Calcular horas extras de trabajo diario: ¿cómo hacerlo?

Calcular las horas de trabajo diario, ya sean extras o normales, es algo esencial en las jornadas de un abogado, puesto que en la mayoría de las firmas se factura a los clientes con base en el tiempo de trabajo que se les ha dedicado. Este es el sistema de remuneración más justo para el abogado y al mismo tiempo la forma de pago más justa para el cliente, que solo paga por aquel tiempo que el profesional dedica en exclusiva a sus temas legales.

También, es importante destacar que calcular las horas de trabajo es fundamental para absolutamente todas las firmas, aun cuando tengan otros métodos de cobro diferentes al por hora, como pueden ser flat feed, retainer, suma alzada, etc. Esta importancia de utilizar una calculadora de horas trabajadas la explicaremos a lo largo del presente artículo.

¿Por qué calcular las horas de trabajo?

Si tenemos un empleado en una fábrica haciendo tornillos podemos saber si esta persona es o no productiva en función del número total de tornillos que haya fabricado en un período concreto (una hora, un día, una semana, etc.). En este ejemplo, podemos ver que la principal unidad de medición de la productividad es la cantidad de tornillos, y es una medida que fácilmente se puede extrapolar a otros sectores (cantidad de zapatos, relojes, lapiceros, etc.).

Sin embargo, en el sector legal, debemos tener en cuenta que lo que hace un abogado es prestar un servicio, no producir un bien tangible. Por lo tanto, muchas firmas a veces fallan al intentar establecer una medida de productividad que sea precisa y objetiva.

En este contexto, debes saber que la productividad del abogado se logra medir únicamente a través del tiempo que este invierte en su trabajo, de aquí la extrema importancia de calcular las horas extras y de trabajo normal.

Utilizar un contador de horas le permite a la firma saber cuántas horas están dedicando los abogados a tareas rentables y cuántas a tareas no rentables, ya que, por ejemplo, los procesos administrativos de facturación y cobro a clientes no les generan ninguna ganancia económica al estudio. Las únicas tareas rentables en las firmas de abogados son aquellas relacionadas con los procesos jurídicos de los clientes, ya que son esas tareas las que precisamente se les pueden cobrar a dichos clientes, generando así el flujo de caja necesario y deseado.

De esta manera, al calcular las horas ya sea en Excel o con una calculadora de horas especializada se puede tener una visibilidad muy precisa de los niveles de productividad de los abogados e, incluso, sirve para descubrir cuáles son los elementos en los flujos de trabajo diario que afectan negativamente dicha productividad.

¿Por qué calcular las horas extras?

Como hemos mencionado, utilizar una calculadora de horas es crítico para todas las firmas sin importar el método de cobro que utilicen, en especial cuando se trata de calcular las horas extras. Esto se debe a que los sistemas de medición del tiempo permiten calcular cuántas horas en promedio requieren los diferentes tipos de trabajos jurídicos para ser culminados de forma exitosa. Haciendo uso de esa información, los abogados pueden comenzar a cotizar mucho mejor a sus clientes.

Cuando no se utiliza una calculadora de horas, las firmas no logran llevar un registro preciso del tiempo de trabajo que sus abogados están invirtiendo en cada proyecto. Por lo tanto, como no se tiene un estimado del tiempo que van a llevar futuros proyectos similares, entonces los abogados terminan cotizando de manera incorrecta, ya sean cobrándoles a los próximos clientes mucho más o mucho menos de lo debido.

En este sentido, calcular las horas extras y normales que los abogados dedican a cada proyecto ayuda a tener una perspectiva más precisa de cuántas horas en total tienen que invertir en la prestación de los diferentes tipos de servicios legales. De esta manera, cuando se presenta un potencial cliente en la firma, se le puede cotizar de forma muy precisa el trabajo que necesita, teniendo en cuenta todo el tiempo de trabajo que se va a tener que invertir, sin darle cabida así a horas extras que puedan quedarse por fuera de la facturación.

¿Cómo calcular las horas de trabajo diarias?

En líneas generales, en el sector legal se puede calcular las horas en Excel o utilizando una calculadora de horas especialmente diseñada para la optimización del tiempo en firmas de abogados.

Calcular horas en Excel

Durante décadas, calcular horas en Excel ha sido la práctica más común en todas las firmas de abogados, ya que se trata de una herramienta ofimática casi estandarizada en todo el mundo. Dentro de este programa podemos usar diferentes tipos de cronogramas para la gestión del tiempo y medición de resultados, como el diagrama de Gantt, que permite dividir entre tareas y subtareas.

Sin embargo, a día de hoy esta herramienta ya se considera totalmente obsoleta para el sector legal, ya que no es demasiado intuitiva y cualquier pequeño error puede suponer el desajuste de toda la tabla. Además, no permite el trabajo en remoto ni colaborativo.

Calculadora de horas para abogados

Para evitar calcular horas en Excel, en el sector legaltech se han desarrollado diferentes software de productividad que funcionan como una calculadora de horas especializada. Por ejemplo, en América Latina el más utilizado es TimeBillingX, una herramienta extremadamente cómoda, intuitiva y potente que ha sido desarrollada en exclusiva para las firmas de abogados. 

TimeBillingX consigue automatizar tareas básicas como el control del tiempo que el abogado dedica a cada cliente, lo que implica que siempre refleja información en tiempo real no solo sobre los niveles de productividad, sino también sobre los de rentabilidad, ya que a través de esta calculadora de horas se pueden medir las ganancias obtenidas por cada abogado e, incluso, por cada cliente.

Con una herramienta de este tipo se agilizan los tiempos y se obtiene información que es fácil de manejar y comparar. Por eso cada vez más firmas se están pasando a TimeBillingX para calcular las horas de trabajo y medir así su productividad.