Procesos comerciales: ¿por qué son vitales para tu firma de abogados?

¿Son los procesos comerciales una vía ineludible para cualquier firma de abogados? ¿Qué beneficios conllevan? ¿Qué coste puede tener su implantación? ¿Se necesita de una gran estructura empresarial?

Una de las mayores dificultades que tienen las firmas de abogados es la falta de eficacia en sus procesos comerciales.

El problema radica en el hecho de que muchas veces se desconocen, no se han planificado bien o, directamente o no se aplican de manera correcta. Al final todo esto lleva a un caos organizativo de difícil solución. Falta de clientes o, estos mismos, insatisfechos pueden llevar a tu firma a fracasar.

Los procesos comerciales te ayudarán a establecer metas, objetivos y tareas individualizadas para cada uno de tus empleados. Agregarán valor con acciones que incrementan la satisfacción del cliente y conseguirás escalar tu negocio jurídico.

¡Vamos a ver cómo!

¿Qué son los procesos comerciales?

Los procesos de negocios son una manera efectiva y organizada de lograr tus metas. Es vital programar determinados pasos en cada proyecto aunque las tareas a realizar podrán variar. Mantener el control hasta alcanzar los objetivos marcados será esencial.

Por tanto, los procesos de negocios son una serie de tareas a realizar por personas con un interés común que están interconectadas entre ellas, y que como resultado producirán mayor valor o alcanzarán un objetivo previamente establecido.

En definitiva, son los pasos que tanto tú como los empleados y trabajadores de tu firma de abogados deberán dar para poder ofrecer un mayor valor a los clientes.

Visualizar un diagrama de flujo es la forma más común de representar un proceso comercial y puede incluir muchos tipos de datos diferentes. Esta es la forma más simple, pero los diagramas de estado y de carriles también se usan con mucha frecuencia. A estos habría que añadir el mapeo de flujos de valor y los diagramas de flujo de datos que son bastante populares.

Vamos a ver un poco más en profundidad por qué es fundamental que implantes procesos comerciales en tu firma de abogados.

¿Cuáles son los objetivos de los procesos comerciales?

La gestión comercial marcará el camino de tu negocio jurídico con el fin de determinar qué servicios ofrecer a tus potenciales clientes y cuántos recursos dedicarás para implementarlos.

Los procesos comerciales tienen por objetivo facilitar la interacción entre empresa y clientes. Permite establecer qué servicios deben ofrecerse y cuáles no. El proceso terminará una vez se oferte el servicio a través de los canales de venta.

El trabajo de los profesionales de ventas no se limita a meras transacciones. Deben conocer el mercado, investigar y comprender a sus clientes con el fin de que tu negocio jurídico, no solo sobreviva, sino que sea capaz de adaptarse a un mercado en constante cambio.

¿Qué logrará tu firma de abogados tras implementar procesos comerciales? Lo verás más abajo, pero antes, veamos cuáles son las posibles factores que hacen que tu negocio jurídico no vaya al alza:

Antes de implementar procesos comerciales

• ¿Cuánto tiempo emplea cada trabajador en sus tareas profesionales?: es la primera pregunta que debes hacerte. Es muy habitual que los trabajadores tarden más de lo debido y empleen demasiados recursos para completar cada tarea. Esto se traduce en un aumento de los costes y, en la mayor parte de los casos, la pérdida continua de clientes.
• ¿Tus empleados están motivados?: si tus trabajadores o tú mismo tienen un bajo nivel de motivación, imagina cómo se realizarán los trabajos para los que han sido designados. Te enfrentarás entonces a una rotación de empleados nada beneficiosa para tu negocio jurídico.
• ¿Repites una y otra vez los mismos errores?: si a tu firma de abogados le pasa esto es por la falta de implementación de procesos estandarizados. Es decir, no asumes los errores, no estudias el porqué suceden y no implementas procedimientos que cambien la situación. Esto solo puede finalizar de una manera, quebrar.
• ¿Tus trabajadores se involucran de verdad pero no obtienes los resultados deseados? Cuando esto sucede solo estás aumentando los costes operativos y por tanto, el coste total. Sin realizar estudios del desempeño de cada puesto y empleado es complicado saber dónde está el error. Esta situación solo produce insatisfacción en los clientes.

Después de implementar procesos comerciales

• Conseguirás una gestión eficaz del tiempo de tus empleados.
• Obtendrás altos índices de motivación y, como consecuencia, un aumento exponencial del rendimiento de tu equipo.
• Dejarás atrás esos errores que te lastran una vez tras otra. Tu firma de abogados cada vez será más eficiente y se adaptará mejor a los cambios en el mercado.
• Tus empleados no solo se involucran sino que son conscientes de su responsabilidad en cada acierto y cada error. Mejoran su desempeño individual, y a la postre, también el colectivo. Notarás un aumento de la productividad.

¿Qué tipos de procesos comerciales puedes implantar en tu firma de abogados?

Los procesos comerciales no son siempre los mismos. Algunos generan valor rápido, mientras que otros son necesarios para las operaciones y trabajos más rutinarios. Tradicionalmente, se han reconocido tres tipos de transacciones comerciales: 

• Procesos para el negocio principal: son procesos comerciales esenciales para el negocio dado que agregan valor. Algunos de ellos son clave. Incluyen el desarrollo de los servicios, cómo se realizarán los diferentes trabajos y la forma de captar  nuevos clientes. Esto último es esencial si deseas que tu firma prospere.
• Procesos de apoyo: muchas empresas dependen de una variedad de procesos para mantener su negocio funcionando sin problemas. Estos incluyen, no solo los procesos primarios sino también aquellos que sirven como infraestructura para áreas funcionales más grandes y brindan soporte en las operaciones diarias. Entre estas podemos podemos incluir la incorporación de nuevos abogados a tu firma, inversiones, desarrollo de procesos y la satisfacción de los clientes. 
• Proceso de gestión: hay que definir objetivos desde una perspectiva empresarial. De esta manera se proporciona eficiencia en los procesos primarios y, al mismo tiempo, se establece una gestión eficaz para funciones de soporte como la administración o el servicio a los clientes. 

Es posible que inconscientemente te olvides de desarrollar procesos comerciales porque están más al margen que los procesos centrales. 

Sin embargo, sin estos no captarás clientes, no los fidelizarás y, por supuesto, no conseguirás que tu firma aumente sus ingresos mes tras mes. En definitiva, no conseguirás escalar tu negocio jurídico.

Ejemplo de desarrollo de un proceso comercial

¿Debes implantar procesos comerciales para tu firma de abogados? ¿Crees que no necesitas estar todo el día pensando en la captación de nuevos clientes y la fidelización de los que ya tienes? Entonces, este pequeño paso a paso te vendrá de perlas. Te voy a mostrar cómo implementarlos.

1. Establece la meta que quieres conseguir: debería ser concreta y medible. Si crees que es demasiado difícil, redúcela hasta algo más asumible.
2. Planifica estrategias para lograr los objetivos: una meta se desglosa en diferentes objetivos más pequeños. Para cada uno debes planificar una estrategia. Conseguirás establecer cómo obrar en cada momento y qué recursos necesitas para llevarla a cabo.
3. Define tareas individualizadas: cada objetivo, al igual que la meta, hay que dividirlo en tareas. Estas deben ser asignadas a los empleados de forma muy clara para que no duden cómo llevarla a cabo. Igualmente deberás proporcionarles los recursos para realizarlas, de lo contrario te arriesgas a malgastar mucho tiempo y dinero.
4. Probar, probar y corregir: hay que tener claro si el proceso comercial que has planificado funciona de verdad. No hay otra forma, hay que probarlo en el mundo real. Una vez detectados los errores hay que corregir y volver a probar hasta que tengas el proceso optimizado.
5. Ahora implementa definitivamente el proceso comercial: una vez optimizado el proceso y satisfecho con los resultados, es momento de implementarlo definitivamente. Asegúrate de que todos los empleados de tu firma de abogados que deban implicarse en el proceso comercial planificado están al tanto y la comunicación entre ellos es buena.
6. Crea un histórico de resultados: recuerda que el mercado es cambiante y está vivo. Realizar una base de datos completa con los resultados del proceso comercial es vital para que consigas adaptarte con mayor facilidad a cualquier cambio. Es más, podrás adelantarte, mejorarlo y escalarlo.
7. Repite el proceso: si has conseguido optimizar de tal manera tu proceso comercial que has logrado alcanzar la meta definida, analiza los datos y los factores de mercado que te han llevado al éxito y desarrolla una planificación más ambiciosa para ponerla en funcionamiento. 

Ahora ya conoces cómo implementar procesos comerciales en tu firma de abogados. Solo te queda combinarlos y automatizarlos en un futuro. La gran cantidad de información que tu negocio jurídico generará facilitará posteriores procesos consiguiendo poco a poco escalar las ganancias.

Es fundamental que comprendas que los procesos comerciales deben ser entes vivos. Tienen que adaptarse, optimizarse y mejorar de acuerdo con tus metas y objetivos. Implementando procesos comerciales llevarás tu firma de abogados a otro nivel.