La importancia de la automatización de procesos para tu negocio

Henri Maillardet, inventor suizo, construyó en 1805, una muñeca mecánica que era capaz de realizar dibujos. Desarrolló un conjunto de levas automatizadas que conseguía recrear el proceso de escritura y dibujo. Todo empezó aquí. Eran los principios de la automatización.

La relación entre las fuerzas económicas y las innovaciones técnicas, como pueden ser la división del trabajo, la transferencia de energía y el mecanismo de fabricación, han llevado a la automatización.

La implementación de nuevas tecnologías en el sector jurídico es lenta y no del todo exitosa. Afortunadamente, las firmas de abogados líderes invierten en digitalización y automatización, dando un ejemplo de adaptación al resto.

Con la transformación digital hay que tratar de volverse más eficiente usando de forma inteligente la tecnología para crear nuevas oportunidades de negocio, ahorrar costes y aumentar el valor de la firma.

La importancia de la automatización para las firmas de abogados

Hoy en día, la importancia de la automatización de procesos es esencial en todas las organizaciones que desean aumentar su productividad. Simplifica operaciones y permite a las firmas de abogados concentrar el tiempo y esfuerzo de sus equipos en actividades estratégicas que beneficiarán al negocio.

Para lograr que la automatización de procesos sea un éxito, los gerentes de las firmas de abogados deben centrarse en los resultados que desean obtener y en las personas que se beneficiarán de estas nuevas tecnologías.

La automatización de procesos, que hasta ahora se ha realizado de forma manual, nos permite ahorrar costes, tiempo y, además, mucha mayor eficiencia en la realización del trabajo diario. 

El personal que se encargue de llevar a cabo los procesos de automatización debe de estar capacitado para trabajar con los nuevos sistemas. De no ser así, los costes del cambio no se verán compensados por un mejor desempeño del personal de la firma.

En general, todas las actividades que realiza el empleado dentro de la empresa tienen como objetivo final apoyar un objetivo empresarial. Cada objetivo se enmarca dentro de un proceso que puede o no estar formalizado. 

Los procesos automatizados no solo cumplen el objetivo de reducir los costes, sino que también logran importantes beneficios en ámbitos de calidad, productividad, eficiencia y flexibilidad. Además, eliminan los posibles errores humanos que se pueden cometer en el trabajo manual.

Ventajas de la automatización de procesos

La automatización de procesos es una excelente estrategia para reducir la complejidad de muchos procesos empresariales. Proporciona a las organizaciones la posibilidad de implementar una mejor estructura y control de la información. 

Significa, reducir los costes que se generan por la incorporación de nuevos trabajadores a la organización. En definitiva, la importancia de la automatización de procesos deriva en algunas de las múltiples ventajas que tiene para su firma de abogados, que podríamos resumirlas en:

• Minimización de costes: mejora la carga de trabajo del equipo, reduciendo recursos.
• El número de errores se minimiza: deben evitarse errores humanos o de comunicación.
• La velocidad de implementación aumentará significativamente: es necesario acortar el tiempo
• Posibilidad de recibir mensajes de forma rápida e instantánea.
• Seguimiento: le permite realizar un seguimiento de la trazabilidad del proceso en cualquier momento.
• Verificación de resultados en tiempo real: debe actualizarse.
• Eliminación de acumulación de papel: minimización de costes de material e impresión.

¿Qué tener en cuenta para automatizar un proceso?

Lo primero que hay que tener en cuenta es que el proceso que desea automatizar debe ser repetitivo. De lo contrario será tanto difícil de aprender como de implementar. Así, como ejecutivo o gerente, deberá tener en cuenta:

• Conozca todo el proceso.
• Mida los tiempos que se utilizan para cada tarea.
• Analice todos los aspectos del proceso que pueda eliminar o simplificar.
• Apóyese con software o aplicaciones que faciliten su trabajo.
• Integre diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.

Con software de automatización como Castracking o TimeBilling de Lemontech conseguirás:

• Estar en contacto directo con el tribunal donde se tramitan tus procesos, obteniendo información, al momento, de cualquier trámite jurídico que se realice en estos.
• Entrega informes profesionales a tus clientes de manera inmediata y en el momento que los necesiten.
• Controla la gestión de tus abogados externos para que tu imagen de marca no sufra las consecuencias de un mal asesoramiento.
• Centraliza y simplifica el trabajo de todo tu equipo humano facilitando una constante comunicación y colaboración en su labor diaria.
• Realiza la facturación en un solo clic.
• Obtén una visión global de tu negocio en segundos.
• Integra toda tu agenda y simplifica el acceso a la misma.
• Consigue todos los beneficios de un software Saas basado en la nube de rápido acceso.

¿Cuáles son los beneficios asociados a la automatización de procesos?

Para conocer los beneficios lo adecuado es realizarse esta pregunta: ¿cuáles consideras que son los beneficios más importantes de automatizar un proceso?

Los beneficios más comunes de la automatización empresarial son y han sido históricamente: reducción de costes, aumento de la productividad, disponibilidad, fiabilidad y rendimiento.

La automatización de los procesos productivos también aumenta la seguridad de los procedimientos y protocolos a usar. Reduce el volumen de errores humanos y suelen tener una mayor eficiencia.

Así, podemos concluir, que algunos de los mayores beneficios de implantar la automatización de procesos con herramientas como CaseTracking en una firma de abogados serían:

• Optimización de los procesos de producción: acorta el ciclo de producción, mejora la utilización de los equipos, reduce los recursos de almacenamiento.
• Facilidad de toma de decisiones: gracias al seguimiento y control de los resultados en tiempo real.
• Diseño y trazabilidad del proceso: facilita el aprendizaje del procedimiento.
• Sistema de información común: minimiza los errores, los previene y aumenta la velocidad de procesamiento.
• Definición, configuración y estandarización de indicadores de desempeño empresarial.
• Emisión de informes consolidados: en cualquier momento con métricas KPI de gran utilidad a la hora de tomar decisiones.
• Identificar y eliminar ineficiencias, despilfarro y mal uso de recursos.
• Implementar una forma de trabajo sólida y repetitiva: ayuda a eliminar errores e inconsistencias en los procesos.
• Eliminación de tiempo perdido entre actividades: mejorando así, la eficacia de la Firma.
• Supresión de la acumulación y costes de impresión y papel.
• Permite el uso de diferentes sistemas y plataformas sin que el empleado tenga que recordar qué debe utilizar para cada tarea.
• Estandarizar las operaciones.

Lo eficiente que puedan llegar a ser los procesos que automatices dependerán igualmente de la calidad del software y hardware que utilices. Tenlo muy en cuenta, los procesos automatizados se distribuyen a lo largo de la cadena de valor de la firma, desde el suministro por el proveedor hasta la prestación del servicio al cliente final.