Software de productividad: ¿cómo elegir el mejor según cada negocio?

Según el informe Cloud Data Management Report de Veeam, el 44% de las empresas reconoce que una gestión de datos sofisticada es determinante para el éxito del negocio. De hecho, un 80% aseveró que la productividad es uno de los beneficios resultantes de esta gestión de datos. Por esta razón, los negocios que busquen ser rentables deben optar por el uso de un software de productividad para potenciar su desempeño.

¿Qué es un software de productividad?

Un software de productividad es aquel destinado a la automatización de las tareas, el correcto manejo de los datos y la optimización de los procesos dentro de una organización. En este sentido, no existe solo un tipo de software para la productividad, ya que puede ser cualquiera que agilice el trabajo en un negocio.

Los software para aumentar la productividad pueden ser utilizados para cualquier tipo de negocio, aunque existen algunos sistemas muy especializados que solo son útiles en un sector en particular.

Por ejemplo, en el sector legal tech, existen software de productividad especialmente diseñados para el registro de las horas trabajadas por los abogados. Esto les permite a las firmas jurídicas tener un control de las horas facturables y no permitir la fuga de horas trabajadas al momento de cobrar a los clientes.

Todo ello sin que los abogados le tengan que dedicar tiempo al registro manual de las horas y a su control por cada uno de los proyectos.

Así, la selección del software indicado permite alcanzar los objetivos planteados e incrementar el rendimiento empresarial.

¿Por qué es importante un software de productividad?

Contar con un software de productividad aporta grandes ventajas a la organización, ya que ofrece un abanico de soluciones ante las necesidades, debilidades o carencias corporativas. Entre las ventajas que aporta se encuentran las siguientes:

  • El uso de un software de productividad incrementa la eficiencia de los procesos y promueve la disminución de costes.
  • Impulsa el trabajo colaborativo, la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias.
  • Permite tener un panorama general de la empresa, lo que facilita la identificación de errores y una mejor administración de los recursos.
  • Es una ventaja competitiva frente a organizaciones del mismo sector que tienen procesos letárgicos.
  • Incentiva la automatización de los procesos, lo que permite que el equipo de trabajo se concentre en otras labores de mayor importancia.
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¿Cómo elegir el mejor software de productividad según cada negocio?

Para escoger un software de productividad es necesario identificar cuál es la condición de la empresa, sus procesos operativos y necesidades. Independientemente de la naturaleza de la organización, la evaluación previa será un factor determinante al momento de la elección.

A continuación se mencionan los pasos a seguir para elegir el mejor software de productividad:

Analiza tu negocio

Retomando el ejemplo de las firmas de abogados, debes estudiar en qué estado se encuentra el estudio en términos de operatividad y eficiencia. Esto te permite tener una visión clara de hacia dónde debes enfocar los esfuerzos.

En este primer paso es necesario que cuentes con la participación de todos los abogados de la firma. Esto la finalidad de recabar la mayor información posible sobre las necesidades grupales e individuales.

Algunas de las debilidades empresariales que pueden ser solucionadas con el uso de un software de productividad en un estudio de abogados podrían ser, por ejemplo:

  1. Inexactitud y olvidos durante el registro manual de las horas facturables. Lo que afecta directamente los sistemas de cobro.
  2. Ineficiencia en los procesos de contabilidad y administración.
  3. Incapacidad para medir el desempeño de cada abogado.

Con base en esta información, ya puedes tener una idea bastante clara de qué tipo de software de productividad necesitas. Por ejemplo, uno para el registro automatizado y confiable de las horas facturables.

Diseña los KPI adecuados

Una vez realizado el análisis y diagnosticadas las debilidades, debes diseñar los KPI adecuados para medir el mejoramiento de las necesidades gracias al futuro uso del software de productividad.

Algunos de los indicadores de desempeño que deben conformar tu sistema de medición ante las debilidades planteadas pueden ser:

  1. Lock-Up: KPI que se encarga de medir cuántas horas facturables son trabajadas por cada abogado en un período de tiempo determinado.
  2. Plazo promedio de cobranzas: este indicador permite medir el promedio de días que hay entre la emisión de la factura por parte de la firma y la fecha de pago por parte del cliente.
  3. Tasa de trabajo por empleado: mide la proporción que hay entre las horas facturadas y las horas totales por abogado. Lo que aporta una visión del rendimiento de cada uno de los miembros del equipo.

Compara distintos software de productividad

En este punto, con las necesidades detectadas, los objetivos planteados y los KPI seleccionados, es momento de seleccionar un software de productividad que cumpla con las características necesarias. Para esto, lo recomendable es que busques distintas alternativas y compares qué ofrecen, cuáles son sus costos y cuál se adecúa más a las necesidades de la firma. 

Un aspecto muy importante es que debes estar seguro que el software a elegir sea de alto rendimiento y utilice las tecnologías más eficientes, como la inteligencia artificial.

Solicita un demo del mejor software de productividad

Una vez hayas seleccionado el software de productividad para la firma de abogados, es momento de solicitar el demo del producto. Algunos proveedores ofrecen una prueba gratis para que tengas la oportunidad de comprobar si verdaderamente cumple con tus expectativas.

TimeBillingX, por ejemplo, es un software para abogados que brinda un plan gratis ilimitado para hasta 2 usuarios. Este plan permite el acceso a todas sus funcionalidades, entre las que destacan:  

  • Registro automatizado de horas laboradas.
  • Administración de proyectos y usuarios.
  • Facturación electrónica.
  • Business intelligence.
  • Acceso a la base de conocimiento.

Si el software de productividad satisface tus expectativas y necesitas incorporar a más abogados a su sistema, entonces puedes optar por un plan de pago. 

Los software de productividad son una gran ventaja para todos los negocios. Sin embargo, según datos de Gartner, más del 87% de las organizaciones tiene una baja madurez en lo que respecta a business intelligence. Disciplina clave para entender el funcionamiento de la organización y poder mejorar su productividad.

Actualmente, aquellas firmas que quieran trascender en el mercado legal tienen que adaptarse a las nuevas tendencias, dejando de lado los tradicionalismos para sumarse al ritmo cambiante y dinámico de la transformación digital.

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