Contador de horas de trabajo: ¿cómo calcular el tiempo?

Utilizar un contador de horas es la única solución a un problema demasiado común en las firmas: la mayoría de los abogados, al desconocer sus niveles de productividad, terminan trabajando mucho y facturando poco. Es decir, no todas las horas trabajadas en las jornadas laborales de los letrados se convierten en horas facturables hacia los clientes.

Bajo dicha circunstancia, al implementar un contador de horas de trabajo, las firmas de abogados pierden niveles de competitividad y márgenes de rentabilidad debido a cumplir con características como:

• Falta de un registro confiable de horas que permita demostrarle a los clientes cuántas horas se han trabajado en sus casos.
• Ausencia de un sistema digital que ayude a los juristas a emplear mejor sus tiempos de trabajo en función de cada proyecto agendado.
• No tener un sistema de medición que monitorice el avance en los proyectos por cada jornada laboral.

Por lo tanto, al utilizar una calculadora de tiempo laboral especializada en el sector legal, como directivo de la firma podrás diseñar estrategias para mejorar la productividad y la rentabilidad adaptadas a las necesidades específicas de tu equipo de socios y abogados, que les ayudarán, a su vez, a ser altamente efectivos.

¿Qué es un contador de horas?

Un contador de horas es una herramienta que permite a los abogados registrar el tiempo que dedican a cada caso o cliente (en actividades como redacción de documentos, comparecencias en tribunales, etc.), así como a cada tarea no jurídica (responder correos, atender llamadas telefónicas, etc.). 

Calcular el número de horas mediante este tipo de herramientas ayuda a los abogados a llevar un control más preciso y eficiente de su tiempo laboral. Esto significa que pueden hacer una mejor medición del desempeño e, incluso, facturar de manera más precisa y justa a sus clientes, lo que ayuda a aumentar la rentabilidad de la firma.

Importancia del contador de horas

Utilizar un contador de horas que también cumpla con funciones de análisis de rentabilidad les permite a las firmas velar por el cumplimiento de distintos factores:

• La generación de ingresos debe ser mayor a los gastos totales de la empresa.
• Todo esfuerzo realizado debe aportarle algún tipo de valor a la organización.
• Las inversiones no solo deben producir un ROI, sino también ganancias.
• Cada hora de trabajo empleada debe ser productiva, teniendo en cuenta que no siempre “trabajo” significa productividad.

Para alcanzar estos objetivos es necesario acudir a la tecnología adecuada, que sirva como contador de horas de trabajo. Esto no significa que las firmas deben implementar cuanta tecnología esté disponible en el mercado. Todo lo contrario, las empresas deben ser muy selectivas con las herramientas que adquieren, pues las herramientas para la medición de la productividad deben estar alineadas con los objetivos y las necesidades del negocio.

Un programa con funciones de calculadora de tiempo permite obtener insights sobre la productividad de socios y abogados dentro de una firma, teniendo en cuenta que ser productivo no significa únicamente trabajar, sino trabajar en cosas que generan ganancias.

Por tanto, al registrar la cantidad de tiempo que cada jurista le dedica a las distintas tareas diarias, es posible calcular las horas del trabajo que puede ser facturado. De esta manera, al mismo tiempo se logra identificar cómo se está malinvirtiendo el tiempo en actividades que no producen ganancias.

En este contexto, debes tener en cuenta que la competitividad es cada vez mayor en el mercado jurídico, por lo que tu firma debe ser también cada vez más productiva y eficiente en el trabajo, y aquí es donde se vuelve vital utilizar un contador de horas. De no hacerlo, será ampliamente superada por tus competidores, haciendo que los estados financieros se llenen de números rojos.

Debemos entender que el contador de horas es la principal herramienta de apoyo para diseñar estrategias que busquen optimizar el trabajo de los abogados y maximizar la rentabilidad de la firma. Por ejemplo, si al calcular las horas trabajadas se identifica que los abogados pierden mucho tiempo en procesos de facturación, entonces se puede implementar algún software de productividad que automatice dichas actividades a través de la facturación electrónica y del cobro masivo. De esta manera, todo el tiempo que los abogados invierten en dichos procesos administrativos, ahora lo pueden dedicar a tareas jurídicas importantes.

¿Cómo usar un contador de horas de trabajo?

Normalmente, las empresas tradicionales utilizan programas como Excel para calcular horas de trabajo. El problema con de usar este tipo de herramientas como contador de horas es que, aunque son digitales, toda la configuración y el registro de horas hay que hacerlo manual, lo cual trae los siguientes inconvenientes:

• El tiempo que se le debe invertir al manejo del programa y al registro manual de horas es mucho, lo cual hace que el manejo del programa impida por sí mismo lograr la optimización del tiempo que se busca.
• Al tratarse de una herramienta manual, en ocasiones los abogados suelen olvidar cargar el registro del tiempo, lo que les impide sumar horas trabajadas al momento de facturar.
• Las tablas de Excel se pueden desconfigurar muy fácilmente ante cualquier mínimo error humano.
• Al pasar el tiempo, cuando se han registrado gran cantidad de datos, las tablas de Excel son muy complicadas de gestionar debido al número enorme de celdas con información.
• Este tipo de documentos no se pueden editar de forma colaborativa, aspecto crítico cuando es necesaria la participación de varios abogados de un mismo equipo que necesitan tener acceso al contador de horas.
• Armar un documento consolidado para sacar la cantidad de horas que se le van a facturar al cliente requiere de una gran inversión de tiempo y de esfuerzo.

Por tanto, herramientas como Excel para sumar las horas trabajadas se convierten en un problema, en vez de en una solución, por lo que sin duda alguna es necesario un software contador de horas más sofisticado, que permita un registro eficiente y preciso de los indicadores del tiempo y del desempeño.

Ahora bien, para calcular las horas trabajadas de forma eficiente existen programas especializados en firmas de abogados, los cuales automatizan la medición de la rentabilidad mediante ejemplos de KPIs e indicadores pensados exclusivamente para profesionales del derecho.

El objetivo de estas herramientas con funciones de contador de horas es analizar de forma muy precisa todo el tiempo que un socio o abogado le dedica a cada proyecto o a cada cliente en particular. 

Gracias a dichas funciones, un contador de horas extras de los letrados permite que las firmas puedan:

• Descubrir cuáles son los profesionales más productivos y los clientes más rentables.
• Identificar qué actividades están impidiendo que los abogados le dediquen más tiempo a la gestión jurídica.
• Analizar cuántas horas son dedicadas a tareas cobrables y cuántas a no cobrables.
• Medir los resultados durante el desarrollo de un proyecto jurídico.

Calculadora de tiempo para medir horas de trabajo

Partiendo de lo que hemos explicado en el punto anterior, una calculadora de tiempo cada vez más utilizada por las firmas de toda América Latina es TimeBillingX. Este programa digitaliza el registro de todas las actividades que realizan los abogados durante sus jornadas laborales, dentro y fuera de la oficina gracias a su aplicación móvil. Con base en dicho registro, este contador de horas facilita el análisis de los niveles de productividad y de rentabilidad de los abogados.

Dentro de este análisis inteligente, puedes ver cuáles son las tareas que generan rentabilidad a la firma y cuáles son las que no, así como podrás conocer cuántas horas le dedican tus abogados a cada una de estas tareas. 

Sin duda, el mejor de los consejos de productividad para abogados que te podemos dar, es que implementes un programa contador de horas que se adapta específicamente a las necesidades de una firma de abogados.

Solo por citar un ejemplo, TimeBillingX ha registrado y analizado más de 7 mil millones de horas laboradas por parte de abogados de todo el continente. Con su ayuda, este contador de horas revoluciona la manera en cómo los estudios latinoamericanos están gestionando y aumentando sus niveles de productividad y de rentabilidad.

Preguntas frecuentes sobre contador de horas

Publicado originalmente el 29 de abril de 2020  y actualizado el 15 de mayo de 2023