Medición del desempeño de una empresa legal

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La medición del desempeño en una empresa legal es su arma secreta para ganar tiempo y prepararse antes de que se presenten los problemas de imagen, financieros o relacionados con la satisfacción de los clientes.

Monitorizar el desempeño hace posible adquirir un conocimiento temprano de los riesgos potenciales que acechan a la firma. De hecho, el descenso del rendimiento es una de las principales amenazas para la rentabilidad de un estudio legal; solo por detrás de la presión a la baja sobre los honorarios por parte de los clientes y los problemas con la atracción y retención de talento.

Cuando se cuenta con la información objetiva que brindan las métricas, no solo la firma conoce si avanza o no en la dirección adecuada; sino que cada profesional puede comparar sus logros reales con los esperados.

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Qué hace descender el rendimiento de la firma legal

Hay muchos motivos detrás de una bajada del desempeño. Analizarlos es el principio de la solución, aunque, para llegar a ese punto, antes hace falta identificar de cuáles se trata. Quizás estas causas del descenso de rendimiento en la firma legal te resulten conocidas:

–          Falta de motivación. Además de equilibrar las cargas de trabajo, conviene evaluar de qué tipo de tareas se ocupan los profesionales de la firma. Las más repetitivas constituyen momentos tediosos que afectan a la moral del abogado y le roban tiempo que podría dedicar a ofrecer un servicio mejor a los clientes. Los profesionales de las leyes desean hacer un trabajo atractivo que tenga un propósito y que les entusiasme. Si no es así, pueden perder el interés y tardar más en completar las tareas. Pero esas tareas de monitorización, recopilación de datos o actualización de información deben hacerse, por eso, lo mejor es recurrir al apoyo de la tecnología y liberar al talento de ellas.

–          Resistencia al cambio. Puede estar relacionada con la curva de aprendizaje de la tecnología más recientemente incorporada (algo que sucede si no se ha hecho una adecuada selección). También con el cambio de modelo de negocio hacia uno más flexible, lo que puede afectar a la rutina de trabajo y a la comunicación. Para contrarrestar la resistencia al cambio, conviene elegir soluciones amigables e informar a los usuarios de sus beneficios, por ejemplo, el ahorro de tiempo que les garantizan. También es importante compartir con toda la firma la perspectiva que da la medición del desempeño en una empresa, por ejemplo, en relación al seguimiento de casos. El rápido y cómodo acceso a la información ayuda a los abogados a prosperar, en comparación con aquellos que luchan por encontrar las respuestas que necesitan y tratan de recordar plazos y mantenerse actualizados sin el apoyo de herramientas automatizadas, como CaseTracking.

Qué revela la medición del desempeño en una empresa legal

Hay muchos indicadores que se pueden medir en las firmas de abogados y que hablan sobre el desempeño del estudio, en general; y de cada uno de los profesionales que lo componen, en particular.

Un indicador que no se mide comúnmente es el coste real del bajo rendimiento. El problema es que, al igual que la evaluación del coste real de reemplazar a un socio que se va, algunos de los problemas son difíciles de cuantificar. Hablamos de:

  • Clientes perdidos debido a un trabajo negligente o ineficiente.
  • Oportunidades que pasan inadvertidas.
  • Bajadas en la moral del personal.

Todos estos sucesos impactan en la productividad y rentabilidad de la firma y podrían ser detectados a tiempo con la medición del desempeño en la empresa.

Entre las áreas que conviene monitorizar para evitar que el rendimiento descienda se encuentran, por ejemplo:

  • El tiempo empleado en los procesos.
  • El número de personas que intervienen en un proceso.
  • El tiempo dedicado a atender a un cliente personalmente y el que se ha invertido en tareas automatizables.
  • El número de retrasos en que se ha incurrido en relación con la presentación de documentos.
  • El tiempo empleado en búsquedas en sitios oficiales del Poder Judicial.
  • El tiempo empleado en el reporting.

La recogida de métricas revelará cuáles son las áreas de mejora de la firma. Esas son las primeras sobre las que habría que actuar para evitar las consecuencias de un descenso continuado del rendimiento. Una forma de superar los problemas detectados es implementar soluciones como CaseTracking.

Tras la incorporación de esta solución, una nueva medición del desempeño en la empresa legal confirmará que se avanza en la dirección adecuada: se han eliminado ineficiencias, minimizado errores y desarrollado ventajas competitivas.

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