Desventajas y ventajas de la automatización de procesos

Conocer las desventajas y ventajas de la automatización de procesos en el sector legal es imprescindible para saber aprovechar los mayores beneficios que ofrece la tecnología, disminuyendo los posibles riesgos asociados. El problema es que muchos abogados ven la automatización como un lujo, algo que pueden optar por hacer o no hacer. Sin embargo, la experiencia nos dice que esto no es así. Hemos comprobado que aquellas firmas que no se han modernizado y que han seguido trabajando con los sistemas tradicionales de gestión empiezan a quedarse rezagadas en el mercado.

La implementación de herramientas que permitan automatizar tareas tan cotidianas y repetitivas como la carga de horas, la documentación o la reportería, están ayudando a los profesionales del derecho a ser mucho más eficientes en su trabajo. De ahí la importancia de las mismas y la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos.

Antes de entrar en detalle sobre las desventajas y ventajas de la automatización, comencemos por los aspectos más básicos: qué es la automatización y para qué sirve.

¿Qué es la automatización y para qué sirve?

La automatización de procesos consiste en implementar una herramienta digital que sea capaz de ejecutar por su propia cuenta una serie de tareas de forma repetitiva, la idea es disminuir tanto como sea posible la intervención humana en la realización de esas tareas.

En la actualidad, la automatización de procesos administrativos y jurídicos es algo muy común en las firmas de abogados exitosas. De hecho, el Legal Trends 2020 Report revela que el 84% de los profesionales legales afirman que podrían ofrecer una mejor atención a sus clientes si lograsen automatizar una mayor cantidad de sus tareas diarias.

Esto es así porque los socios, abogados y demás players de la industria saben que pueden aprovechar las ventajas de la automatización para agilizar muchas de sus labores, por ejemplo, optimizando el registro y almacenamiento de datos, la creación de documentos, la comunicación entre abogados y clientes, etc.

De esta manera, al sacarle partido a las ventajas de la automatización es posible obtener mejores resultados a nivel de rendimiento, productividad e, incluso, rentabilidad.  

Desventajas y ventajas de la automatización

Al invertir en una tecnología informática para la digitalización de los procesos con la idea en mente de poder agilizarlos al máximo, es necesario primero conocer las dos caras de la moneda, es decir, las desventajas y ventajas de la automatización.

Desventajas de la automatización de procesos

Antes de evaluar las ventajas de la automatización dentro del sector legal, es importante considerar los aspectos negativos asociada a ella. Veamos, las desventajas de la automatización suelen estar relacionadas, principalmente, con el nivel de apertura y capacitación que el equipo tenga hacia las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), así como hacia los medios electrónicos de los que puedan disponer para la digitalización de los procesos. 

En este sentido, cuando los abogados no tienen una adecuada cultura digital ni una formación previa en herramientas tecnológicas, la firma se verá en problemas pues no podrá sacarle provecho a los instrumentos capaces de optimizar los distintos procesos administrativos y jurídicos. Esto hace que la inversión realizada en esas tecnologías resulte en una pérdida de dinero.

En ese mismo orden de ideas, otra de las posibles desventajas de la automatización es que agilizar algunas tareas complejas puede llegar a ser poco accesible económicamente para las firmas pequeñas o abogados independientes.

Ventajas de la automatización de procesos

Considerar las desventajas de la automatización es fundamental para evaluar de manera objetiva si la firma tendrá la capacidad o no de obtener un retorno de la inversión (ROI) por las tecnologías adquiridas.  Sin embargo, no solo hay que tener en cuenta los aspectos negativos, sino también los positivos, ya que son estos últimos los que les aportarán a la firma una mejora en sus niveles de productividad.

A continuación, algunas de las principales ventajas de la automatización de procesos:

• La automatización ahorra tiempo

Sin duda, la mayor ventaja de la automatización es que esta ayuda a ahorrar tiempo en la gestión de casi cualquier proceso, en especial aquellos que no requieren la intervención especializada de un letrado. Por ejemplo, un abogado puede automatizar el proceso de la facturación electrónica y del cobro masivo a clientes. Así, este profesional se ahorra una gran cantidad de horas de trabajo al no tener que realizar de forma manual este tipo de procesos administrativos.

• La automatización mejora la productividad

Tener que dedicar menos tiempo a las labores de administración, documentación, gestión, entre otras, implica a la vez tener más tiempo disponible para dedicarlo a estudiar los casos legales y dar una buena atención a los clientes, que debería ser el objetivo fundamental de un especialista en derecho. Por lo tanto, otra de las ventajas de la automatización es que esta permite que los abogados puedan ser mucho más productivos en aquellas tareas de gran valor.

Además, para muchos empleados las labores de gestión son la parte que menos les gusta de su trabajo. Al eliminar estas tareas o simplificarlas al máximo el abogado mejora notablemente su motivación, lo que lo impulsa a ser más productivo.

• La automatización agiliza las negociaciones

Ciertas herramientas de automatización de procesos para firmas de abogados permiten elaborar documentos y contratos en apenas unos minutos. Esto hace que la negociación con los clientes sea mucho más rápida y aumente el nivel de satisfacción. También, permite atender a más clientes en menos tiempo, aumentando así los niveles de facturación. En este sentido, las ventajas de la automatización tienen una incidencia directa sobre el flujo de caja.

• La automatización ahorra papel

La digitalización y automatización de procesos también tienen un impacto directo en reducir la necesidad de usar papel, lo que contribuye a reducir costos, a optimizar la administración de los recursos y a cuidar el medioambiente. Esta ventaja de la automatización puede ser importante incluso de cara a los clientes, ya que los ciudadanos cada vez están más concienciados sobre la necesidad de cuidar el entorno y prefieren trabajar con empresas y profesionales que estén reduciendo su huella medioambiental.

Por ejemplo, al automatizar la facturación electrónica ya no se tiene la necesidad de imprimir facturas ni de enviarlas con un mensaje a cada uno de los clientes.

• La automatización reduce el error humano

Otra de las principales ventajas de la automatización es que esta reduce al máximo el margen de error humano en los diferentes procesos. Hacer de forma manual algunas tareas repetitivas como lo es la facturación y el cobro a clientes es algo que aumenta el riesgo de que se produzca un error en las cuentas y en los montos. Si en lugar de hacer estas tareas de forma manual, se hacen de forma automatizada, el riesgo de error humano se reduce casi totalmente.

¿Cómo aprovechar las ventajas de la automatización?

Para disminuir las desventajas y aumentar las ventajas de la automatización en una firma es necesario apoyarse en los continuos avances que se realizan en materia de legaltech.

En este sentido, el abogado puede aprovechar las ventajas de la automatización al aplicarla tanto a procesos administrativos como a jurídicos mediante soluciones legaltech. Veamos:

Por un lado, es posible beneficiarse de las ventajas de la automatización de procesos administrativos a través de TimeBillingX, un potente software especialmente diseñado para firmas de abogados que es capaz de automatizar múltiples tareas administrativas. Por ejemplo:

• Elaboración masiva de facturas electrónicas personalizadas. 
• Gestión del cobro masivo a los clientes de forma electrónica. 
• Registro detallado de actividades y horas laboradas.
• Medición de resultados acerca del avance de los proyectos legales. 
• Análisis del rendimiento y productividad de la firma y de cada abogado.

Por otro lado, en lo que se refiere a la automatización de procesos jurídicos podemos mencionar a CaseTracking, un sistema que se sincroniza vía online con las páginas de los poderes judiciales, permitiéndoles a los abogados automatizar el control de todos sus procesos jurídicos de forma remota.

En el caso de esta herramienta, cabe resaltar la posibilidad de agendar reuniones, eventos, actividades y automatizar recordatorios a todos los miembros que estén involucrados de forma activa en un proceso legal. Además, crea reportes personalizados en función del análisis de los distintos juicios, clientes y gastos de la firma. 
Al hacer uso de este tipo de herramientas, las ventajas de la automatización representan una importante diferencia en el trabajo de los letrados, lo cual se verá reflejado en una relación de confianza y efectividad con sus clientes.