Gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales por internet

La gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales por internet solo puede llegar a ser efectiva y eficiente si la información obtenida por los abogados es fidedigna y actualizada en tiempo real. Esto es posible únicamente cuando se utiliza un software especializado en legaltech, el cual permite mejorar de forma significativa la administración, organización y supervisión de cualquier proyecto jurídico, aumentando así tanto la productividad como la rentabilidad de las firmas.

Antes de profundizar en el tema, es importante conocer primero la diferencia entre el seguimiento y la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales.

Seguimiento de una cartera de juicios o procesos judiciales

El seguimiento de una cartera de juicios o procesos judiciales es una actividad básica y sencilla que consiste apenas en la supervisión de los proyectos jurídicos a lo largo del tiempo. Es decir, se trata de disponer vía online y en tiempo real de datos legales, económicos y operativos referentes a causas, reportes, expedientes, trámites, entre otros.

Con ello, los socios, abogados y hasta clientes pueden consultar y hacer seguimiento de procesos judiciales, accediendo, por ejemplo, a las notificaciones de novedades, de tareas y eventos, así como de procesos congelados.

El seguimiento de una cartera de juicios o procesos judiciales se puede hacer mediante plataformas sencillas como son las páginas web de los Poderes Judiciales de ciertos países. Por ejemplo:

• La Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje de México.
• El Poder Judicial de Perú.

• El Poder Judicial de Chile.
• La Rama Judicial de Colombia
• El Consejo de Judicatura de Ecuador.

Gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales

A diferencia del seguimiento, la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales es una actividad mucho más compleja y dinámica. Consiste en controlar de manera directa todos los aspectos relacionados con la administración de los juicios: consultar procesos judiciales, crear flujos de trabajo entre abogados y clientes, asignar responsabilidades, analizar el cumplimiento de los objetivos, trazar estrategias jurídicas, conocer el impacto económico de cada juicio, compartir documentos entre los participantes, etc.

Es importante destacar que la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales solo es posible gracias al uso de software avanzado especializado en este tipo de procedimientos. Con un sistema de gestión judicial, los abogados desarrollan un control absoluto sobre los juicios, encontrando funcionalidades colaborativas online para organizarse y mejorar el rendimiento y la productividad de todo el equipo legal.

Pilares para la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales

La oportunidad de tener una excelente gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales online se basa en la retroalimentación constante de estos cuatro pilares:

1. Equipo interdisciplinario y especializado: el equipo legal debe estar conformado por personal calificado en función de la naturaleza de cada tipo de juicio o rama del derecho, con una visión y misión unificada para alcanzar un mismo propósito en el control y gestión judicial. 
2. Comunicación e información: no basta con tener información actualizada, sino también es necesario comunicarse entre sí de forma ágil, para sacarle un rápido provecho a las resoluciones y actuaciones judiciales que permitan llevar a cabo una correcta tramitación del juicio. 
3. Organización y planificación: mantener la organización y una buena planificación son aspectos que mejoran la toma de decisiones en todos los sentidos. Esto permite, por ejemplo, priorizar el trabajo, realizar tareas de forma efectiva y evitar demoras. En conjunto, esto se traduce en ganancia de tiempo, clientes, prestigio, e inclusive, de dinero. 
4. Transformación digital: implementar un software jurídico ya no es una opción, sino una necesidad. La tecnología es un elemento crítico que permite que los abogados puedan hacer una revisión automática de acuerdos judiciales desde cualquier parte del mundo y mediante cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet y smartphone).

En consecuencia, si estos tres pilares se mantienen en equilibrio, el seguimiento y gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales tendrá como garantía una alta probabilidad de éxito en el desempeño ejecutado.

Problemas comunes en la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales

Los obstáculos o  problemas comunes en la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales, por mencionar algunos, son:

• Resistencia a la transformación tecnológica que exigen los tiempos actuales, lo que evita llevar un óptimo control de expedientes jurídicos.
• Desestimar la información obtenida a través del software.
• Sensación de no lograr los objetivos propuestos.
• No llevar el orden correcto de las tareas.
• Fallas en la comunicación interna.
• Pérdida de información, que es una situación crítica para la tramitación de juicios.
• Estar desinformados de los retos y necesidades de la industria legal.  

No obstante, sincerando al equipo de trabajo e implementando las tecnologías adecuadas, es posible que la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales se destaque en su máxima potencia.

Programa para la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales

Para lograr que la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales sea efectiva es necesario contar con un sistema legaltech coordinado, inteligente e integrado que funcione como un asistente virtual legal, tal como es el caso por ejemplo del software CaseTracking.

CaseTracking es una de las mejoras herramientas para abogados, ya que está diseñada para digitalizar y optimizar el 100% de la operación de los juicios. Las funcionalidades de esta plataforma están orientadas a agilizar el trabajo en equipo y a maximizar el aprovechamiento de cualquier oportunidad jurídica que se presente a lo largo del proceso.

Con este asistente virtual legal los abogados logran hacer que la gestión de su cartera de juicios o procesos judiciales sea más fácil de llevar a cabo y se realice en el menor tiempo posible.

Funciones para la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales

Algunas de las principales funciones de CaseTracking para la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales son las siguientes: 

• Sincronización con los Poderes Judiciales, lo que permite la consulta de expedientes judiciales través de internet.
• Coordinación de flujos de trabajo, pudiendo asignar responsabilidades y supervisar el desenvolvimiento de todo el personal legal.
• Colaboración dinámica, a través de una bitácora digital en la cual los profesionales pueden compartir archivos, informaciones y procesos con el resto del equipo.
• Calendarización de eventos, para que el abogado pueda agendar citas, reuniones, audiencias, presentaciones, etc.
• Optimización de las redacciones jurídicas, gracias a la existencia de plantillas especializadas que aceleran la elaboración de oficios, poderes, traslados, acuerdos, etc.

En definitiva, CaseTracking es un software legaltech que funciona pensando en el mejor desempeño de los abogados, ayudándoles a que estos realicen la gestión de una cartera de juicios o procesos judiciales cumpliendo los mayores estándares de calidad de la industria legal y con las exigencias de los clientes.