¿Organización de archivos digitales en el sector legal? En el panorama actual y ante un futuro incierto, ahora más que nunca las firmas legales recurren a la tecnología jurídica o legaltech en busca de ayuda para aumentar su rendimiento y adaptarse a los cambios. 

Tendencias en la organización de archivos digitales en el sector legal

El sector legal está ansioso por invertir en tecnología tras la pandemia y para superar los desafíos del panorama cambiante: trabajo remoto, mayores flujos de trabajo, organización de archivos digitales y demanda de productividad. 

Dentro de las tendencias principales de la tecnología legal que hoy dan forma a la industria, está la automatización de procesos manuales. Al automatizar las tareas, logran mayor eficiencia y estandarizar los procesos.

De esta manera, los departamentos legales encuentran que migrando documentos físicos a archivos digitales, tendrán mayor acceso, facilidad de revisión, manejo de la información, entre muchísimos otros beneficios. 

Ventajas de la organización de archivos digitales 

• Alojar un mayor número de documentos

Los archivos digitales son especialmente útiles para el ejercicio de la profesión y también para compartir documentos con compañeros y clientes. 

La nube es un gran aliado para subir información de forma ilimitada porque provee mayor capacidad y por lo tanto, la posibilidad de almacenar archivos pesados y un mayor número de documentos. 

• Consultar de forma remota 

Sin depender de un espacio físico, es posible revisar la documentación y datos específicos en todo momento y lugar. Ya no existe limitación por acceder a archivos antiguos, antecedentes de un caso, entre otros. De esta manera es más sencillo tenerlos siempre disponibles solo accediendo a través de un dispositivo. 

• Permiten modificar, revisar y editar simultáneamente

Todo lo almacenado en la nube estará dispuesto para quien quiera descargarlo, editarlo directamente o simplemente revisarlos. Y lo más importante: dónde y cuándo quiera. Esto ha permitido el trabajo en equipo, de forma remota y sin limitaciones geográficas.

Ahora, el equipo puede trabajar sobre un mismo documento de forma simultánea, dejando consultas o realizando modificaciones, que permiten optimizar los procesos y cumplir los objetivos de la firma legal de forma más rápida. 

• Uso inteligente del tiempo por parte del personal

La tecnología puede ser aprovechada para diseñar software con funcionalidades de acuerdo con las necesidades de las firmas legales. De esta manera, los equipos podrán dedicarse a mejorar su desempeño y los procesos, en lugar de invertir el tiempo en la organización de archivos. 

Desventajas de la organización de archivos digitales

• Demanda actualización permanente

Al implementar el uso de la tecnología en firmas legales, la empresa debe estar atenta a realizar actualizaciones sobre las herramientas tecnológicas. En caso contrario, es posible quedar desactualizado por los continuos avances tecnológicos tanto de hardware, como de software.

La tecnología avanza vertiginosamente, por lo que las firmas tendrán que destinar un monto para la actualización de los sistemas y el entrenamiento del recurso humano. 

• Entrenamiento en uso de la tecnología en el equipo humano

La empresa tendrá que crear medidas para proteger la información compartida. Las firmas y compañías, ya cuentan con equipo que se encarga de formar al personal con el fin de mantener y proteger los datos que maneja la empresa. Esto es indispensable. 

Uso de software en la gestión jurídica y organización de archivos digitales

Cuando se trata de mantener un sistema de archivo eficaz, cumplir con los plazos judiciales, realizar un seguimiento de los casos, comunicarse con los clientes y administrar el proceso de facturación, las firmas deben establecer procedimientos que aprovechen al máximo el tiempo y los recursos limitados. 

La automatización proporciona un sistema que ahorra tiempo para manejar estas tareas de manera más eficiente.

Por ejemplo, los abogados con frecuencia deben recrear los mismos documentos para los asuntos de sus clientes, incluidos los acuerdos de retención, los contratos, los alegatos y la correspondencia del cliente. 

La automatización que proporciona un software legal reduce el tiempo necesario para crear la documentación y, al mismo tiempo, minimiza los errores. También, se automatizan la gestión del calendario, la actualización de los casos, comunicación con los clientes, entre otros. 

Y aunque el mercado está lleno de opciones de tecnología legal que brindan a los bufetes de abogados las herramientas organizativas que necesitan. El software de gestión de oficinas de abogados CaseTracking es ideal para gestionar los procesos judiciales. 

CaseTracking muestra diariamente la actualización de procesos judiciales porque está conectando con los tribunales. Así, el abogado puede ahorrar tiempo y evitar pérdida de casos por abandono o desconocimiento del avance del proceso. 

Al ser un Software as a Service (SaaS), tiene amplia accesibilidad y está continuamente actualizándose con funciones especializadas para la gestión legal de los abogados

En fin, CaseTracking satisface las necesidades de los profesionales del derecho, porque facilita el seguimiento de los colaboradores externos e internos, favorece el trabajo colaborativo y la gestión de expedientes.

Preguntas frecuentes