Agenda para abogados en 2021: ¿digital o física?

Una agenda para abogados es una herramienta que estos pueden utilizar con el fin de planificar y llevar el control de todas sus actividades, calendarizando organizadamente cada diligencia, reunión, juicio, presentación o cita. Por lo tanto, con las agendas para abogados es posible gestionar mejor el tiempo de trabajo y aumentar la productividad en las firmas jurídicas.

En este sentido, se hace necesario apoyarse en herramientas tecnológicas especializadas para la planificación y control del tiempo de los letrados, ya que estas al cumplir con la función de una agenda para abogados representan una ventaja significativa en términos de productividad y rentabilidad.  

¿Por qué llevar una agenda para abogados en 2021?

En el contexto del teletrabajo que están aplicando muchas firmas en la nueva normalidad, llevar una agenda para abogados corresponde a una estrategia confiable para la optimización del tiempo dentro de las labores profesionales del día a día. Esto se debe a que la administración de las horas en esta modalidad puede verse afectada por un sinnúmero de variables externas distintas de las que se producen dentro del espacio de la oficina convencional.

De hecho, en líneas generales y de acuerdo con el Legal Trends Report, de las 8 horas laboradas en promedio por los abogados al día, apenas 1,6 generan utilidades a la firma, lo que significa que tener un control sobre el tiempo que se dedica a las tareas va a permitir identificar los elementos que estarían afectando el rendimiento y productividad de cada miembro. 

Es por ello, que una agenda para abogados puede ayudar a la eficiencia de los letrados y demás players de la firma. Pues, desde el punto de vista de la planificación y control de actividades es una herramienta fundamental para mantenerse al día con los distintos compromisos, de tal forma que no se  pasen por alto los plazos acordados o se ocupe tiempo valioso en otras tareas que son poco o nada rentables para la organización.

En ese mismo orden de ideas, contar con una agenda jurídica automatizada ayuda a calcular los honorarios de los letrados de forma más precisa y objetiva.

Agenda para abogados física vs agenda para abogados digital

Entre una agenda para abogados impresa y una digital existen diferencias significativas al momento de buscar aprovechar al máximo todos los beneficios de este tipo de herramientas. Veamos: 

En el caso de una agenda para abogados física, esta se trata de un recurso con muchas restricciones. Por ejemplo:

• La información anotada es poco accesible ya que siempre se encontrará en un único lugar.
• El espacio para registrar la información es bastante limitado.
• Es imposible organizar de manera eficiente el contenido cuando hay muchas cosas anotadas.
• Cualquier dato que se anote es casi inmodificable, a menos que se decida tachar lo que ya está anotado para volver a reescribirlo.
• Si la agenda se extravía, todo el contenido también se pierde.
• La información no se puede compartir con personas de interés que estén físicamente lejos.

Por su parte, una agenda para abogados digital posee un conjunto de características que la hacen mucho más adecuada para las necesidades y el ritmo de trabajo de los letrados modernos. Por ejemplo:

• Al ser un programa digital esta agenda es mucho más práctica y versátil.
• Se puede utilizar desde cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone).
• La información no se pierde ya que se encuentra almacenada en la nube.
• La capacidad de almacenamiento de información es ilimitada.
• El contenido se puede compartir en tiempo real con cualquier persona en el mundo, lo cual es un gran beneficio para los abogados en línea.

Un elemento bastante útil para las firmas es que algunas agendas para abogados digitales permiten que se les puedan añadir archivos y documentos, e incluso, se pueden sincronizar con otras apps o plataformas online.

Agenda jurídica vs. agenda convencional para abogados

En cuanto a agendas digitales que pueden utilizar los abogados podemos encontrar dos categorías. Están las agendas convencionales y las agendas jurídicas, es decir que han sido específicamente diseñadas para los profesionales del sector legal.

En este punto hay que aclarar que aunque las agendas convencionales aplican bien para ciertas dinámicas laborales, estas no tienen todas las funcionalidades que necesita un abogado virtual en su práctica de teletrabajo diario.

En cambio, una agenda jurídica se ajusta de forma más precisa a las actividades cotidianas de los abogados. La planificación de juntas, citas con clientes y de proyectos judiciales en equipo se hace de manera intuitiva y práctica. Por otro lado, en materia de ciberseguridad cumplen con los protocolos necesarios para la protección de los datos de la firma y de los clientes.

¿Cuál es la mejor agenda jurídica?

Como hemos visto hasta ahora, existen soluciones en materia de legaltech con el fin de facilitar al abogado la optimización de su tiempo. Entre las principales soluciones de agendas jurídicas se encuentra CaseTracking, una plataforma que permite la gestión de juicios de forma 100% online, pero que también cumple con funciones de calendarización de actividades para agendar audiencias, reuniones y otros eventos importantes con sus respectivas notificaciones automatizadas.

Todas estas características en conjunto la convierten en una de las mejores agendas para abogados del mercado legaltech.

Por otro lado, también existe TimeBillingX, un software de productividad diseñado para el registro de horas y el control del tiempo trabajado por los abogados. Lo más interesante de este sistema es su módulo de business intelligence, el cual gracias al contador de horas interno le permite a las firmas analizar de manera automatizada los niveles de productividad y de rentabilidad de cada uno de sus letrados en función las tareas que realizan durante sus jornadas de trabajo.

Cuando los abogados adoptan este tipo de herramientas para agendar, controlar y monitorizar sus actividades diarias comienzan a generar una ventaja competitiva muy importante para la firma, ya que todo el equipo de trabajo empieza a ser más ágil, organizado y eficiente tanto a nivel interno como de cara a los clientes.