Software de productividad: ejemplos, definición e importancia

Implementar un software de productividad es clave para mejorar no solo el rendimiento de los abogados, sino también la rentabilidad de toda la firma en general. Este tipo de herramientas ayuda a manejar información más precisa, agilizar los procesos y tomar mejores decisiones estratégicas. Afortunadamente, en la industria legal existen muchos ejemplos de software de productividad. Sin embargo, no todos son igual de efectivos, por lo que debes saber cómo elegir correctamente.

Definición de software de productividad y trabajo

Básicamente, un software de productividad es un programa destinado a la automatización de ciertas tareas repetitivas, lo cual permite optimizar el desarrollo de algunos procesos dentro de la empresa.

En este sentido, no existe solo un tipo de herramienta de productividad, ya que cualquier software que agilice el trabajo de la empresa puede ser considerado como un programa de productividad.

Es importante destacar que hay software de productividad genéricos que pueden ser utilizados por cualquier tipo de empresa, pero también existen programas de productividad muy especializados y que solo son útiles en un único sector específico.

Por ejemplo, en el sector legal, existen software de productividad diseñados para registrar digitalmente las horas trabajadas por los abogados. Esto les permite a las firmas jurídicas tener un control de las horas facturables al momento de analizar la productividad empresarial y la rentabilidad de los abogados.

Importancia del software de productividad en empresas

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Un programa de productividad aporta grandes ventajas a la empresa, ya que ofrece un abanico de soluciones ante las necesidades, debilidades o carencias de la organización. Dicho esto, la importancia del software de productividad en una firma de abogados radica en los siguientes beneficios:

  • El uso del software de productividad incrementa la eficiencia de los procesos diarios de los letrados.
  • Impulsa el trabajo en equipo vía online entre socios, abogados y clientes, mejorando así la toma de decisiones y la planificación de estrategias.
  • Permite tener un panorama general e integral de la gestión de la firma, lo que facilita la identificación de errores y una mejor administración de los recursos.
  • Incentiva la automatización de los procesos repetitivos, lo que permite la optimización del tiempo y que el equipo de trabajo se concentre en otras labores de mayor importancia.
  • Contar con un software de productividad es una ventaja competitiva frente a otras firmas que mantienen procesos letárgicos o no digitalizados.

Tipos de programas o software de productividad

Cuando hablamos de empresas del sector legal, como son las firmas de abogados, podemos distinguir principalmente 2 tipos de software de productividad que sirven tanto para la optimización como para la medición de la productividad:

Software de productividad para trabajos administrativos

Los software de productividad para trabajos administrativos son gestores de tareas que cumplen las funciones de digitalizar y automatizar procesos del área administrativa como son la facturación y el cobro a clientes.

Este tipo de software de productividad es esencial para las firmas de abogados, ya que los letrados suelen gastar muchas horas de trabajo en gestionar manualmente las tareas administrativas, lo que hace que sus niveles de productividad disminuyan.

Software de productividad para trabajos jurídicos

Los software de productividad para trabajos jurídicos son aquellos que digitalizan y automatizan ciertos procesos del área legal. Por ejemplo, hay programas de productividad que realizan de manera automática la redacción de documentos o la revisión de contratos, y hay algunos que digitalizan la gestión de procesos judiciales vía online.

Este tipo de software de productividad entra en la categoría de lo que se conoce como legaltech, y su impacto positivo en las firmas de abogados es tremendo. Gracias a estas tecnologías, los letrados pueden acelerar el desarrollo de los procesos jurídicos más simples, lo cual les permite contar con más tiempo disponible para poder dedicarse personalmente a los procesos más complejos. 

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Ejemplos de software de productividad

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Con base en los 2 tipos de programas de productividad para empresas del sector legal que vimos anteriormente, a continuación te presentamos algunos de los más conocidos ejemplos de software de productividad en América Latina:

Ejemplo de software de productividad para trabajos administrativos

El mejor ejemplo de software de productividad para el trabajo administrativo es TimeBillingX. Se trata de una herramienta diseñada especialmente para que las firmas de abogados puedan realizar la facturación electrónica masiva a todos sus clientes al mismo tiempo. 

Además, con TimeBillingX como ejemplo de software de productividad, puedes facturar en diferentes monedas y editar tus recibos de cobro, pero lo más interesante es que también funciona como un sistema de medición con el que puedes analizar los niveles de rentabilidad que generan cada cliente y cada abogado.

Ejemplo de software de productividad para trabajos jurídicos

Entre los diferentes ejemplos de software de productividad para el trabajo jurídico que se pueden citar, destacamos el de CaseTracking. Esta es una herramienta que se conecta vía online con las páginas web de los Poderes Judiciales, para así automatizar en tiempo real la gestión de todos los procesos jurídicos a través de internet.

Con este ejemplo de software de productividad no es necesario ni siquiera que salgas de tu casa para seguir cumpliendo con tus obligaciones como abogado, ya que puedes mantener el control de tus operaciones legales de forma remota, sin gastar tiempo en ir presencialmente hasta las instituciones judiciales del Estado.

Ejemplos de software de productividad gratis

Para firmas de abogados pequeñas o para letrados independientes, el mejor ejemplo de software de productividad gratis es precisamente TimeBillingX. Este es un programa de productividad gratuito cuando es utilizado solo por 2 usuarios. Si necesitas incluir 3 o más usuarios, entonces sí debes adquirir una licencia de pago.

En el caso de CaseTracking, este software de productividad es gratis durante un periodo de prueba extendido, pudiendo ser utilizado así incluso por firmas de abogados de gran tamaño de forma gratuita durante ese lapso de tiempo.

Es interesante destacar que estos ejemplos de software de productividad gratis no poseen ninguna limitante de funcionalidad. Es decir, puedes utilizar todas las funcionalidades completas del programas de manera gratuita.

¿Cómo elegir el mejor software de productividad?

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Para escoger el mejor software de productividad es necesario identificar cuál es la condición de la empresa, de sus procesos operativos y necesidades. Independientemente de la especialidad de la firma, la evaluación previa será un factor determinante al momento de la elección.

Teniendo esa idea como punto de partida, a continuación, te describimos los pasos a seguir para elegir el mejor software de productividad:

  1. Analiza tu empresa para elegir un software de productividad

Debes estudiar en qué estado se encuentra la firma en términos de operatividad y eficiencia. Esto te permite tener una visión clara de hacia dónde debes enfocar los esfuerzos.  En este primer paso, es necesario que cuentes con la participación de todos los socios y abogados de la firma, con la finalidad de recabar la mayor información posible sobre las necesidades grupales e individuales.

Algunas de las debilidades empresariales que pueden ser solucionadas con el uso de un software de productividad en una firma de abogados podrían ser, por ejemplo:

  1. Inexactitud y olvidos durante el registro manual de las horas facturables, lo que afecta directamente a la confiabilidad en el cobro a clientes.
  2. Ineficiencia e imprecisión en los procesos de contabilidad y administración de la firma.
  3. Incapacidad para medir el desempeño de cada abogado o la rentabilidad de cada cliente.

Con base en esta información, ya puedes tener una idea bastante clara de qué tipo de software de productividad necesitas. Por ejemplo, puede ser un programa para el registro digital, preciso y auditable de las horas facturables y no facturables por el trabajo de los abogados.

  1. Diseña los KPI para medir el impacto del software de productividad

Una vez realizado el análisis y diagnosticadas las debilidades, debes diseñar los KPI adecuados que te permitan medir el impacto del tipo de software de productividad que planeas implementar. Es decir, necesitas poder hacer la medición de los resultados que comenzarás a obtener en el futuro gracias al programa de productividad.

Algunos de los indicadores de desempeño que deben conformar tu sistema de medición pueden ser:

  1. Lock-Up: KPI que se encarga de medir cuántas horas facturables son trabajadas por cada abogado en un período de tiempo determinado. Con este indicador, lograrás saber si el software de productividad te está ayudando a aumentar las horas facturables.
  1. Plazo promedio de cobranzas: este indicador permite medir el promedio de días que hay entre la emisión de la factura por parte de la firma y la fecha de pago por parte del cliente. Así, a través de este KPI podrás saber en qué medida el software de productividad te está ayudando a agilizar los procesos de facturación y de cobro.
  1. Tasa de trabajo por empleado: mide la proporción que hay entre las horas facturadas y las horas totales trabajadas por abogado. En este punto, podrás descubrir si el software de productividad realmente está ayudando a que el trabajo total sea más productivo, es decir, más rentable.
  1. Compara distintos ejemplos de software de productividad

En este punto, con las necesidades detectadas, los objetivos planteados y los KPI seleccionados, es momento de seleccionar un software de productividad que cumpla con las características correctas y adaptadas a tu situación. Para esto, lo recomendable es que busques distintos ejemplos de software de productividad y compares qué ofrecen cada uno, cuáles son sus costos y cuál se adecúa mejor a los requerimientos de la firma. 

Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que debes estar seguro que el software a elegir sea de alto rendimiento y utilice las tecnologías más eficientes, para que así te garantice precisión en sus resultados.

  1. Solicita un demo del mejor software de productividad

Una vez hayas seleccionado el software de productividad que más te ha convencido, es momento de solicitar el demo del producto. Algunos proveedores ofrecen una prueba gratis para que tengas la oportunidad de comprobar si verdaderamente cumple con tus expectativas, tal como los ejemplos de software de productividad gratis que hemos comentado más arriba.
Finalmente, aquellas firmas que quieran trascender en el mercado legal tienen que adaptarse a las nuevas tendencias, dejando de lado los tradicionalismos para sumarse así al ritmo cambiante y dinámico de la transformación digital. En este contexto, implementar un software de productividad ya no es una opción, sino una completa necesidad.

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