Control de horas de trabajo ¿en Excel o en software especializado?

Llevar un control de horas en las firmas de abogados facilita el proceso de identificar las horas facturables y no facturables que generan los letrados, lo que permite conocer el tiempo que cada profesional dedica a las distintas tareas tanto productivas como improductivas, reflejando así su nivel de eficiencia en el trabajo. Aunado a eso, el control de horario es una vía para la toma de decisiones estratégicas, ya que la medición del tiempo permite descubrir cómo impulsar la productividad y rentabilidad del negocio. 

¿Qué es el control de horas de trabajo?

El control de horas de trabajo es una medida que responde a la necesidad de medir el tiempo que el abogado destina a cada tarea dentro de su jornada laboral, considerando que el activo más importante en una firma son precisamente las horas de trabajo.

En este sentido, el control de horas laborales consiste en llevar un registro de las horas de trabajo por cada profesional dentro de la organización, para conocer la manera en que este está gestionando su actividad diaria. Este registro de horas sirve, entre otras cosas, para analizar los resultados de los profesionales en términos de productividad, rentabilidad, eficiencia, compromiso, responsabilidad, entre otros.

¿Por qué llevar un control de horas trabajadas?

En promedio, y según el Legal Trends Report, de las 8 horas trabajadas por los abogados diariamente solo 1,9 horas son finalmente facturadas a los clientes, y de estas solo 1,6 horas son finalmente pagadas. Por lo tanto, de las 8 horas laborales diarias solo 1,6 horas son las que les generan ganancias a la firma.

A partir de esta información, calcular las horas laboradas toma especial importancia como un impulsor del cambio dentro de la firma. Esto se debe a que llevar el control de horas trabajadas se convierte en un factor determinante para identificar y analizar cuán productivo está siendo cada abogado durante su horario de trabajo, y cuáles son las actividades que le están restando productividad, como suelen ser las tareas administrativas.

En este sentido, implementar un sistema contador de horas permite diagnosticar y tomar las decisiones pertinentes para optimizar la organización los proyectos, el tiempo destinado a cada cliente y/o juicio, priorizar las tareas más rentables, automatizar las tareas más repetitivas, etc. Dando como resultado una jornada ágil e inteligente, reflejada en la calidad del servicio al cliente y en las ganancias obtenidas por la firma. 

¿Cómo llevar un control de horas extras?

Dentro de una empresa convencional, el control del tiempo se maneja conociendo la hora de entrada y de salida a la oficina por parte del personal, pero este método deja de lado ciertos elementos que resultan valiosos a nivel de productividad y eficiencia. Sin embargo, gracias a los avances tecnológicos es posible llevar un control de horas de forma mucho más detallada y profunda. 

Por ejemplo, haciendo uso de programas para el control de horas la firma puede registrar y compartir de forma automática cuánto tiempo se dedica el jurista a sus actividades a través de sus distintos dispositivos (PC, laptop, tablet y smartphone), desde el inicio hasta el fin de su jornada laboral, todo esto de forma completamente automática y sin importar en qué parte del mundo se encuentre el abogado.

De hecho, este tipo de sistemas para el control de horas automático está transformando la práctica legal, pues minimiza el tiempo empleado en actividades administrativas y facilita la investigación y el ejercicio jurídico en términos de efectividad. Es por esta razón que el control horario es una estrategia de monitorización y productividad que, a través de las tecnologías correctas, permite optimizar la tendencia del teletrabajo que cada día cobra mayor popularidad.

Dicho esto, podemos decir que hay dos maneras generales de llevar el control horario: tenemos el control de horas en Excel y el control de horas en aplicaciones especializadas.

Control de horas de trabajo en Excel 

Una práctica convencional bastante común es realizar el control de horas trabajadas en Excel, ya que se trata de un programa de ofimática bastante popular. Aun así, este programa posee ciertas limitaciones para el control de horas de trabajo en una firma de abogados. 

Por mencionar algunas, en Excel es necesario introducir cada dato de forma manual, invirtiendo una significativa cantidad de tiempo en ello. Además, se trata de una herramienta poco intuitiva que requiere de un nivel de manejo considerable, ya que sus hojas de cálculo son bastante complejas. El mínimo error puede desconfigurar todo el trabajo hecho, complicando la gestión del registro que se tenga por abogado, proyecto y cliente. 

En conclusión, en lo referente a las necesidades de los letrados y el avance tecnológico, aunque se trate de un software estandarizado, Excel se convierte en un instrumento cada vez más obsoleto para el control de horas dentro de la dinámica laboral de las firmas modernas. 

Control de horas laborales en software especializado

Para garantizar la máxima eficiencia y comodidad en la práctica del control de horas, sin tener que sacrificar la experiencia del usuario (del abogado), las firmas cuentan con soluciones legaltech como lo es TimeBillingX. Se trata de un software práctico e intuitivo para los letrados que cuenta con una calculadora de horas trabajadas integrada, con la cual es posible:

• Organizar proyectos por cliente y monitorear el tiempo destinado a cada uno.
• Rastrear las horas diarias, semanales o mensuales trabajadas.
• Minimizar el tiempo necesario para el control horario.
• Automatizar procesos administrativos que consumen el tiempo de las tareas jurídicas. 

Esta app para el control de horas cuenta además con la ventaja de que es accesible tanto desde ordenadores, laptops, tablets y smartphones. Además, su módulo de business intelligence ofrece reportes analíticos sobre la productividad y rentabilidad tanto de cada abogado como de cada cliente con base al registro de horas realizado. 

De esta manera, llevar un control de horas adecuado puede ser más sencillo y amigable implementando software especializados en legaltech, siendo este un paso clave para optimizar los recursos y ganancias de la firma con el fin de tener un mejor desenvolvimiento en el mercado legal.