Software de productividad: ejemplos, qué es y para qué sirve

Implementar un software de productividad es clave para mejorar no solo el rendimiento de los abogados, sino la rentabilidad de toda la firma en general. Este tipo de herramientas ayuda a manejar información más precisa, agilizar los procesos y tomar mejores decisiones estratégicas. 

Afortunadamente, existen muchos ejemplos de software de productividad dentro de la industria legaltech. Sin embargo, no todos son igual de efectivos, por lo que debes saber cómo elegir correctamente.

¿Qué es un software de productividad y para qué sirve?

Un software de productividad es un programa destinado a la automatización de ciertas tareas repetitivas, lo cual permite optimizar el desarrollo de algunos procesos dentro de la empresa.

Debes tener en cuenta que no existe solo un tipo de herramienta de productividad, ya que cualquier programa que agilice el trabajo de la empresa puede ser considerado como un software de productividad.

¿Para qué sirve un software de productividad? (Características)

Es importante destacar que hay tecnologías genéricas que pueden ser utilizadas por cualquier tipo de empresa, pero también existen programas muy especializados y que solo son útiles en un único sector o para una función específica.

Por ejemplo, en el sector legal, algunos de estos softwares sirven para registrar digitalmente las horas trabajadas por los abogados. Esta carga asistida de horas les permite a las firmas jurídicas tener un control del tiempo facturable al momento de analizar el rendimiento empresarial y la rentabilidad de los abogados.

En este contexto, aunque son muy variadas, podemos decir que las principales características del software de productividad en cuanto a sus funcionalidades son:

• Funciona en la nube, lo que permite ser utilizado sin necesidad de instalarlo en el dispositivo donde se utiliza.
• Permite la integración de más participantes y optimiza el trabajo colaborativo, ya que el software de productividad para el personal puede ser utilizado por múltiples usuarios ubicados desde diferentes partes del mundo y todos bajo un mismo flujo de trabajo previamente organizado. Esto hace que este software para el trabajo en grupo sea clave para las actividades con diversos roles (socios, abogados, gerentes legales, clientes, etc.).
• Genera informes de gestión, con los que se puede conocer el nivel de rendimiento de los profesionales y cómo están invirtiendo sus horas de trabajo.
• Automatiza procesos claves para el usuario, y es que el problema que resuelve el software de productividad es precisamente la dependencia que tienen las tareas de la mano de obra humana para que puedan ser ejecutadas.
• Ofrece dashboards intuitivos, lo cual facilita la gestión visual del sistema y disminuye la curva de aprendizaje necesaria.

Importancia del software de productividad en empresas

La tecnología le aporta grandes ventajas a la empresa, ya que ofrece un abanico de soluciones ante las necesidades, debilidades o carencias de la organización. Dicho esto, la importancia del software de productividad en una firma de abogados radica en los siguientes beneficios:

• El uso del software de productividad monitoriza la eficiencia de los procesos diarios de los letrados a través del control de horas, lo que permite identificar oportunidades de mejora.
• Impulsa el trabajo en equipo vía online entre socios, abogados y clientes, mejorando así la toma de decisiones y la planificación de estrategias.

• Permite tener un panorama general e integral de la gestión de la firma, lo que facilita la identificación de errores y una mejor administración de los recursos.
• Incentiva la automatización de los procesos repetitivos, lo que permite la optimización del tiempo y que el equipo de trabajo se concentre en otras labores de mayor importancia.
• Contar con un software de productividad es una ventaja competitiva frente a otras firmas que mantienen procesos letárgicos o no digitalizados.

¿Cómo elegir el mejor software de productividad?

Para escoger el mejor software de productividad es necesario identificar cuál es la condición de la firma, de sus procesos operativos y necesidades. Independientemente de la especialidad del despacho, la evaluación previa será un factor determinante al momento de la elección.

Teniendo esa idea como punto de partida, a continuación, te describimos los pasos a seguir para elegir la mejor herramienta de productividad:

• Analiza tu empresa para elegir un software de productividad

Debes estudiar en qué estado se encuentra la firma en términos de operatividad y eficiencia. Esto te permite tener una visión clara de hacia dónde debes enfocar los esfuerzos. En este primer paso, es necesario que cuentes con la participación de todos los socios y abogados de la firma, con la finalidad de recabar la mayor información posible sobre las necesidades grupales e individuales.

Algunas de las debilidades empresariales que pueden ser solucionadas con el uso de un software de productividad en una firma de abogados podrían ser, por ejemplo:

• Inexactitud y olvidos durante el registro manual de las horas facturables, lo que afecta directamente a la confiabilidad en el cobro a clientes.
• Ineficiencia e imprecisión en los procesos de contabilidad y administración de la firma.
• Incapacidad para medir la rentabilidad de cada cliente y el desempeño de cada abogado por no llevar un control de tiempo efectivo .

Con base en esta información, ya puedes tener una idea bastante clara de qué tipo de software de productividad necesitas. Por ejemplo, puede ser un programa para el registro digital, preciso y auditable de las horas facturables y no facturables por el trabajo de los abogados.

• Diseña los KPI para medir el impacto del software de productividad

Una vez realizado el análisis y diagnosticadas las debilidades, debes diseñar los KPI adecuados que te permitan medir el impacto del tipo de software de productividad que planeas implementar. Es decir, necesitas poder hacer la medición de los resultados que comenzarás a obtener en el futuro gracias a la herramienta de productividad.

Algunos de los indicadores de desempeño que deben conformar tu sistema de medición pueden ser:

• Lock-Up: KPI que se encarga de medir cuántas horas facturables son trabajadas por cada abogado en un período de tiempo determinado. Con este indicador, lograrás saber si este tipo de software te está ayudando a aumentar las horas facturables.
• Plazo promedio de cobranzas: Este indicador permite medir el promedio de días que hay entre la emisión de la factura por parte de la firma y la fecha de pago por parte del cliente. Así, a través de este KPI podrás saber en qué medida el software de productividad te está ayudando a agilizar los procesos de facturación y de cobro.
• Tasa de trabajo por empleado: Mide la proporción que hay entre las horas facturadas y las horas totales trabajadas por abogado. En este punto, podrás descubrir si el software de productividad realmente está ayudando a que el trabajo total sea más productivo, es decir, más rentable.
• Compara distintos ejemplos de software de productividad

En este punto, con las necesidades detectadas, los objetivos planteados y los KPI seleccionados, es momento de seleccionar un software de productividad que cumpla con las características correctas y adaptadas a tu situación.

Para esto, lo recomendable es que busques distintos ejemplos de este tipo de software y compares qué ofrecen cada uno, cuáles son sus costos y cuál se adecúa mejor a los requerimientos de la firma. Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que debes estar seguro que la herramienta para la administración del tiempo y productividad a elegir sea de alto rendimiento y utilice las tecnologías más eficientes, para que así te garantice precisión en sus resultados.

• Solicita un demo del mejor software de productividad

Una vez hayas seleccionado el software de productividad que más te ha convencido, es momento de solicitar la demo del producto. Algunos proveedores ofrecen una prueba gratis para que tengas la oportunidad de comprobar si verdaderamente cumple con tus expectativas, tal como los ejemplos de este tipo de software gratis por un periodo de un mes que hemos comentado más arriba.

Tipos de software de productividad

Cuando hablamos de empresas del sector legal, como las firmas de abogados, podemos distinguir principalmente 2 tipos de software de productividad que sirven tanto para la optimización, como para la medición de la productividad:

Para trabajos administrativos

Los software de productividad para trabajos administrativos son gestores de tareas que cumplen las funciones de digitalizar y automatizar procesos del área administrativa, como la facturación y el cobro a clientes.

Este tipo de software de productividad es esencial para las firmas de abogados, ya que los letrados suelen gastar muchas horas de trabajo en gestionar manualmente las tareas administrativas, lo que hace que sus niveles de productividad disminuyan. Ante esta situación, es fundamental implementar un sistema que contenga una calculadora de horas trabajadas.

Para trabajos jurídicos

Los software de productividad para trabajos jurídicos son aquellos que digitalizan y automatizan ciertos procesos del área legal. Por ejemplo, hay programas que realizan de manera automática la redacción de documentos o la revisión de contratos, y hay algunos que digitalizan la gestión de procesos judiciales vía online.

Este tipo de software entra en la categoría de lo que se conoce como legaltech, y su impacto positivo en las firmas de abogados es tremendo. Gracias a estas tecnologías, los letrados pueden acelerar el desarrollo de los procesos jurídicos más simples, lo cual les permite contar con más tiempo disponible para poder dedicarse personalmente a los procesos más complejos. 

Ejemplos de software de productividad

Con base en los 2 tipos de programas que vimos anteriormente para firmas de abogados, a continuación, te presentamos algunos de los más conocidos ejemplos de software de productividad en América Latina:

Ejemplo para trabajos administrativos

El mejor ejemplo de software de productividad para el trabajo administrativo es TimeBillingX. Se trata de una herramienta diseñada especialmente para que las firmas de abogados puedan realizar la facturación electrónica a todos sus clientes. 

Además, con TimeBillingX como ejemplo de este tipo de software puedes facturar en diferentes monedas y editar tus recibos de cobro, pero lo más interesante es que también funciona como un sistema de medición con el que puedes analizar los niveles de rentabilidad que generan cada cliente y cada abogado.

Ejemplo para trabajos jurídicos

Entre los diferentes ejemplos de software de productividad para el trabajo jurídico que se pueden citar, destacamos el de CaseTracking. Esta es una herramienta que se conecta vía online con las páginas web de los Poderes Judiciales, para así automatizar la gestión de todos los procesos jurídicos a través de internet.

Con este ejemplo de software de productividad no es necesario ni siquiera que salgas de tu casa para seguir cumpliendo con tus obligaciones como abogado, ya que puedes mantener el control de tus operaciones legales de forma remota, sin gastar tiempo en ir presencialmente hasta las instituciones judiciales del Estado.

¿Software de productividad gratis?

Con la finalidad de conseguir mayor economía, muchas firmas y abogados independientes buscan un software de productividad gratis. Sin embargo, como en casi todas las cosas, al final “lo barato sale caro”.

En líneas generales, un software de productividad gratis no ofrece todas las funcionalidades que necesita un despacho de abogados, ya que este tipo de sistemas son diseñados con funciones básicas. En este sentido, hay importantes diferencias entre las características de un software de productividad gratis y uno de pago.

Adquirir un sistema gratuito puede traerle a la firma importantes problemas en cuanto a márgenes de error del programa, lentitud en el procesamiento de tareas, brechas de seguridad en las bases de datos, entre otros.

Ante esta situación, en vez de limitarte con las características de un software de productividad gratis, desde Lemontech te recomendamos buscar soluciones “freemium” o que ofrezcan periodos de prueba:

• Los software para empresas “freemium” son los que disponen de algunas funciones gratuitas (free) combinadas con funciones más especializadas de manera paga (premium).
• Los programas que ofrecen periodos de prueba son aquellos que pueden ser utilizados en su totalidad de manera gratuita por un periodo de tiempo específico (generalmente un mes). Luego de transcurrido ese tiempo, el usuario debe pagar una suscripción para poder seguir usándolo.

Para firmas de abogados o para letrados independientes, el mejor ejemplo de software de productividad bajo esta última modalidad es precisamente TimeBillingX. Este programa puede ser utilizado de forma gratuita durante un mes completo. Después, tendrás que pagar una suscripción mensual para el registro de horas de trabajo, el análisis de la productividad y la automatización de los procesos administrativos que realiza el sistema.

Aquellas firmas que quieran trascender en el mercado legal tienen que adaptarse a las nuevas tendencias, dejando de lado los tradicionalismos para sumarse así al ritmo cambiante y dinámico de la transformación digital. En este contexto, implementar un software de productividad ya no es una opción, sino una completa necesidad.

En Lemontech somos reconocidos por haber desarrollado los software de productividad más utilizados por las firmas de toda América Latina. Estamos hablando de TimeBillingX y CaseTracking. Por un lado, TimeBillingX ha registrado y analizado más de 7 mil millones de horas de trabajo de abogados hasta la actualidad, mientras que CaseTracking ha gestionado más de 2 mil millones de procesos vía online.

Nuestros ejemplos de software de productividad están siendo una referencia en todo el continente. No te quedes rezagado en esta imparable transformación digital que está sufriendo el sector. Queremos acompañarte en la modernización de los sistemas tecnológicos de tu firma.

Preguntas frecuentes sobre software de productividad