Mapeo de procesos: ejemplo, metodología y software

El mapeo de procesos es una práctica poco implementada en el sector legal. Es común que los abogados prefieran ejercer su profesión de una manera algo improvisada, adaptándose según las diferentes circunstancias del día a día, ya que los juicios y demás procesos jurídicos no se suelen desarrollar de forma lineal ni estructurada. Sin embargo, realizar un mapeo de procesos, aunque sea a mínima escala, sí logra aportarle a los letrados el orden suficiente para agilizar y controlar la mayor cantidad de tareas diarias, tanto jurídicas como no jurídicas.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Para entender qué es el mapeo de procesos primero debemos saber qué es un “proceso” en sí. Un proceso es la secuencia de acciones que se desarrollan sistemáticamente con el objetivo obtener un producto o resultado deseado. Así, en el sector jurídico, un proceso es todo lo que debe realizar el abogado para ganar un juicio, por ejemplo.

En este sentido, el mapeo de procesos es la actividad que consiste en representar visualmente esa secuencia de acciones o flujo de operacional que se debe desarrollar. Dentro de esa representación gráfica deben figurar todos los recursos que se utilizarán y la manera en cómo estos se interrelacionan entre sí.

¿Para qué sirve el mapeo de procesos? (importancia)

El mapeo de procesos sirve para aportar orden y control en las actividades diarias relacionadas con un caso jurídico, ayudando así a identificar cuellos de botella, mala asignación de recursos, tiempos mal utilizados, actividades que no agregan valor a los clientes, oportunidades estratégicas, entre otros.

Por lo tanto, el mapeo de procesos es importante porque mejora la gestión de la firma y ayuda en el procesamiento mental del abogado al ofrecerle un panorama visual preciso y ordenado respecto a su trabajo. Y es que el mapeo de procesos es fundamental para simplificar todo lo que sucede fuera de la mente del abogado, como el aprovechamiento de los datos y la información, la gestión documental, la redacción de contratos de clientes, la preparación de mociones, la estandarización de los alegatos, entre otros.

Debido a su carácter visual, el mapeo de procesos sirve para facilitar la identificación de las ineficiencias en el flujo de trabajo y sirve como línea de base para las mejoras. Así, el objetivo general de mapear los procesos legales es descubrir e implementar soluciones que ayuden a optimizar el tiempo y el flujo de trabajo mediante la reducción de los errores y el desperdicio, y el aumento de la calidad y la productividad.

Por otro lado, el mapeo de procesos es importante porque también ofrece una oportunidad para que las firmas identifiquen qué actividades están listas para ser digitalizadas o automatizadas, y cómo debe ser implementada la transformación digital.

¿Cómo hacer un mapeo de procesos? (metodología)

El cómo hacer un mapeo de procesos es algo que depende de la naturaleza de la firma, del caso que se va a desarrollar, de los recursos que se van a utilizar, de los profesionales que van a participar y del objetivo que se espera alcanzar. 

Dicho esto, no existe una estandarización globalmente aceptada en el sector legal sobre una metodología de mapeo de procesos. Cada caso jurídico es diferente entre sí, con altos niveles de variabilidad y de incertidumbre. Por lo tanto, cada ejemplo de mapeo de procesos también es diferente entre sí. 

Sin embargo, sí existe una serie de pasos básicos que puedes tener en cuenta como una referencia de lo que puedes hacer para trazar el flujo de actividades de un caso jurídico. Claro está que esa serie de pasos debes adaptarla a tus propias circunstancias.

A continuación, el paso a paso de cómo hacer un mapeo de procesos:

1. Comprende el problema que intentas solucionar. Para ello, puede ser de ayuda el pensar en el problema desde la perspectiva del cliente.

2. Define cuál o cuáles son las posibles soluciones a dicho problema, y asígnales un valor de priorización a cada una.

3. Enumera todas las acciones que se deben ejecutar para llegar a la mejor solución del problema. Ten en cuenta aquellas acciones que incluso están fuera del control de tu equipo, como por ejemplo los ordenamientos por parte de un juez.

4. De las acciones que sí están bajo tu control, identifica cuáles son todos los recursos que debes involucrar para cada una de ellas; recursos a nivel de talento humano, de horas de trabajo, de tecnologías jurídicas para agilizar los procesos, etc.

5. Establece las relaciones que existen entre todos los recursos y todas las acciones del proceso. Por ejemplo, cuáles abogados estarán en el equipo del socio encargado, qué responsabilidades tendrá cada abogado, en qué punto del proceso se necesitará la intervención del cliente, qué acciones dependen de terceros, etc.

6. Finalmente, lleva toda esta información a una representación gráfica para facilitar la comprensión de todo el flujo de acciones. Esa representación puede ser mediante el tipo de mapa conceptual que mejor se adapte al proceso.

Software de mapeo de procesos de una empresa

Uno de los software de mapeo de procesos más utilizados por las firmas de América Latina es CaseTracking by Lemontech. Se trata de un sistema que se conecta y se sincroniza vía online con las páginas webs de los Poderes Judiciales para que los abogados puedan gestionar sus causas a través de internet. Aunque esa es su principal utilidad, también tiene una función muy potente para el mapeo de procesos legales. A través de ella, el abogado puede crear flujos de trabajo visuales e intuitivos para representar todas las actividades relacionadas con los casos jurídicos.

Dentro de cada flujo de trabajo, el usuario administrador puede incorporar a otros usuarios como socios, abogados, gerentes legales e, incluso, a los propios clientes, para que así todo el equipo de trabajo pueda participar y monitorizar el proceso mediante la plataforma.

Por otro lado, un aspecto importante que debes tener en cuenta es que no siempre es necesario contar con un software de mapeo de procesos propiamente dicho. Por ejemplo, programas de business intelligence que, aunque no disponen de un formato de mapeo de procesos, sí cuentan con indicadores e información clave que te permiten tomar decisiones más efectivas y planificar mucho mejor tus procesos.

Este es el caso de TimeBillingX by Lemontech, una herramienta legaltech de inteligencia de negocio que realiza análisis inteligentes sobre los niveles de productividad y de rentabilidad de los abogados, de los clientes y de toda la firma en general. Con base en esta información, se pueden optimizar los flujos de trabajo y de procesos para mejorar los índices de productividad y de rentabilidad.

Ejemplo de mapeo de procesos

Como ejemplo de mapeo de procesos veamos el siguiente caso hipotético:

Supongamos que en tu firma estás utilizando el software de TimeBillingX. A través del análisis de indicadores de esta herramienta, logras obtener las siguientes informaciones de alto valor empresarial:

1. Los abogados están siendo improductivos porque tienen que gastar muchas horas diarias en procesos administrativos como la facturación y cobro a clientes.
2. Hay unos abogados que logran ser más productivos que otros con un amplio margen de diferencia.
3. De toda la cartera de clientes de la firma, hay unos clientes que son mucho más rentables que otros, ya que sus casos jurídicos genera mayores ganancias económicas.

Con base en estos tres insights empresariales, puedes hacer diferentes mapeos de procesos para mejorar la gestión de la firma, por ejemplo, tomando decisiones como las siguientes:

1. Al identificar que las tareas administrativas reducen la productividad del personal, puedes hacer un mapeo de procesos para digitalizar y automatizar dichas tareas.
2. Al detectar cuáles son los abogados más productivos y los menos productivos, puedes hacer un mapeo de procesos a través del cual reasignes responsabilidades y funciones entre el personal según los niveles de productividad demostrado por cada profesional.
3. Al identificar cuáles son los clientes más rentables para la firma, puedes hacer un mapeo de procesos sobre la gestión de clientes para darle prioridad a los proyectos jurídicos de aquellos que son más rentables.

En conclusión, el mapeo de procesos es justo lo que necesitas para buscar formas de mejorar las operaciones. De hecho, trazar los flujos de trabajo es la parte más difícil, pero luego todo se vuelve más sencillo ya que, al haber creado un mapeo visual, las áreas que son ineficientes se vuelven más claras y fáciles de detectar. En este sentido, la clave para que el mapeo de procesos tenga éxito es saber elegir y utilizar las herramientas digitales adecuadas, como son TimeBillingX y CaseTracking.