Para lograrlo, la plataforma se conecta y se sincroniza automáticamente con los portales de los poderes judiciales de la República de México, entre ellos el de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Consejo de la Judicatura Federal y el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje. Así como también con los portales judiciales de los siguientes países:

• Poder Judicial del Perú
• Rama Judicial de Colombia
• Consejo de la Judicatura de Ecuador
• Poder Judicial de Chile

De esta manera, a través de CaseTracking el abogado puede gestionar, consultar y seguir todo lo relacionado con sus procesos judiciales de forma remota, centralizada y en tiempo real.

Ventajas de consultar y seguir expedientes y juicios con CaseTracking

Entre las principales ventajas que ofrece esta herramienta para consultar y seguir procesos judiciales, causas, expedientes, trámites y juicios destacan las siguientes:

• Funcionamiento en la nube para la consulta de expedientes y juicios vía online

CaseTracking es una plataforma que funciona en la nube. Es decir, no se trata de un programa que deba instalarse en la computadora para poder funcionar. Solo basta con acceder a la herramienta a través de un navegador web, de la misma manera en que se accede al correo electrónico o a una red social.

Esto trae como ventaja que el abogado puede consultar y seguir juicios y otros procesos legales a cualquier hora del día (24/7), desde cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone) y desde cualquier parte del mundo, ya sea en su hogar, su oficina, un aeropuerto, restaurante, etc. Así, es posible incluso gestionar la firma o el departamento legal en su totalidad de manera remota.

• Gestión de los procesos judiciales de todos los países

El uso de CaseTracking es fundamental para firmas y departamentos legales de otros países ya que la herramienta les permite consultar todos sus expedientes de manera masiva, obtener reportes de cada uno de sus procesos judiciales y tener una visión panorámica de cómo está siendo gestionada la cartera de proyectos jurídicos.

La diferencia está en que en los países en donde la herramienta no se sincroniza con el Poder Judicial de forma automática, la carga de los expedientes a la plataforma se hace manualmente por los abogados involucrados que quieren gestionar y seguir procesos judiciales.

• Dashboard intuitivo para consultar y seguir procesos judiciales por internet

El dashboard de la plataforma es bastante intuitivo y dinámico. Gracias a ello, la curva de aprendizaje en el uso de la herramienta para consultar y seguir procesos judiciales es muy corta, incluso para los abogados que tienen poca o ninguna experiencia en programas de legaltech. Por ejemplo, el dashboard inicial está compuesto de 3 módulos básicos que muestran la siguiente información:

• Los últimos movimientos o actualizaciones más recientes en los procesos judiciales que sigue el abogado.
• Las tareas pendientes que el abogado calendarizó para cumplir en determinado plazo de tiempo.
• Los eventos y las audiencias que el abogado agenda y programa para darle continuidad a  sus procesos judiciales.

Gracias a esta información inicial, el letrado tiene una visión ordenada y amigable de todo aquello que más le interesa.

• Notificaciones automatizadas sobre la gestión de procesos judiciales

Una de las ventajas más interesantes de la plataforma es que logra automatizar 3 tipos de notificaciones muy útiles para los abogados que quieren seguir procesos judiciales por internet:

• Notificación de novedades: al final de cada día, la herramienta le envía al abogado un resumen de todas las novedades ocurridas en sus expedientes y procesos judiciales, facilitándole por mucho el proceso de consulta y seguimiento a sus trámites jurídicos al saber desde su correo electrónico cuándo un juicio tiene movimiento, para así buscar y revisar el adjunto correspondiente.

• Notificación de tareas y eventos: la herramienta le envía un correo a cada abogado notificándole sobre las tareas y eventos agendados en los que este tenga algún tipo de participación. Además, la calendarización de tareas y eventos realizada dentro de CaseTracking se sincroniza automáticamente con el calendario personal de cada abogado, ya sea el de Gmail, Hotmail o cualquier otro.

• Notificación de procesos congelados: la herramienta realiza un seguimiento de la cantidad de días que un proceso judicial no tiene movimientos, notificándole al abogado cuando este está cerca de caducar por inactividad procesal. Así, gracias a este tipo de notificaciones, el abogado puede actuar de manera oportuna antes de que se solicite la caducidad (México), el desistimiento tácito (Colombia) o el abandono (Perú y Chile) de sus procesos judiciales. O, en el caso que le convenga lo contrario, gracias a estas notificaciones puede saber cuándo alegar la caducidad del proceso.

• Centralización del trabajo en equipo para el control de juicios

La plataforma está diseñada para centralizar todo lo relacionado con la gestión y seguimiento de juicios. Esto implica, por tanto, que también es capaz de centralizar el trabajo en equipo entre socios y abogados en las firmas, y entre supervisores y colaboradores en los departamentos legales. Para ello, la herramienta permite crear perfiles de acceso a gerentes legales, socios, abogados e, incluso, a clientes, para participar colaborativamente en la dinámica de gestionar, consultar y seguir procesos judiciales de manera remota.

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Esta funcionalidad hace que CaseTracking esté siendo utilizado por muchas firmas jurídicas y departamentos legales como el canal de comunicación oficial en el desarrollo de sus proyectos jurídicos, pudiendo cada participante adjuntar y enviar los borradores de sus documentos, hacer comentarios, planificar las siguientes acciones, etc. De esta manera, por ejemplo, el gerente legal de una empresa puede mantener la comunicación centralizada y supervisar el trabajo de los abogados externos que hayan sido contratados para un proceso judicial en particular. 

Además, en una firma, esta función fomenta la lealtad y la satisfacción de los clientes, al permitirles mediante perfiles de usuarios que puedan consultar sus expedientes y seguir los avances de sus procesos judiciales vía online y en tiempo real.

• Protección de alto nivel para los datos confidenciales de los expedientes y juicios

La plataforma CaseTracking es utilizada por los departamentos legales de grandes multinacionales como Deloitte, EY, Nestlé y Mapfre para controlar y seguir procesos judiciales en los que están involucradas estas organizaciones, lo cual ya es una referencia sobre las capacidades de protección que ofrece la herramienta, ya que este tipo de compañías solo adquiere productos informáticos que sean extremadamente confiables a nivel de ciberseguridad.

Para profundizar más en el tema, veamos algunos aspectos claves en cuanto a la seguridad de la información jurídica de CaseTracking:

• La herramienta se encuentra alojada en una nube privada virtual de Amazon Web Services. Esto significa que todos sus datos están protegidos por el ecosistema informático de Amazon, uno de los proveedores de servicios cloud más poderosos del mundo.
• La plataforma aplica procesos de encriptación a toda la información que se gestiona dentro de ella, y además cuenta con estándares de seguridad web que garantizan la eliminación de posibles puntos de fuga de datos.
• Cada día se realiza automáticamente un backup de la totalidad de la información. De esta manera se asegura que los datos pueden ser restablecidos de forma precisa y exacta ante cualquier eventualidad.
• Las funcionalidades, los protocolos y las tecnologías asociadas a la herramienta son actualizadas de manera constante, con el objetivo de seguir cumpliendo con las más altas exigencias de las industrias informática y legal.

En distintas ocasiones, CaseTracking ha sido puesta a prueba con procedimientos de hacking ético para detectar posibles vulnerabilidades e intentar irrumpir en el sistema. En todos los experimentos, la plataforma ha tenido un performance de ciberseguridad extraordinario.

Paso a paso para gestionar, consultar y seguir procesos judiciales vía online

Para seguir procesos judiciales de forma remota con CaseTracking se deben seguir los siguientes pasos:

1. Agrega los expedientes y procesos judiciales a seguir

El primer paso para comenzar a seguir procesos judiciales en línea es añadir cada uno de los expedientes mediante la opción “Añadir procesos”. Si la plataforma es utilizada en uno de los países en que se puede conectar automáticamente con los portales del Poder Judicial (México, Perú, Colombia, Ecuador y Chile), entonces solo hay que digitar el número del expediente a consultar y seguir (para esto, contamos con un equipo de expertos en el sistema que podrá ayudar). Al hacerlo, la herramienta buscará el expediente de forma directa en la página web del Poder Judicial, y lo integrará a su propio sistema, manteniéndolo sincronizado todo el tiempo.

Si la plataforma es utilizada en un país donde no se puede conectar en línea con los portales del Poder Judicial, entonces los datos informativos de los expedientes y procesos judiciales deben ser agregados manualmente.

2. Configura los datos informativos para seguir procesos judiciales

Una vez incorporado el proceso judicial al sistema, es posible consultar el “expediente virtual”. Este muestra toda la información procesal del juicio agregado con datos como los siguientes:

• Estado o etapa del proceso
• Número de expediente
• Sumilla
• Juzgado encargado
• Distrito judicial
• Juez
• Materia y submateria procesales
• Etapa procesal
• Calificación

Este tipo de información procesal la obtiene el sistema de manera automática al sincronizarse con los portales en línea del Poder Judicial, actualizando los datos 2 veces al día. Sin embargo, cuando no existe tal sincronización, toda la configuración de estos datos se tiene que realizar de manera manual.

Añadir correctamente esta información es de suma importancia para poder generar reportes analíticos. Por ejemplo, un reporte en el que se muestre cuántos procesos judiciales se tienen con un juez determinado, para analizar así como han sido sus fallas judiciales a lo largo del tiempo y, con base en ello, poder diseñar estrategias que permitan obtener mejores resultados en el juicio en desarrollo.

Es importante destacar que todo el sistema de reportería en línea de CaseTracking es totalmente automatizado. Es decir, con tan solo unos clics el jurista puede consultar y acceder a distintos tipos de reportes de gran utilidad, sin que esto le demande tiempo o esfuerzo.

Por otro lado, si se quiere consultar y seguir procesos judiciales con expedientes bastante completos, entonces también es posible adjuntar de manera manual las resoluciones, los escritos, la demanda, la contestación, etc. 

3. Busca y consulta el expediente o proceso judicial que quieres seguir

A medida que se agregan nuevos expedientes al sistema, la base de datos comienza a tornarse muy robusta, por lo que muchos abogados pueden temer que el consultar y seguir procesos judiciales se vuelva un procedimiento complejo. Sin embargo, la plataforma ofrece opciones de búsqueda y consulta de expedientes muy intuitivas y fáciles de utilizar.

Por ejemplo, una “barra de búsqueda” en la que se pueden consultar expedientes judiciales al colocar cualquier dato informativo clave, como el nombre del demandado o del demandante, el juzgado o el juez, los primeros dígitos del número del expediente o cualquier otro criterio de búsqueda que el abogado quiera utilizar.

También, se pueden utilizar “filtros de búsqueda” para consultar y seguir procesos judiciales que comparten un criterio en común. Por ejemplo, todos los juicios de un mismo juzgado o juez, o de una misma materia procesal, o con cuantías económicas similares, etc. 

4. Asigna tareas y flujos de trabajo para gestionar y seguir procesos judiciales en equipo

Si en determinados tipos de juicios o trámites legales el procedimiento suele ser igual, entonces es conveniente crear flujos de trabajo dentro de la plataforma para que el sistema pueda automatizar el seguimiento de todas las tareas que se deben cumplir según sus plazos de tiempo correspondientes.

Estos flujos de trabajo aportan un nivel de control y de eficiencia extraordinario en la planificación del abogado a corto, mediano y largo plazo. Además, también es posible incluir en el flujo la participación de otros abogados, para poder facilitar el trabajo colaborativo en un proceso judicial. Una opción muy útil para los socios que necesitan no solo consultar expedientes y seguís procesos judiciales en línea, sino también gestionar eficazmente a sus equipos de abogados de manera remota.

En este contexto, la herramienta permite agendar eventos y audiencias, asignar tareas, distribuir responsabilidades, colocar fechas límites y crear flujos de trabajo entre todos los profesionales de la firma o del departamento legal.

5. Supervisa el avance de los abogados en sus procesos judiciales

Una vez ya se encuentran incorporados los expedientes, asignadas las tareas y creados los flujos de trabajo colaborativo, el socio o el supervisor legal además de seguir el proceso judicial, también puede (y debe) supervisar el progreso de los abogados en el cumplimiento de sus responsabilidades. Esto es posible a través del módulo “Tareas” dentro del sistema, en el cual se puede consultar todo lo relacionado con las asignaciones del personal en función de las fechas límites indicadas.

Además, en el módulo “Movimientos” también se pueden consultar todos los movimientos que se han hecho en los procesos judiciales por rangos de fecha. Es decir, se puede consultar cuántas actuaciones se tuvieron durante la semana, cuántos expedientes se actualizaron en el mes, etc. Esta funcionalidad es muy útil no solo para los juristas que necesitan consultar y seguir procesos judiciales por internet, sino también para presentarles a los clientes, auditores o el directorio, una serie de reportes digitales con datos sobre la gestión que está haciendo la firma en sus casos particulares.

Por otro lado, si se necesitan reportes más de tipo gerencial, en el módulo “Reportes avanzados” se pueden consultar y descargar informes empresariales con datos como, por ejemplo, cuánto se ha gastado o se ha cobrado en los juicios, o cuáles son los estados de todos los procesos judiciales en desarrollo, etc.
En conclusión, hoy en día es posible gestionar, consultar y seguir procesos judiciales totalmente en línea mediante CaseTracking. Una plataforma que se ha convertido en referencia dentro del sector legaltech latinoamericano debido a su potencia y facilidad de uso, siendo indispensable para las firmas y departamentos legales que han implementado el modelo teletrabajo o que buscan modernizar el funcionamiento operativo en sus oficinas.