Herramientas de gestión del tiempo: ¿Cuáles son?

Las herramientas de gestión del tiempo son recursos estratégicos que ayudan a mejorar la productividad y rentabilidad de las firmas de abogados. El objetivo de estos instrumentos de control del tiempo es sacar el máximo provecho de las horas trabajadas por los letrados, obteniendo un equilibrio óptimo entre calidad y eficiencia en el funcionamiento de la firma.

Importancia de las herramientas de gestión del tiempo y del trabajo

Cuando una firma de abogados se interesa por adoptar herramientas de gestión del tiempo, está sumando oportunidades de mejora al trabajo que realiza su equipo diariamente. Ya que a partir del registro de horas de trabajo, mediante estos instrumentos, el letrado puede administrar de forma inteligente el tiempo que dedica a cada proyecto, lo que termina repercutiendo positivamente en la calidad del servicio que brinda a los clientes.

De hecho, cuando no se le da prioridad a medir el tiempo de trabajo, se corre el riesgo de que exista una brecha entre la cantidad de horas trabajadas y el total de horas finalmente cobradas. Este escenario termina afectando los niveles de desempeño y satisfacción de los abogados, perjudicando entonces las competencias del negocio dentro del mercado legal. 

Para entender por qué ocurre esto veamos los datos obtenidos por el Legal Trends Report. Este informe revela que de las 8 horas laboradas diariamente por los abogados, solo 2,4 horas -en promedio- terminan siendo realmente productivas. Esto significa que las otras 5,6 horas restantes se suelen dedicar a actividades no rentables.

Ahora, el panorama se vuelve más grave cuando se estima que de las 2,4 horas productivas, solo 1,6 son finalmente pagadas.

Por lo tanto, utilizar herramientas de gestión del tiempo, que sirvan como contador de horas, brinda un mayor control sobre la cantidad de horas que los abogados invierten en actividades rentables. Además, ayudará a detectar y  automatizar aquellas tareas no cobrables y que están perjudicando el desempeño del profesional.

De esta manera, las herramientas para administrar el tiempo son claves para la identificación de patrones disfuncionales dentro de la firma.

¿Cuáles son las herramientas de gestión del tiempo?

Después de entender lo que las herramientas de gestión del tiempo y de trabajo pueden hacer por el éxito de las firmas, debes saber que existen numerosas propuestas digitales para agilizar de manera eficaz el control del tiempo.

A continuación, veamos algunos de los instrumentos más utilizados para medir el tiempo de forma genérica y otros especializados en legaltech:

Herramientas de gestión del tiempo para proyectos generales

La gestión del tiempo y de proyectos dentro de las empresas de cualquier rubro no es algo nuevo. Por ello, existen muchas opciones en el mercado tecnológico para administrar, planificar y controlar las actividades profesionales de distintos modos. Dentro de estas opciones podemos encontrar:

• Google Calendar:  Esta herramienta, desarrollada por el gigante del internet, permite gestionar el tiempo y las tareas de forma sencilla, planificando actividades, estableciendo recordatorios, diseñando calendarios compartidos e integrando otros productos de Google, como la herramienta de listas y recordatorios Google Keep.
• RescueTime: Se trata de una herramienta de gestión del tiempo que permite registrar y descubrir cuáles son las actividades en las que se invierte tiempo a lo largo del día. Esta app realiza un informe semanal, siendo posible identificar aquellas tareas improductivas que consumen nuestro tiempo.
• Excel: La clásica herramienta de ofimática resulta una calculadora de horas popular y estandarizada para los más convencionales. Sin embargo, sus hojas de cálculo pueden resultar complejas y poco intuitivas, que requieren invertir una valiosa cantidad de tiempo para realizar el registro y control de las horas de trabajo.
• Agendas: Una agenda es una herramienta de gestión del tiempo tradicional. A pesar de ser la opción preferida para muchos profesionales, se trata de un recurso con significativas limitaciones para acceder, modificar y compartir la información que en ella se registra.

Herramientas de gestión del tiempo para proyectos del sector

En cuanto a los proyectos del sector legal, el reto de optimizar el tiempo de trabajo es diferente a empresas de otros tipos o rubros, ya que las tareas jurídicas tienen particularidades específicas que no se ven en proyectos de los demás sectores. De aquí la importancia de que los abogados puedan apoyarse en las herramientas de gestión del tiempo, especialmente diseñadas para el área legal.

En ese sentido, en materia de legaltech, destaca el software TimeBillingX, una herramienta de gestión del tiempo de proyectos legales que funciona como un sistema de control de horas. Con esta plataforma, es posible realizar el registro de horas invertidas para cada actividad y por cada miembro del equipo de trabajo, de forma digitalizada.

Con base en esta información, la plataforma genera reportes analíticos en su módulo de business intelligence, que permite identificar cuáles son los abogados, clientes, proyectos y actividades más rentables para la firma.

Por otro lado, aparte de servir para calcular horas de trabajo, esta herramienta de gestión del tiempo también automatiza tareas administrativas, como la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes, lo que permite que el abogado pueda enfocarse completamente en actividades de naturaleza jurídica.

De esta forma, al  incorporar las herramientas de gestión del tiempo más adecuadas en función de las necesidades de cada firma,los gerentes legales pueden generar las estrategias y realizar los ajustes pertinentes. Con esta posibilidad, pueden fomentar un mayor y mejor desempeño y productividad, en el ejercicio profesional de los miembros de la firma.

De igual forma, este tipo de gestión ayudará a corresponder la demanda de los clientes con mayor eficiencia y con un menor consumo de recursos, lo que, sin duda, otorga una importante ventaja competitiva dentro del sector legal.