Contador de horas de trabajo para aumentar la rentabilidad

  • Preparación y envío de facturas.
  • Procesamiento de pago de los clientes.
  • Reuniones interáreas.
  • Gestión de la firma.
  • Organización de documentos.

Dedicar la mayor parte del tiempo diario a este tipo de tareas significa que los abogados dejan de ser productivos en aquellas actividades que sí son rentables. Es decir, actividades 100% jurídicas que pueden ser facturadas a los clientes de la firma.

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Aquí es donde toma protagonismo el contador de horas de trabajo como sistema de medición que permite calcular cuántas horas son dedicadas al trabajo rentable y cuántas al no rentable.

¿Por qué es necesario implementar un contador de horas de trabajo?

Un programa contador de horas trabajadas permite obtener insights sobre la productividad de socios y abogados dentro de una firma, teniendo en cuenta que ser productivo no significa únicamente trabajar, sino trabajar en cosas que generan ganancias.

Por tanto, al registrar la cantidad de tiempo que cada jurista le dedica a las distintas tareas diarias, es posible calcular las horas del trabajo que puede ser facturado. De esta manera, al mismo tiempo se logra identificar cómo se está malinvirtiendo el tiempo en actividades que no producen ganancias, como las mencionadas anteriormente.

Este aspecto es de suma importancia, ya que la competitividad es cada vez mayor en el mercado jurídico, por lo que las firmas deben ser también cada vez más productivas y eficientes en el trabajo. De no hacerlo, serán ampliamente superadas por sus competidores, haciendo que los estados financieros se llenen de números rojos.

Ante este panorama, el contador de horas se convierte en la principal herramienta de apoyo para diseñar estrategias que busquen optimizar el trabajo de los abogados y maximizar la rentabilidad de la firma. Por ejemplo, si al calcular las horas trabajadas se identifica que los abogados pierden mucho tiempo en procesos de facturación, entonces se puede implementar algún software que automatice dichas actividades a través de la facturación electrónica y del cobro masivo. De esta manera, todo el tiempo que los abogados invertían en dichos procesos administrativos, ahora lo podrán dedicar a tareas jurídicas importantes.

¿Es útil calcular las horas en Excel o programas similares?

contador de horas en excel

Normalmente, las empresas utilizan programas como Excel para calcular las horas de trabajo. El problema con este tipo de herramientas es que, aunque son digitales, toda la configuración y el registro de horas hay que hacerlo manual, lo cual trae los siguientes inconvenientes:

  • El tiempo que se le debe invertir al manejo del programa y al registro manual de horas es mucho.
  • Al tratarse de una herramienta manual, en ocasiones los abogados suelen olvidar cargar el registro de sus horas trabajadas.
  • Las tablas de Excel se pueden desconfigurar muy fácilmente ante cualquier mínimo error humano.
  • Al pasar el tiempo, cuando se han registrado gran cantidad de datos, las tablas de Excel son muy complicadas de gestionar debido al número enorme de celdas con información.
  • Este tipo de documentos no se pueden editar de forma colaborativa, aspecto crítico cuando es necesaria la participación de varios abogados de un mismo equipo.
  • Armar un documento consolidado para facturarle al cliente requiere de una gran inversión de tiempo y de esfuerzo.

Por tanto, herramientas como Excel para contar las horas trabajadas se convierten en un problema, en vez de en una solución, por lo que sin duda alguna es necesario un software contador de horas más sofisticado, que permita un registro eficiente y preciso.

¿Cómo se cuentan las horas trabajadas de un abogado de forma eficiente?

TimeBillingX

Para contar las horas trabajadas de forma eficiente existen programas como TimeBillingX. Este se trata de un software legaltech especializado en la automatización de los procesos de facturación y de cobro en firmas de abogados.

El objetivo de esta herramienta es agilizar al máximo la facturación electrónica. Para lograrlo, TimeBillingX cumple con las funciones de un contador de horas de trabajo, con las cuales registra y analiza de forma muy precisa todo el tiempo que un socio o abogado le dedica a cada proyecto o a cada cliente en particular.

Gracias a dichas funciones, complementadas con análisis de business intelligence, este contador de horas permite que las firmas de abogados puedan:

  • Descubrir cuáles son los profesionales más productivos y los clientes más rentables.
  • Identificar qué actividades están impidiendo que los abogados le dediquen más tiempo a la gestión jurídica.
  • Analizar cuántas horas son dedicadas a tareas cobrables y cuántas a no cobrables.
  • Medir los resultados durante el desarrollo de un proyecto jurídico.

En conclusión, todas las decisiones estratégicas que se toman para mejorar la rentabilidad de una firma deben estar fundamentadas en datos objetivos y precisos. Es por ello que el contador de horas de trabajo resulta imprescindible si se quiere ejecutar acciones efectivas que impulsen el rendimiento del negocio.

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