Medir tiempo para impulsar beneficios

¿Has probado a medir tiempo para saber cuántos minutos gastas en tus tareas habituales? Las firmas de abogados prosperan cuando sus esfuerzos se centran en sus clientes y la gestión de casos, pero hay que facturar y, para ello, es preciso conocer un dato clave: las horas trabajadas y el tiempo invertido.

¿Por qué tu firma necesita medir tiempo?

La cantidad de dinero que cobra un abogado por cada hora de trabajo cuando presta el servicio a sus clientes es su honorario. Pero, para calcularlo hay que medir el tiempo. Es la razón más importante para llevar a cabo esta medición, aunque hay más:

  1. El seguimiento del tiempo puede proporcionar una mejor idea del tiempo invertido en comparación con el tiempo cotizado. Si el presupuesto no refleja el esfuerzo, hace falta introducir cambios. El seguimiento del tiempo no solo es útil para el departamento de finanzas de la firma de abogados al final del ciclo de facturación mensual, sino que también proporciona información importante sobre la productividad de los profesionales que forman el equipo. Esta información se puede utilizar para optimizar la producción, al servir para determinar a qué dedican su tiempo los abogados y dónde residen sus ineficiencias, en caso de que existan. Además, esta información puede informar decisiones sobre inversiones en tecnología legal o si el estudio se beneficiaría de la subcontratación de tareas específicas.
  2. Medir tiempo evita olvidar horas facturables. Para el viernes de cualquier semana, no muchos abogados recordarán lo que hicieron hoy con suficiente detalle como para registrarlo al minuto. Hacer del seguimiento del tiempo un hábito diario evita las conjeturas. Alguien que pasa ocho o nueve horas en la oficina y lleva un registro de su tiempo de memoria, generalmente termina con solo seis o siete horas facturables. Esto sucede porque los abogados a menudo cambian de tarea: responder rápidamente a un correo electrónico entre llamadas telefónicas o atender la llamada de un cliente durante el almuerzo, por ejemplo. Estas tareas se olvidan por completo o se subestima el tiempo dedicado a ellas. El resultado, trabajo realizado que no se puede cobrar.
  3. Las horas no facturables también tienen valor. A los profesionales de la firma de abogados se les paga el 100% de su salario a pesar de que solo un promedio del 70% de su tiempo es facturable. Vale la pena evaluar ese otro 30%. El seguimiento completo del tiempo permite conocer el porcentaje dedicado a las tareas administrativas o a la promoción de la firma, por ejemplo, al publicar un artículo en LinkedIn. Si bien estas tareas no requieren mucho tiempo, es importante realizar un seguimiento de esas horas para tener una visión completa de la utilización de la jornada por parte de los abogados.
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Automatizar para medir tiempo de forma más eficaz en la firma de abogados

El seguimiento manual del tiempo es un aspecto de la práctica legal que multiplica el estrés de los profesionales. Es por eso que automatizar tareas como la medición de tiempo y algunas otras actividades rutinarias habituales en las firmas de abogados puede resultar en un aumento de los beneficios.

Dado que la facturación por hora es uno de los métodos más comúnmente utilizado en la industria, una aplicación que automatice la función de medir el tiempo es un potente aliado para cualquier firma.

Del procesador a la automatización: hitos informáticos en la industria legal

La revolución informática en el sector legal comenzó a principios de la década de los 70. A pesar de la plétora de avances dentro de las firmas de abogados, vale la pena señalar que el sector legal generalmente ha sido el más rezagado, incluso resistiéndose inicialmente a Internet. Pero a menudo las demandas del cliente conducen al progreso.

Con Internet, el requisito de comunicarse a través del correo electrónico y el rápido aumento de la conciencia de la Web hicieron que la mayoría de los bufetes de abogados se conectaran. La tecnología legal ha logrado grandes avances en la última década, y el ritmo solo parece acelerarse.

A principios de la década de 2000, por primera vez, muchas firmas tenían una infraestructura comparable a la de sus clientes corporativos, con la incorporación de la tecnología al tejido de las firmas de abogados.

Más recientemente, han llegado conceptos como lawtech, blockchain y las aplicaciones de inteligencia artificial.

La historia ha demostrado que resistirse a la tecnología solo sirve para impedir el progreso y la viabilidad. A medida que el panorama legal continúa cambiando, las empresas deben asegurar su posición utilizando la tecnología disponible, mejorando así la eficiencia, ahorrando dinero, aumentando la rentabilidad y, en última instancia, brindándoles una ventaja competitiva.

El primer paso puede ser algo tan sencillo como elegir una herramienta automatizada de time billing. 

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