Medir el tiempo de trabajo vía online con instrumentos especializados

Medir el tiempo de trabajo que se le dedica a las tareas profesionales del día a día es algo fundamental para poder saber si nuestras jornadas laborales están siendo realmente productivas o no. En particular, utilizar instrumentos para medir el tiempo es en extremo necesario para las firmas de abogados, ya que el activo más importante de un letrado son sus horas de trabajo.

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¿Por qué es importante medir el tiempo de trabajo en la empresa? 

Cuando las empresas no utilizan ningún programa para medir el tiempo de trabajo corren el riesgo de exponerse a factores que afectan la eficiencia y productividad de sus miembros. En cambio, llevar un control de horas es algo que suele ofrecer valiosa información para optimizar los procesos y así mejorar la eficacia y rentabilidad del equipo.

Además, si tomamos en cuenta que muchos abogados están trabajando desde casa, debemos saber que bajo esta modalidad existen ciertos obstáculos adicionales que les dificultan desenvolverse adecuadamente durante sus jornadas laborales, por lo que resulta crítico medir el tiempo online para identificar y solucionar esos obstáculos. De hecho, según la Attorney Workload and Hours Survey, los principales desafíos a los que se enfrentan los letrados durante el teletrabajo son:

  • La dificultad de desconectarse del trabajo (72%).
  • La dificultad para concentrarse en las tareas laborales (54%).
  • Mayor carga de trabajo y responsabilidades profesionales (52%).

No es un secreto que los abogados trabajan extensas horas a la semana, tampoco es un secreto que suele existir una diferencia entre el total de horas laboradas y el total de horas facturadas. De hecho, según este estudio los abogados senior experimentan la brecha más grande trabajando un 50% más de las horas que facturan.

Con esta información en mente, llevar un control del tiempo hace posible cuantificar la experiencia del letrado durante su jornada en términos de rendimiento y productividad. Es decir, permite medir el tiempo que le toma al abogado hacer cada tarea, identificar cuáles son las actividades más rentables y cuáles son las tareas no cobrables que le están consumiendo más tiempo.  

De esta manera, al utilizar instrumentos para medir el tiempo se podrán diseñar estrategias efectivas para incrementar los niveles de rentabilidad y satisfacción, no solo de los abogados sino también de los clientes, obteniendo así una ventaja competitiva dentro del mercado en el sector legal. 

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¿Cuáles son las formas de medir el tiempo online?

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Generalmente, las firmas ya cuentan con un sistema de registro de horas de trabajo como un instrumento para medir el tiempo. Una forma convencional en la que suelen hacerlo es utilizar un fichado de la hora de ingreso y salida al trabajo, pero esto no responde correctamente a la demanda del modelo de teletrabajo.

Por otro lado, una forma más adecuada para medir el tiempo online es calcular las horas trabajadas por medio de un programa o software que realice esta tarea de forma automatizada. Además, es importante asegurarse que el instrumento responda adecuadamente a las necesidades de la empresa, cuidar que no esté dejando de lado información valiosa o bien, generando más problemas que soluciones. 

En este último caso, sobre los programas para medir el tiempo de trabajo podemos encontrar dos categorías, están aquellos programas genéricos y están los especializados en el sector legal. Veamos:

Instrumentos para medir el tiempo de forma genérica

Entre las herramientas clásicas que suelen utilizarse para medir el tiempo se encuentra Excel. Muchas firmas eligen llevar el control de horas trabajadas en Excel porque se trata de un software popular y estandarizado. 

Sin embargo, cuando se emplea este tipo de programas para calcular horas laboradas se incrementa el tiempo que hay que invertir en la labor de registro y control de horas. Además, cualquier desajuste en las hojas de cálculo de Excel exigirá una cantidad valiosa de tiempo no cobrable, convirtiéndose así en un instrumento complejo y poco intuitivo para el abogado que desea medir su tiempo de trabajo.

Instrumentos para medir el tiempo de forma especializada

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En materia de legaltech, a fin de medir el tiempo online las firmas pueden elegir herramientas como TimeBillingX, un software para abogados que entre sus características cuenta con una calculadora de horas trabajadas y permite automatizar la recogida de datos del tiempo dedicado a cada cliente y a cada proyecto legal.

Entre sus funciones como contador de horas, la información se recoge de forma objetiva reduciendo el margen de error en los datos, lo que se aprovecha en su módulo de business intelligence ya que este genera reportes analíticos que facilitan la identificación de cuáles son los abogados, los clientes y los proyectos más rentables para la firma.

Además, TimeBillingX no solo es un instrumento para la medición del tiempo, sino que también sirve para automatizar diferentes tareas administrativas, como la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes. De esta forma, al automatizar dichas tareas, el abogado cuenta con más horas disponibles de su jornada para centrarse al 100% en las actividades de naturaleza legal.

En conclusión, cuando se incorporan instrumentos especializados para medir el tiempo vía online en una firma de abogados esta puede realizar los ajustes necesarios para optimizar la gestión de horas por parte de sus profesionales, promoviendo así una mayor eficiencia, generando un ejercicio profesional que permita atender más casos a un menor costo, obteniendo así una gran ventaja competitiva en el sector legal, entre otros.

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