Control de tiempo de trabajo: ejemplos y tipos de sistemas

El control de tiempo de trabajo es una práctica fundamental para los abogados que buscan aprovechar cada vez mejor las horas de sus jornadas laborales. Esto se debe a que en el mundo legal se aplica la máxima “el tiempo vale oro”. En este sentido, el control de tiempo a través del registro de horas permite medir la productividad tanto individual como colectiva, y la productividad es un factor que afecta directamente a la rentabilidad de la firma.

A continuación, veamos con mayor profundidad este tema de la gestión del tiempo.

Importancia del control de tiempo de trabajo

La rentabilidad de una firma no es un elemento que podamos medir de forma aislada, ya que debemos hacerlo siempre en relación con la medición de la productividad. Es decir, la empresa ganará más o menos dinero en función de si la productividad de sus abogados aumenta o disminuye, por lo que hay una relación directamente proporcional.

Ante esta situación, para conocer el estado de la productividad de los abogados debemos poner foco en el tiempo de trabajo que cada profesional dedica a sus tareas pendientes. Esto permite descubrir cuánta ganancia económica le genera cada abogado a la firma.

Además, si el letrado sabe que se va a hacer un seguimiento de su trabajo mediante el control de tiempo, tiene un incentivo más para organizarse bien, y algo tan sencillo como una buena organización puede reducir de forma notable el tiempo perdido en el trabajo, aumentando con ello la productividad.

Todo esto nos lleva a una conclusión: si controlamos el tiempo de trabajo mediante un contador de horas para medir lo que dedicamos a cada tarea, se produce una mejor organización y un aumento de la productividad que, a su vez, lleva aparejado un descenso de los niveles de estrés y, por sobre todo, una mejora en la rentabilidad. 

Tipos de sistemas de control de tiempo

Implementar un sistema de control de tiempo permite hacer un diagnóstico sobre la productividad y el rendimiento, para así poder diseñar estrategias personalizadas que optimicen la rentabilidad de cada abogado de forma individual y de toda la firma de manera global.

Dicho esto, los principales tipos de sistemas de control de tiempo de trabajo que se pueden utilizar en una firma son los siguientes:

• Control de tiempo en Excel

Aunque se trata de una herramienta muy conocida, realizar el control de tiempo en Excel en una firma donde se gestionan varios proyectos a la vez puede resultar en una tarea muy engorrosa.  Utilizar Excel para calcular horas y controlar el tiempo de trabajo manualmente es algo que requiere gastar una valiosa cantidad de tiempo, el cual se deja de invertir en tareas más productivas.

Por otro lado, las hojas de cálculo para el control de tiempo en Excel son complicadas de configurar y muy fáciles de desconfigurar. Así, el mínimo desajuste en la herramienta puede afectar la calidad, la organización, la productividad y la rentabilidad del equipo. 

• Control de tiempo con sistemas no legaltech

Afortunadamente, aparte de Excel existen otros sistemas de control de tiempo más prácticos. Por ejemplo MyHours, un programa para el registro de horas y gastos, y que además ofrece informes de actividad para ser enviados a otros miembros del equipo o a los clientes. Sin embargo, este tipo de programas no están diseñados específicamente para firmas de abogados. Este es un factor importante que hay que tener en cuenta, ya que las firmas tienen una serie de necesidades muy particulares sobre el control de tiempo de trabajo de sus abogados.

• Control de tiempo con sistemas legaltech

En la actualidad, el avance de las soluciones legaltech han permitido que las firmas puedan contar con sistemas de control de tiempo especialmente diseñados para el sector jurídico. Por ejemplo, tenemos a TimeBillingX, una calculadora de horas trabajadas capaz de realizar un análisis automático sobre los niveles de productividad y rentabilidad por socios, abogados, clientes y proyectos, generando informes analíticos de acuerdo a las horas registradas.

En consecuencia, con estos informes se pueden identificar aquellos clientes y abogados más rentables para la firma. 

¿Por qué a veces no se lleva un control de tiempo de trabajo?

Para empezar, es común que solo aquellas firmas que aplican el sistema de tarificación por hora a sus clientes midan el tiempo que dedican sus abogados a cada caso. Esto es un grave error, porque el control de la productividad para la optimización del tiempo es esencial en cualquier firma de abogados, indistintamente del método de cobro a sus clientes, ya sea flat-fee, retainer, suma alzada, entre otros.

La razón por las que muchas veces no se hace un control del tiempo de trabajo es porque se considera que este se puede traducir como un control excesivo sobre el abogado, privándole en cierta medida de su autonomía. Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Los abogados que ya llevan un control de su tiempo de trabajo no se sienten para nada limitados. De hecho, saber cuánto tiempo le dedican a cada asunto es algo que les ayuda a organizarse mejor para ser más productivos y para no tener que llevarse el trabajo a sus casas.

Consecuencias de no llevar el control de tiempo

No llevar un control de tiempo es algo que tiene consecuencias tanto para los abogados como para la firma en general. Uno de los efectos más directos y graves es que seguramente no se estén cobrando debidamente las horas trabajadas, lo que implica una pérdida de recursos y dinero.

A ello hay que sumar que al no llevarse un buen control sobre el avance de los casos en los que se está trabajando, el proceso de facturación se vuelve mucho más lento, así que se tarda más en cobrar por el trabajo realizado.

Por último, no se debe perder de vista que al no medir correctamente el tiempo de trabajo resulta muy complicado evaluar la productividad de cada abogado, así que la firma no puede saber cuáles son sus profesionales más valiosos, esos que pueden darle una verdadera ventaja competitiva y hacer que aumente su facturación.

¿Cómo evitar los errores en el control de tiempo?

Pedirle al abogado que anote el tiempo que dedica a cada actividad puede ser bastante inefectivo si no le dotamos de las herramientas adecuadas. Tanto, que esta tarea podría llegar a convertirse en un auténtico ladrón de tiempo y en una fuente de improductividad. En este sentido, lo que tenemos que hacer es darle al abogado una herramienta de productividad especialmente diseñada para el sector legal, que le ayude a digitalizar y agilizar el proceso del control de tiempo de sus jornadas laborales dentro de la firma.

Los sistemas de control de tiempo como TimeBillingX permiten hacer un análisis automatizado del tiempo de trabajo. De modo que tanto el profesional como la firma para la que trabaja puedan llevar un control de las horas trabajadas y evaluar así la productividad, sabiendo exactamente lo que se debe facturar.

Ejemplos de control de tiempo

Como ejemplos de control de tiempo podemos mencionar el de la firma peruana Rodríguez Angobaldo Abogados. Esta presentaba la necesidad de registrar y controlar las actividades de sus asociados. Al implementar el sistema TimeBillingX, la firma empezó a tener la capacidad de visibilizar quién y cuánto tiempo se dedica a cada proyecto, permitiendo así una medición objetiva y facilitando la toma de decisiones.

Otro ejemplo de control de tiempo es el de la firma chilena Fontaine & Cía, que se vio en la necesidad de afrontar los problemas de control y estructura que presentaba el estudio con su crecimiento. Al implementar la herramienta TimeBillingX, la firma ha adquirido un mayor control de las tareas y de las horas trabajadas por los  abogados. De esta manera, la gestión del estudio se ha manejado no con base en la intuición, sino con base en indicadores precisos y muy potentes.

Por otro lado, TimeBillingX también funciona como un software de productividad, ya que agiliza la facturación electrónica y el cobro masivo a los clientes en diferentes monedas y con recibos personalizados, reduciendo así las horas que se suelen dedicar a estas actividades no cobrables.