Optimización del tiempo y de procesos en la empresa

Lograr la optimización del tiempo debe ser un objetivo clave y prioritario para las firmas modernas. Y es que la labor profesional de un abogado está compuesta de un amplio número de tareas que ocupan el 100% de sus jornadas laborales y que pueden afectar sus niveles de productividad y rentabilidad. Entre ellas podemos encontrar:

• Reuniones con clientes.
• Reuniones con otros abogados de la firma.
• Trabajo administrativo y de gestión.
• Estudio de los casos.
• Redacción de documentos legales: demandas, contratos, etc.
• Asistencia a juicios.
• Control de la evolución de los diferentes procesos abiertos.

No todas son igual de importantes ni le llevan al jurista la misma cantidad de horas, pero es fundamental saber cuánto se dedica a cada una de ellas. Si un abogado no es productivo esto puede estar causado porque se está centrando demasiado en tareas administrativas en lugar de en tareas relacionadas con los asuntos jurídicos de sus clientes.

De aquí la extrema importancia de la optimización del tiempo y de utilizar un software de productividad, ya que a través de estos los abogados reducirán la cantidad de horas que le dedican a tareas no rentables y aumentarán las horas dedicadas a las tareas que sí son rentables.

¿Qué es la optimización del tiempo?

La optimización del tiempo es la aplicación de una serie de estrategias que buscan mejorar la agilidad y eficacia en el uso de las horas laborables dentro de la firma. 

En este sentido, la optimización del tiempo y procesos implica la planificación y organización adecuada del trabajo para aprovechar al máximo cada momento del día. Esto con la finalidad de lograr los objetivos establecidos en cuanto a productividad y rentabilidad en los plazos previstos.

Importancia de la optimización del tiempo en una empresa

Teniendo en cuenta que el activo más importante para los abogados son sus horas de trabajo, entonces optimizar el tiempo es importante porque esto les permite a los profesionales seguir estrategias para mejorar la productividad y así poder completar más trabajo en menos tiempo de lo acostumbrado. Gracias a ello, la firma consigue una mayor rentabilidad y además mejora la satisfacción de los clientes, ya que los proyectos empiezan a completarse de manera más rápida y efectiva.

Por otro lado, la optimización del tiempo también logra mejorar la calidad del trabajo que se realiza. Y es que al planificar y organizar adecuadamente las tareas que hay que desarrollar durante las jornadas diarias, los abogados consiguen trabajar de forma más eficiente y precisa, reduciendo los márgenes de error. 

En este contexto, debes saber que el no optimizar el tiempo de trabajo es algo que suele tener consecuencias negativas en las firmas. Desde Lemontech sabemos que, si los abogados no gestionan sus horas de trabajo con cautela y enfoque, pueden enfrentarse a retrasos en la entrega de proyectos, lo que terminará negativamente la experiencia de los clientes y la rentabilidad de la firma.

Además, la no optimización del tiempo tiene una grave incidencia a nivel jurídico, ya que la falta de cuidado en el control de las horas y de las actividades que se realizan en cada una de ellas es algo que aumentará las probabilidades de cometer errores, lo que sin duda va a generar consecuencias graves en los casos legales y en la reputación de la firma.

También, la optimización del tiempo y procesos es clave para reducir los niveles de estrés en el ambiente laboral y la sensación de presión en los equipos de socios y abogados. 

¿Cómo hacer la medición del tiempo de los procesos?

Generalmente, las firmas ya cuentan con un sistema de registro de horas de trabajo como un instrumento para medir las horas de trabajo y así diseñar estrategias para la optimización del tiempo. Una forma convencional en la que suelen hacerlo es utilizar un fichado de la hora de ingreso y salida al trabajo, pero esto no responde correctamente a la demanda del modelo de trabajo de los abogados modernos.

Una forma más adecuada para medir el tiempo laboral de los letrados es calcular las horas trabajadas por medio de un software que realice esta tarea de forma automatizada. Además, es importante asegurarse que el instrumento responda adecuadamente a las necesidades del negocio jurídico, y cuidar que no esté dejando de lado información valiosa o bien, generando más problemas que soluciones. Esto, porque de los datos obtenidos por el programa a través de diferentes ejemplos de KPI e indicadores, dependerá la toma de decisiones sobre la optimización del tiempo en una empresa legal.

En materia de legaltech, a fin de medir el tiempo de los abogados, las firmas pueden elegir herramientas como TimeBillingX, un software que entre sus principales características cuenta con una calculadora de horas trabajadas y permite automatizar la recogida de datos del tiempo dedicado a cada cliente y a cada proyecto legal.

Cabe destacar que, en total, TimeBillingX ha registrado, procesado y analizado más de 7 mil millones de horas laborables por parte de firmas de abogados del continente.

Entre sus funciones como contador de horas, la información se recoge de forma objetiva reduciendo el margen de error en los datos, lo que se aprovecha en su módulo de business intelligence, ya que este genera reportes que facilitan la medición de la productividad y la identificación de cuáles son los abogados, los clientes y los proyectos más rentables para la firma. 

Con base en esta información tan valiosa, como líder de una firma, podrás diseñar acciones para alcanzar mayores niveles de productividad y optimización del tiempo.

¿Cómo hacer la optimización del tiempo y procesos?

Aplicar estrategias de optimización del tiempo permite cumplir con los proyectos jurídicos de manera eficiente, y eficaz. Es decir, invirtiendo la menor cantidad de horas posible y, al mismo tiempo, garantizando la calidad del resultado final.

En este sentido, optimizar el tiempo no solo significa trabajar más rápido, lo cual puede aumentar los márgenes de error, sino trabajar de manera inteligente, haciendo un equilibrio entre agilidad y calidad. Aquí es donde entran en juego los indicadores, para monitorizar esos niveles de calidad y eficiencia. Este es el principal objetivo de optimizar el tiempo de trabajo y el verdadero sentido de la productividad empresarial en las firmas jurídicas.

Para lograrlo, veamos algunas best practices para la optimización del tiempo laboral que han demostrado tener mayor impacto en la productividad y rentabilidad de las firmas:

• Planifica la gestión del tiempo laboral

Para un abogado es fundamental planificar sus actividades diarias y definir sus prioridades de cada momento. Identificar qué es lo más importante y urgente, y cuáles son las actividades secundarias, le permitirá trabajar en la optimización del tiempo laboral a través de un esquema basado en prioridades.

Muchas veces, al no saber gestionar el tiempo, el letrado pierde su foco haciendo tareas poco relevantes, como revisar y responder los correos de manera constante, lo que le distrae de otros deberes más complejos e importantes, como la redacción de un documento jurídico. En cambio, cuando se define un horario estratégico para realizar las tareas secundarias, el abogado puede trabajar en sus prioridades sin interrupciones.

Una técnica para la optimización del tiempo en este sentido es, por ejemplo, revisar los correos solo a primera hora de la mañana; después, justo antes de almorzar; después, a primera hora de la tarde; y, por último, justo antes de finalizar la jornada.

Con la excepción, claro, de cuando se recibe un correo electrónico con carácter de urgencia o proveniente de un cliente muy importante.

• Automatiza los procesos para hacerlos en menos tiempo

En una firma de abogados, además del trabajo jurídico, existen deberes no jurídicos como las tareas administrativas. La mayoría de las veces, el letrado dedica parte de su tiempo a realizar estas actividades no jurídicas como pueden ser la facturación, el cobro y el procesamiento de los pagos de los clientes. La suma del tiempo que el abogado dedica a estas labores se traduce en improductividad, ya que se trata de horas de trabajo que no se les pueden cobrar a los clientes. 

En este sentido, otro de los consejos de productividad para abogados es que los profesionales puedan hacer la optimización del tiempo en procesos administrativos mediante la tecnología, para así poder dedicarles la mayor cantidad de horas posibles al trabajo jurídico.

Teniendo en cuenta esta situación, para optimizar el tiempo administrativo y, en consecuencia, alcanzar la optimización del tiempo jurídico, se hace necesario digitalizar y automatizar las tareas de naturaleza no jurídica. 

• Evita gastar tiempo en retrabajos y correcciones

Como ya hemos comentado, la optimización del tiempo no significa únicamente hacer el trabajo más rápido, sino también hacerlo de forma correcta desde el principio. De nada sirve, por ejemplo, dedicar pocas horas a la redacción de un documento jurídico si el resultado final va a tener errores, ya que eso implicaría correcciones que pueden duplicar y hasta triplicar el tiempo de trabajo.

El abogado no está en una carrera contra el tiempo, y aunque uno de los objetivos es generar más horas facturables, también es importante que esas horas sean las necesarias para hacer un trabajo de calidad. Para lograr optimizar tiempo y recursos de manera adecuada, el letrado se puede valer de herramientas como programas de redacción de documentos o plantillas y formatos reutilizables; y, por supuesto, dedicarle una minuciosa revisión a cada trabajo una vez culminado. 

Este último punto, sobre la “minuciosa revisión” es clave. Dentro de las estrategias de optimización del tiempo el abogado debe hacer uso de múltiples recursos disponibles que le agilicen el trabajo, pero un factor de suma importancia es que nunca se puede confiar de manera ciega en los resultados automatizados. Está bien utilizar un programa que, por ejemplo, ayude a redactar un documento, pero siempre es necesario revisar el resultado final para garantizar que no haya errores de ningún tipo. 

Si se produce un mínimo error y no se corrige de manera oportuna, todo el trabajo deberá ser realizado nuevamente, gastando así más tiempo del necesario.

Herramientas para la optimización del tiempo laboral 

Sin duda, la transformación digital es la columna vertebral de las estrategias de optimización del tiempo. Una firma de abogados se puede valer de distintas herramientas de legaltech especializadas en resolver variados tipos de problemas asociados a la productividad. Veamos:

Por un lado está CaseTracking, un software de gestión de procesos judiciales que se sincroniza vía online con las páginas del Poder Judicial, lo que le permite a los abogados controlar y seguir todas sus causas judiciales a través de internet, sin necesidad de invertir tiempo en ir personalmente a las diferentes instituciones del Estado. Además, esta plataforma también ayuda a optimizar el tiempo al permitir la programación de audiencias, la gestión de la cartera de clientes, el acceso a reportings analíticos sobre los casos, entre otros.

Por otro lado, cuando se trata de la optimización del tiempo administrativo, la firma puede recurrir a la ya mencionada solución TimeBillingX. Esta es una plataforma que, además de cumplir con la medición del desempeño, también digitaliza y automatiza los procesos de facturación electrónica y de cobro masivo a clientes.

Es importante señalar que la facturación electrónica se realiza de forma automática con base en el registro de horas que también lleva a cabo la herramienta. Gracias a dicho registro, la plataforma identifica con gran precisión cuántas horas son las que deben facturar por cada abogado, cliente y proyecto, y cuáles son las actividades facturables realizadas en cada hora.

Cuando una firma incorpora estas tecnologías para la medición de resultados y la optimización del tiempo en su estrategia de rentabilidad, promueve que los abogados hagan sus deberes de forma efectiva y en menos horas; lo que les permite no solo atender más casos, sino también reducir sus costos. Con esto, se genera una ventaja competitiva importante en el sector jurídico basada en compromiso, efectividad y economía, fomentando así la lealtad y la recomendación de los clientes.

Preguntas frecuentes sobre optimización del tiempo

Publicado originalmente el 4 de agosto de 2020  y actualizado el 27 de abril de 2023