Optimización del tiempo como estrategia para mejorar la productividad

El tiempo es el activo más importante para las firmas jurídicas, y depende de los abogados hacer que este activo sea lo más rentable posible. Por tanto, para mejorar la rentabilidad es clave aumentar primero la productividad en la jornada laboral diaria, y para aumentar la productividad hay que ejecutar antes que nada estrategias de optimización del tiempo que se le dedica al trabajo administrativo y jurídico por parte de los abogados. 

Estrategias de optimización del tiempo en proyectos jurídicos

Aplicar estrategias de optimización del tiempo permite cumplir con los proyectos jurídicos no solo de manera eficiente, sino también eficaz. Es decir, invirtiendo la menor cantidad de horas posible y al mismo tiempo garantizando la calidad del resultado final.

En este sentido, optimizar el tiempo no solo significa trabajar más rápido, lo cual puede aumentar los márgenes de error, sino trabajar de manera inteligente, haciendo un equilibrio entre agilidad y calidad. Este es el principal objetivo de optimizar el tiempo de trabajo y el verdadero sentido de la productividad empresarial en las firmas jurídicas.

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Para lograrlo, veamos algunas estrategias de optimización del tiempo que han demostrado tener mayor impacto en la productividad y en la rentabilidad de las firmas:

  1. Planificar y priorizar la gestión del tiempo

Para un abogado es fundamental planificar sus actividades diarias y definir sus prioridades de cada momento. Identificar qué es lo más importante y urgente, y cuáles son las actividades secundarias, le permitirá trabajar en la optimización del tiempo a través de un esquema basado en prioridades.

Muchas veces, al no saber gestionar el tiempo, el letrado pierde su foco haciendo tareas poco relevantes, como revisar y responder los correos de manera constante, lo que le distrae de otros deberes más complejos e importantes, como la redacción de un documento jurídico. En cambio, cuando se define un horario estratégico para realizar las tareas secundarias, el abogado puede trabajar en sus prioridades sin interrupciones. Una técnica para la optimización del tiempo en este sentido es, por ejemplo, revisar los correos solo a primera hora de la mañana; después, justo antes de almorzar; después, a primera hora de la tarde; y, por último, justo antes de finalizar la jornada.

Con la excepción, claro, de cuando se recibe un correo electrónico con carácter de urgencia o proveniente de un cliente muy importante.

  1. Usar tecnologías para la optimización del tiempo administrativo

En una firma de abogados, además del trabajo jurídico, existen deberes no jurídicos como las tareas administrativas. La mayoría de las veces, el letrado dedica parte de su tiempo a realizar estas actividades no jurídicas como pueden ser la facturación, el cobro y el procesamiento de los pagos de los clientes. La suma del tiempo que el abogado le dedica a estas labores se traduce en improductividad, ya que se trata de horas de trabajo que no se les pueden cobrar a los clientes. 

En este sentido, lo ideal es que el abogado pueda dedicarle la mayor cantidad de horas posibles al trabajo jurídico, ya que este sí es el que le proporciona los ingresos a la firma.

Teniendo en cuenta esta situación, para la optimización del tiempo administrativo y, en consecuencia, la optimización del tiempo jurídico, se hace necesario digitalizar y automatizar las tareas de naturaleza no jurídica. Para lograrlo, existen software de productividad capaces de realizar de forma automática muchas de las tareas administrativas que, aunque necesarias, no son rentables para la firma. 

  1. Usar tecnologías para automatizar tareas jurídicas 

Siguiendo la misma línea del punto anterior, otra estrategia de optimización del tiempo es automatizar los procesos que sí son de naturaleza jurídica. Mientras más rápido y mejor pueda el abogado realizar su trabajo judicial, más carga de trabajo puede asumir y, por tanto, más dinero puede cobrar.

En la actualidad, existen sistemas gestores de tareas que hacen uso de la computación en la nube, del big data y de la inteligencia artificial para optimizar la ejecución de ciertos trabajos jurídicos, aportando rapidez en los procesos, pero también niveles extraordinarios de precisión. Algunas de estas tecnologías son capaces de automatizar tareas especializadas y complejas que al letrado le llevarían más tiempo desarrollar, otras en cambio son capaces de permitirle al abogado controlar y seguir sus causas judiciales de forma remota.

Con el uso de este tipo de herramientas, la optimización del tiempo es mucho más eficiente y efectiva para el letrado, ya que este le dedica menos horas a cada caso a la vez que obtiene mejores resultados en sus proyectos jurídicos.

  1. Evitar gastar tiempo en retrabajos y correcciones

Como ya hemos comentado, la optimización del tiempo no significa únicamente hacer el trabajo más rápido, sino también hacerlo de forma correcta desde el principio. De nada sirve, por ejemplo, dedicar pocas horas a la redacción de un documento jurídico si el resultado final va a tener errores, ya que eso implicaría correcciones que pueden duplicar y hasta triplicar el tiempo de trabajo.

El abogado no está en una carrera contra el tiempo, y aunque uno de los objetivos es generar más horas facturables, también es importante que esas horas sean las necesarias para hacer un trabajo de calidad. Para lograr optimizar el tiempo de manera adecuada, el letrado se puede valer de herramientas como programas de redacción de documentos o plantillas y formatos reutilizables; y, por supuesto, dedicarle una minuciosa revisión a cada trabajo una vez culminado. 

Este último punto, sobre la “minuciosa revisión” es clave. Dentro de las estrategias de optimización del tiempo el abogado debe hacer uso de múltiples recursos disponibles que le agilicen el trabajo, pero un factor de suma importancia es que nunca se puede confiar de manera ciega en los resultados automatizados. Está bien utilizar un programa que, por ejemplo, ayude a redactar un documento, pero siempre es necesario revisar el resultado final para garantizar que no haya errores de ningún tipo. 

Si se produce un mínimo error y no se corrige de manera oportuna, todo el trabajo deberá ser realizado nuevamente, gastando así más tiempo del necesario. 

  1. Registrar las horas trabajadas y analizar la productividad

Al ser el tiempo un factor determinante para la rentabilidad de una firma, se precisa llevar un control que permita evaluar cómo cada abogado aprovecha sus horas laborables. De esta manera, es posible determinar qué profesional está siendo más o menos productivo en la empresa. 

Por lo general, un abogado no es productivo las 8 horas que cubre una jornada completa. Por esa misma razón, es importante procurar que cada profesional alcance un índice de desempeño favorable, y aquí es donde entra la necesidad de registrar y analizar las horas trabajadas.

Tener un sistema contador de horas no tiene nada que ver con el método de cobro. La firma puede tener un método de cobro por horas, monto fijo, retainer, por hitos, etc. El sentido más importante de registrar las horas de trabajo es tener la capacidad de hacer un diagnóstico sobre los niveles de productividad. Con base en esa medición de la productividad, es posible diseñar estrategias de optimización del tiempo mucho más personalizadas y acordes a cada caso, determinando quiénes deben mejorar y en qué áreas. 

De aquí que los sistemas de medición de rendimiento basados en el registro de horas sean tan necesarios al momento de querer optimizar el tiempo de trabajo. 

Software de productividad para la optimización del tiempo

Sin duda, la transformación digital es la columna vertebral de las estrategias de optimización del tiempo, la firma de abogados se puede valer de distintas herramientas de legaltech especializadas en resolver distintos tipos de problemas asociados a la productividad. Por ejemplo:

Por un lado, está la herramienta CaseTracking, la cual se sincroniza vía online con las páginas del Poder Judicial, lo que le permite a los abogados controlar y seguir todas sus causas judiciales a través de internet, sin necesidad de invertir tiempo en ir personalmente a las diferentes instituciones del Estado. Además, esta plataforma también ayuda a optimizar el tiempo al permitir la programación de audiencias, la gestión de la cartera de clientes, el acceso a reportings analíticos sobre los casos, entre otros.

Por otro lado, cuando se trata de la optimización del tiempo administrativo, la firma puede recurrir a TimeBillingX. Esta es una plataforma que digitaliza y automatiza los procesos de facturación y de cobro masivo a clientes. También, registra con gran precisión las horas trabajadas por los letrados y, lo más importante, es que con base en ese registro ofrece reportes analíticos sobre la productividad y la rentabilidad tanto de cada abogado como de cada cliente de firma

Cuando una firma incorpora estas tecnologías para la medición de resultados y la optimización del tiempo en su estrategia de rentabilidad, promueve que los abogados hagan sus deberes de forma efectiva y en menos horas; lo que les permite no solo atender más casos, sino también reducir sus costos. Con esto, se genera una ventaja competitiva importante en el sector jurídico basada en compromiso, efectividad y economía, fomentando así la lealtad y la recomendación de los clientes. 

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