Calculadora de horas trabajadas diarias: ¿cuál es mejor?

Una calculadora de horas trabajadas es una herramienta destinada a contar y calcular las horas que los abogados dedican a trabajar durante sus jornadas diarias, y que finalmente pueden cobrarles, o no, a los clientes. Además, también ayuda a medir el nivel de productividad del equipo legal, para así determinar las mejores estrategias que permitan optimizar el rendimiento y la rentabilidad de la firma. De aquí la importancia crítica de utilizar un contador de horas de trabajo.

¿Por qué usar una calculadora de horas trabajadas?

La principal unidad de medida de la productividad en las firmas de abogados es la hora-hombre, por lo que usar una calculadora de horas trabajadas es absolutamente indispensable. Gracias a este recurso, es posible realizar una medición de la productividad al identificar si los abogados están dedicando cada hora de trabajo a actividades facturables o no facturables.

Por ejemplo, considerando que día a día los letrados tienen que cumplir con numerosos deberes, las actividades administrativas son uno de esos deberes que más tiempo requieren y que, finalmente, no pueden ser cobrados a los clientes, ya que están relacionados con procesos internos de la firma.

Un dato que debes tener en cuenta es que, de las 8 horas laborales diarias, el abogado utiliza un promedio de 2,4 horas en actividades productivas, y de estas, solo 1,6 horas son facturadas a los clientes. Las 5,6 horas restantes son utilizadas en tareas improductivas, como las tareas administrativas. Así lo indica el informe Legal Trends Report.

Con esto en mente, usar una calculadora de horas trabajadas es importante porque permite: 

• Conocer con precisión el tiempo invertido en cada proyecto.
• Descubrir cuáles son las actividades que resultan más rentables para la firma.
• Evaluar la cantidad de horas laborales que se están facturando.
• Identificar las tareas no jurídicas que afectan la productividad empresarial.

Con esta información se pueden diseñar diferentes estrategias con el fin de lograr la optimización del tiempo de trabajo y mejorar todo lo relacionado con la productividad, la competitividad y la rentabilidad de la firma.  

¿Calcular las horas trabajadas en Excel?

Es común que en las firmas de abogados más convencionales se practique el calcular las horas trabajadas en Excel, ya que es un software de ofimática estandarizado y bastante popular. Sin embargo, este programa no tiene las características necesarias para satisfacer los requerimientos sobre el cálculo de horas en una firma de abogados. 

Para empezar, utilizar Excel como calculadora de horas trabajadas requiere introducir y manejar toda la información de forma manual, esto significa invertir una gran cantidad de tiempo en registrar las horas laboradas, haciendo también más lentos los procesos de facturación y cobro al cliente. 

Por otro lado, las hojas de cálculo de Excel son difíciles de configurar, y cualquier movimiento errado puede hacer que se desconfiguren fácilmente, lo que termina complicando la gestión del registro de horas trabajadas que se tengan por abogado, clientes y proyectos. En este sentido, Excel es una herramienta poco intuitiva y cada vez más obsoleta dentro de la dinámica laboral de las firmas de abogados.

Es por esta razón que muchos estudios han empezado a sustituir el uso de Excel y otros programas básicos por herramientas digitales especializadas en legaltech como lo es TimeBillingX para calcular las horas trabajadas.

Calculadora de horas trabajadas diarias para abogados

TimeBillingX es un software de productividad especializado en cubrir las necesidades de las firmas de abogados en distintos niveles. Por ejemplo, el programa hace posible automatizar procesos administrativos como la facturación electrónica y el cobro a clientes de manera masiva, con el fin de que los abogados puedan dedicar mayor tiempo a tareas jurídicas, las cuales son las que sí les aportan rentabilidad a la firma.

Entre sus principales características, TimeBillingX funciona como una calculadora de horas trabajadas, ofreciendo un registro de datos como la cantidad de horas cobrables y horas no cobrables que generan todos los abogados durante el día. Además, proporciona información clave sobre aquellas tareas no productivas a las que los letrados están dedicándoles tiempo de trabajo y que les están impidiendo ser más productivos.

Así, basándose en el registro del tiempo, esta calculadora de horas trabajadas genera informes de business intelligence, a través de los cuales se puede hacer un análisis sobre la productividad de cada abogado y los niveles de rentabilidad que se obtienen por letrado, cliente y proyecto.

En conclusión, aquellas firmas que insisten en hacer uso de Excel o cualquier programa menos intuitivo para los abogados, actualmente presentan mayor dificultad para mantener el nivel de competitividad en el mercado. Pues la creciente demanda en la industria legal apuesta por aquellas firmas que demuestran innovación y eficiencia por medio de soluciones legaltech. 
Por ello, cuando se trata de una calculadora de horas trabajadas especializada en el sector legal, la herramienta más utilizada en América Latina es TimeBillingX, ya que se trata de un software amigable, intuitivo y de bajo costo al que los estudios pueden recurrir para optimizar la productividad del equipo, la calidad de sus servicios y la rentabilidad del negocio.